Вопрос о том, кто и как должен вносить записи в трудовую книжку, является одним из ключевых в кадровом делопроизводстве. Неправильное оформление может привести к юридическим рискам для обеих сторон. На основании действующего законодательства и сложившейся практики разберем все нюансы.
Законное основание: кто должен заверять записи?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, все записи о работе у конкретного работодателя (прием, увольнение, перевод) обязательно заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.
Таким образом, закон прямо указывает на двух возможных субъектов, имеющих право заверения:
- Сам работодатель (например, генеральный директор, индивидуальный предприниматель).
- Лицо, специально назначенное работодателем ответственным за ведение трудовых книжек.
Кто может быть назначен ответственным?
Работодатель вправе назначить ответственным любого сотрудника из своего штата, независимо от его основной должности. Чаще всего это:
- Специалист отдела кадров (кадровик).
- Главный бухгалтер.
- Офис-менеджер, секретарь или другой административный сотрудник.
Важный нюанс: если в организации (или филиале) отсутствует отдел кадров, руководитель обязан издать приказ о назначении ответственного лица из числа работающих в этой структуре. Без такого приказа заверение записей будет неправомерным.
Может ли ответственный за кадры ставить подпись в своей трудовой книжке?
Это один из самых частых вопросов. Да, может, но с важной оговоркой.
Если сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, увольняется или принимается на работу, записи в его собственной трудовой книжке должны заверяться:
- Подписью другого лица, назначенного ответственным (если в организации несколько таких сотрудников),
- Или подписью самого работодателя (директора, ИП).
Запрещено: чтобы ответственный за кадры ставил свою подпись в записях, касающихся его лично. Это нарушает принцип независимого заверения. В противном случае запись может быть признана недействительной.
Особенности для индивидуальных предпринимателей (ИП)
ИП, как правило, выполняет функции работодателя лично. Поэтому:
- Записи в трудовые книжки (свои и своих работников) вносит и заверяет подписью самого ИП.
- Если ИП нанимает работника, который будет заниматься кадровым делопроизводством, он должен оформить приказ о наделении его полномочиями по заверению записей.
Ситуация с филиалом или представительством без кадровых служб
Если у филиала нет своего отдела кадров и бухгалтерии, головная организация должна:
- Назначить ответственного за ведение трудовых книжек в штате филиала (например, офис-менеджера) специальным приказом.
- Указать в приказе, кто замещает этого ответственного в его отсутствие.
Записи в трудовых книжках работников филиала будут заверяться подписью этого назначенного лица и печатью филиала (или головной организации, если печать филиала отсутствует).
Кто исправляет ошибки в записях?
Если в записи обнаружена ошибка (опечатка, неверные даты и т.д.), исправлять ее имеет право только лицо, ответственное за ведение трудовых книжек или работодатель. Исправление производится следующим образом:
- Ошибочный текст зачеркивается одной жирной чертой так, чтобы можно было прочитать исходный текст.
- Рядом вscribляется правильный вариант.
- Внизу делается объяснительная записка с указанием причины ошибки.
- Вся исправление подписывается ответственным лицом и заверяется печатью организации.
- Дата исправления также указывается.
Запрещено: использовать корректирующую жидкость, переписывать запись заново или делать исправления посторонними лицами.
Краткая инструкция для работодателя
Чтобы избежать проблем, необходимо:
- Назначить ответственного за ведение трудовых книжек приказом. В приказе указать его ФИО, основные обязанности и порядок замещения.
- Обеспечить ответственного штампом (печатью) организации для заверения записей.
- Контролировать, чтобы все записи (в т.ч. в собственной книжке директора) заверялись подписью не того человека, о котором идет запись.
- Обучить ответственного лица правилам оформления и исправления записей.
- Хранить приказ о назначении ответственного в личном деле работника и в кадровом деле организации.
Ответственность за правильность и законность записей в трудовой книжке лежит на работодателе. Назначение уполномоченного лица — это не формальность, а необходимое условие для легитимного кадрового документооборота. Записи, не заверенные надлежащим образом (подписью ответственного или работодателя), могут быть признаны недействительными, что создаст проблемы при уточнении стажа, получении пособий или при трудоустройстве работника в будущем.
Статья составлена на основе анализа нормативных актов и практических рекомендаций от 23 мая 2026 года.