В современной системе пенсионного обеспечения России и Украины процесс предъявления трудовой книжки в Пенсионный фонд претерпел значительные изменения. С переходом на цифровые технологии и внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК) теперь важно понимать: кто, когда и как должен передавать документы — работник или работодатель? Что делать, если трудовая книжка находится у работодателя? Как правильно оцифровать бумажную книжку? Ответы на эти вопросы — в этой подробной статье.
Кто обязан передавать трудовую книжку в Пенсионный фонд?
Основной принцип: при оформлении пенсии ответственность за предоставление трудовой книжки лежит на работодателе, а не на самом работнике. Это закреплено Федеральным законом № 216-ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и последующими нормативными актами Пенсионного фонда РФ (ПФР).
Согласно законодательству, работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку работнику при увольнении;
- При оформлении пенсии, передать трудовую книжку (или её скан-копию) в ПФР в срок, установленный законом;
- Обеспечить полноту и достоверность сведений о трудовой деятельности сотрудника.
Важно: если работник уволился до выхода на пенсию, он может самостоятельно обратиться в ПФР с оригиналом трудовой книжки. Однако в большинстве случаев ПФР запрашивает данные напрямую у последнего работодателя, особенно если он подавал сведения в электронном виде.
Обязательно ли предоставлять оригинал трудовой книжки в ПФР?
Нет, не обязательно. С 2020 года в России активно развивается система электронных трудовых книжек. В 2026 году большинство сведений о трудовой деятельности уже хранятся в электронном виде в информационной системе ПФР.
Оригинал бумажной трудовой книжки требуется только в следующих случаях:
- Работник не имеет электронной трудовой книжки и не подавал скан-копии;
- В электронной системе отсутствуют сведения о периоде работы до 2020 года;
- ПФР запросил дополнительные документы для подтверждения стажа (например, при досрочном выходе на пенсию).
Если трудовая книжка находится у работодателя, то именно он обязан передать её в ПФР — лично, через почту или в электронном виде. Работник не обязан самостоятельно забирать книжку и нести её в Пенсионный фонд, если работодатель не выполнил свои обязанности.
Как оцифровать трудовую книжку: требования к скан-копиям
Если работник или работодатель решают передать трудовую книжку в электронном виде, необходимо соблюдать строгие требования к сканированию. Это особенно актуально для Украины, где Пенсионный фонд (ПФУ) требует точного соответствия стандартам.
Требования к скан-копиям (для Украины и России):
- Цветное сканирование, чёрно-белые копии не принимаются;
- Чёткость изображения — текст и печати должны быть полностью читаемы;
- Полное сканирование всех заполненных страниц — включая ьный лист, записи о приёме, увольнении, наградах, переводах;
- Хронологический порядок — страницы должны быть загружены в порядке их следования в книжке;
- Формат файла — PDF или JPG (в зависимости от портала ПФУ/ПФР);
- Отсутствие заломов, теней, бликов — скан должен быть аккуратным, как при фотокопировании в офисе;
- Не допускается сканирование только отдельных страниц — если пропущена хотя бы одна запись, документ может быть отклонён.
Совет: перед сканированием убедитесь, что все записи в книжке сделаны разборчиво, нет исправлений, а печати и подписи чёткие. Если есть ошибки — их нужно устранить до подачи.
Как загрузить скан-копию трудовой книжки в ПФР/ПФУ: пошаговая инструкция
Для работодателей (Россия и Украина):
- Авторизуйтесь в личном кабинете страхователя на официальном портале:
- Россия: https://es.pfrf.ru
- Украина: https://pfu.gov.ua
- Выберите раздел:
- В России — «Электронные трудовые книжки» → «Загрузка сведений»
- В Украине — «Комунікації з ПФУ» → «Свідомості про трудові відносини робітника»
- Загрузите файлы:
- Нажмите «Добавить файл»;
- Выберите отсканированные страницы трудовой книжки в правильном порядке;
- Убедитесь, что файлы не превышают лимит по размеру (обычно до 10 МБ на файл).
