Вопрос о том, кто и как должен заверять записи в трудовой книжке генерального директора (ГД), является одним из самых частых и неоднозначных в кадровом делопроизводстве․ Причина сложности в том, что генеральный директор с одной стороны является работником, с другой, единоличным исполнительным органом (ЕИО), т․е․ представляет работодателя (юридическое лицо)․ Это порождает коллизию: кто может заверять запись о приеме или увольнении лица, которое само и является работодателем?
Давайте разберем все возможные ситуации на основе действующего законодательства и сложившейся практики․
Общее правило: кто заверяет записи в трудовой книжке?
Согласно п․ 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225), все записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника․
Таким образом, стандартный порядок предполагает два ключевых подписывающих:
- Работодатель (его уполномоченное лицо) или лицо, ответственное за ведение ТК․
- Сам работник (о чем свидетельствует его подпись в соответствующей графе)․
Специфика для генерального директора
Для ГД ситуация усложняется, так как он сам и есть работодатель в лице юридического лица․ Поэтому его собственная подпись в качестве «работника» не может одновременно быть подписью «работодателя»․ Необходим третий субъект — лицо, действующее от имени юридического лица (работодателя)․ Кто им может быть?
Если ГД избран общим собранием участников/акционеров
В этом случае полномочия ГД как ЕИО возникают на основании решения единственного участника или общего собрания․ Запись об увольнении (прекращении полномочий) должна основываться на аналогичном решении․
Кто заверяет:
- Председатель совета директоров (наблюдательного совета), если такой орган управления есть в компании․
- Участник (акционер), действующий на основании доверенности или решения собрания․
- Лицо, уполномоченное решением собственников (например, единственный учредитель)․
Важно: В графе 4 (при увольнении) должна быть ссылка на номер протокола собрания или решение единственного участника, на основании которого прекращаются полномочия ГД․
Если полномочия ГД переданы по доверенности другому лицу
Генеральный директор может выдать доверенность на ведение кадровых дел (включая заверение ТК) другому сотруднику (например, заместителю по кадрам или юристу)․
Кто заверяет:
- Лицо, указанное в доверенности, ставит свою подпись в графе «Подпись работодателя (или лица, ответственного за ведение ТК)»․
- Печать организации․
- Подпись самого гендиректора как работника․
Если в компании назначен отдельный ответственный за ведение ТК
На основании приказа генерального директора может быть назначен ответственный за ведение и хранение трудовых книжек (часто это начальник отдела кадров)․
Кто заверяет:
- Ответственный за ТК ставит свою подпись в графе «Подпись работодателя (или лица, ответственного за ведение ТК)»․
- Печать организации․
- Подпись гендиректора как работника․
Примечание: Если гендиректор одновременно является и ответственным за ТК (что часто бывает в малых компаниях), он не может заверовать запись о собственном увольнении․ В этом случае требуется привлечение иного уполномоченного лица (см․ п․1 или п․2)․
Если ГД является единственным сотрудником (без кадров)
В микро-компаниях, где кроме гендиректора никого нет, формально нет «работодателя» в отдельном лице․
Кто заверяет:
- Запись об увольнении должна быть заверена лицом, действующим от имени собственника (если ГД не является собственником) или собственником (если он же и учредитель)․
- Запись об приеме на работу (если ГД принимает на работу самого себя), это абсурдная ситуация․ На практике в таком случае оформляется запись на основании его же приказа (распоряжения) о назначении себя на должность, заверенного его же подписью как ЕИО, но это юридически спорно․ Лучше иметь решение единственного участника/учредителя․
Критические ошибки и недопустимые действия
НЕЛЬЗЯ:
- Заверять запись об увольнении самим гендиректором (его подпись как «работодателя» будет противоречить его же подписи как «работника»)․
- Ставить печать организации без подписи уполномоченного лица․
- Оставлять запись без заверения или с неполным набором реквизитов (отсутствует подпись ответственного лица или печать)․
Практический алгоритм действий для кадровика/бухгалтера
- Определите правовую основу полномочий ГД: на основании какого документа (протокол собрания, решение единственного участника, доверенность) он был назначен и уволен․
- Определите, кто является уполномоченным лицом от имени работодателя:
- Председатель СД/наблюдательного совета?
- Участник/акционер по доверенности?
- Назначенный ответственный за ТК?
- Лицо, указанное в доверенности от имени ГД?
- Проверьте наличие приказа (распоряжения) об увольнении ГД, подписанного уполномоченным лицом․
- Вносите запись в трудовую книжку:
- Графа 1 (дата): дата увольнения (прекращения полномочий)․
- Графа 2 (основание): номер и дата протокола/решения об увольнении, статья 78 ТК РФ (по соглашению сторон) или 277 ТК РФ (для ГД)․
- Графа 3 (запись): «Трудовой договор terminated․․․»․ Образец: «Расторгнут трудовой договор с генеральным директором в связи с прекращением полномочий на основании протокола общего собрания участников № ․․․ от ․․․»․
- Графа 4 (подпись): подпись уполномоченного лица от имени работодателя․
- Графа 5 (подпись работника): подпись гендиректора․
- Заверьте запись: подписью уполномоченного лица, печатью организации (если есть) и подписью гендиректора․
Образец записи об увольнении генерального директора
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |------------|-------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------|----------------------------|----------------------------| | | На основании протокола Совета директоров № 5 от , ст․ 277 ТК РФ | Трудовой договор с генеральным директором расторгнут по соглашению сторон | _________________ / Иванов И․И․ | _________________ / Петров П․П․ | | | | | (Подпись уполномоченного) | (Подпись гендиректора) |
Пояснение: В графе 4 ставится подпись лица, действующего от имени работодателя (например, Председателя Совета директоров), а не гендиректора․
Заверение трудовой книжки генеральному директору — это процесс, требующий внимания к корпоративным документам (устав, протоколы, доверенности) и четкого понимания разграничения полномочий․ Ключевой принцип: запись должна быть заверена лицом, которое юридически представляет работодателя (организацию) в момент увольнения ГД․ Если такой представитель не определен, необходимо получить соответствующее решение от собственников (участников/акционеров)․ При наличии сомнений всегда стоит запросить юридическое заключение, чтобы избежать признания записи в ТК недействительной и связанных с этим рисков․