- Подпишите документы:
- Используйте квалифицированную электронную подпись (КЭП) — это обязательное условие;
- В Украине — также можно использовать BankID.
- Отправьте документы нажатием кнопки «Подписать и отправить».
- Проверьте статус — через несколько дней зайдите в раздел «Сведения о трудовых отношениях» и убедитесь, что документы приняты и обработаны.
Для работников (личная подача):
Если вы — работник, и ваш работодатель не передал книжку, вы можете самостоятельно подать скан-копию через портал:
- В России: через Госуслуги — в разделе «Пенсии» → «Запрос на предоставление сведений о трудовой деятельности».
- В Украине: через личный кабинет на pfu.gov.ua — раздел «Оцифровка трудовой книжки» (требуется КЭП или BankID).
Важно: в России работники не могут напрямую загружать сканы трудовой книжки в ПФР через портал, если они не являются страхователями (работодателями); Однако через Госуслуги можно заказать выписку из ЭТК, которая автоматически формируется на основе данных от работодателей.
Что такое электронная трудовая книжка и как её посмотреть?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в единой базе ПФР. Все сведения о трудовой деятельности работника, переданные работодателями с 2020 года, автоматически попадают в ЭТК.
Как посмотреть свою ЭТК?
- Зарегистрируйтесь на Госуслугах (если ещё не зарегистрированы).
- Перейдите в раздел «Пенсии, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите «Запросить выписку».
- Система сформирует выписку в формате PDF — её можно скачать, распечатать или отправить на e-mail.
Выписка содержит:
- ФИО, СНИЛС;
- Все места работы с датами;
- Должности;
- Основания прекращения трудовых отношений;
- Сведения о наградах и поощрениях (если были переданы работодателем).
Преимущества ЭТК:
- Нет риска потери или порчи;
- Данные защищены от подделки;
- Доступны в любое время через интернет;
- Упрощает оформление пенсии, кредитов, трудоустройства.
Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?
Если вы обнаружили:
- Неправильную дату приёма/увольнения;
- Отсутствие записи о работе;
- Неразборчивую подпись или печать;
Не подавайте скан-копию с ошибками! Вместо этого:
- Обратитесь к работодателю с просьбой исправить запись;
- Работодатель должен оформить дополнительную запись, заверить её печатью и подписью;
- Только после этого, сканировать и отправлять в ПФР/ПФУ.
Если работодатель отказывается исправлять ошибки — обратитесь в трудовую инспекцию или в ПФР с заявлением о проверке.
Сроки подачи и последствия несвоевременной передачи
В России и Украине законодательно установлены сроки:
- Работодатель обязан передать сведения о трудовой деятельности в ПФР в течение 3 рабочих дней после увольнения работника (для ЭТК).
- При оформлении пенсии — документы должны быть переданы не позднее 10 дней с момента обращения работника за пенсией.
Последствия нарушения:
- Задержка назначения пенсии;
- Штрафы для работодателя (в Украине — до 1700 грн, в России — до 50 000 руб.);
- Сложности при подтверждении стажа, особенно для досрочных пенсий.
- Работодатель обязан передать трудовую книжку (или её скан-копию) в ПФР/ПФУ при оформлении пенсии — работник не должен сам бегать по инстанциям.
- Оригинал трудовой книжки не всегда нужен — достаточно качественной электронной копии, если она соответствует требованиям.
- Сканирование должно быть цветным, чётким, полным и в хронологическом порядке — иначе документ отклонят.
- Электронная трудовая книжка — это будущее. Уже в 2026 году большинство сведений хранятся в цифровом виде, и её можно проверить через Госуслуги или портал ПФУ.
- Ошибки в книжке, не игнорируйте! Исправляйте их до подачи — иначе пенсия будет назначена с задержкой.
Если вы — работник, не стесняйтесь требовать от работодателя передачи трудовой книжки в ПФР. Если вы, работодатель — не откладывайте оцифровку: это не только закон, но и забота о ваших сотрудниках.
💡 Полезная ссылка: Официальный сайт Пенсионного фонда РФ | Пенсионный фонд Украины