Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Правильное её оформление, включая подпись ответственных лиц, имеет огромное юридическое значение. Неправильное или отсутствующее заверение может привести к проблемам при назначении пенсии, получении пособий или при трудоустройстве. В этой статье подробно разберем, кто, когда и как должен подписывать трудовую книжку в 2026 году, с учетом как бумажного, так и электронного формата.

Подпись при первом оформлении (прием на работу)

При оформлении трудовой книжки впервые (например, после школы или при первом официальном трудоустройстве) подпись ставят на ьном листе.

• Работодатель (руководитель организации) или уполномоченное лицо (например, начальник отдела кадров, специалист по кадрам), которое заполняет запись о приеме на работу.
• Подпись ставится после заполнения всех обязательных граф на ьном листе: ФИО, дата рождения, образование, специальность и т.д.
• Обязательно также ставится печать организации (если она используется). Часть оттиска печати должна заходить на сгиб (пломбу) трудовой книжки, что является дополнительной мерой защиты от подделки.

Важно: Согласно разъяснениям Минтруда России, именно руководитель организации или уполномоченное им лицо подписывает первую страницу (ьный лист) трудовой книжки.

Подпись при увольнении (основное правило)

Это самый важный и частый случай. Запись об увольнении (и о любом другом изменении трудовых отношений) должна быть заверена подписями двух сторон:

1. Представителя работодателя (руководителя, начальника отдела кадров или иного уполномоченного лица). Эта подпись подтверждает, что запись внесена сведением, соответствующим действительности.
2. Самого работника.

Подпись работника при увольнении означает, что он:

• Ознакомлен с содержанием записи.
• Получил свою трудовую книжку (если она оформляется на бумажном носителе).
• Не имеет претензий к формулировке причины увольнения и дате.

Отказ работника от подписи не должен препятствовать выдаче документа. В этом случае составитель (представитель работодателя) делает на последнем листе отметку об отказе с указанием даты. Например: «Работник Иванов И.И. от подписи в трудовой книжке отказался. ». Эта запись также заверяется подписью представителя работодателя и печатью.

Подпись при текущем месте работы («Работает по настоящее время»)

Если сотрудник продолжает работать в организации, на последнем листе трудовой книжки (ниже всех записей) необходимо сделать текущую отметку:

Работает по настоящее время.

[Дата, например: ]

Эту запись, как и все предыдущие, заверяет подписью уполномоченное лицо работодателя. Подпись работника в данном случае не требуется, так как он продолжает трудовые отношения и не уведомлен об их прекращении.

Заверение копий трудовой книжки

Когда требуется предоставить копию трудовой книжки (например, при поступлении в вуз, на госслужбу или в новую компанию), она должна быть заверена. Порядок следующий:

• Копия делается на официальном бланке организации или на простом листе А4.
• Внизу каждой страницы копии (или в конце всего документа) ставится надпись: «Верно».
• Далее указываются:
  • Должность лица, осуществляющего заверение (например, «Начальник отдела кадров»).
  • Личная подпись этого лица.
  • Расшифровка подписи (ФИО полностью).
  • Дата заверения.
• Ставится печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН). Часть оттиска печати должна заходить на сгиб (пломбу) копии, если она сброшюрована.

Важно: Заверять копию может только должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами организации (приказом, положением об отделе кадров). Как правило, это руководитель или главный кадровик.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Правила подписания здесь отличаются:

• Все записи в ЭТК вносятся работодателем в электронном виде через систему СЗВ-ТД.
• Заверение записей происходит с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) уполномоченного представителя работодателя.
• Подпись работника в классическом понимании отсутствует. Его согласие на внесение записи (например, об увольнении) фиксируется иным способом: через личный кабинет на портале Госуслуг или путем фактического получения бумажного документа (если он оформляется по желанию работника).
• Если работник выбрал бумажный вариант (оформил заявление об отказе от ЭТК), то все записи в его бумажную книжку вносятся и заверяются по общим правилам (подпись работодателя + подпись работника при увольнении).
• Работник в любой момент может получить выписку из ЭТК в личном кабинете на Госуслугах. Эта выписка имеет юридическую силу, так как заверена УКЭП работодателя и самого ФСС (как оператора системы).

Краткая памятка: кто подписывает и когда?

Корректное оформление и заверение трудовой книжки — это ответственность работодателя. Ключевые правила:

1. Все записи (кроме отметки «Работает по настоящее время») заверяются подписью уполномоченного представителя работодателя.
2. Подпись работника обязательна только при увольнении (ознакомление с записью) и при получении документа на руки.
3. Для электронного формата действует особый порядок с использованием УКЭП.
4. При заверении копий нужна подпись и печать кадровика/руководителя с пометкой «Верно».

Работник должен внимательно проверять все вносимые записи и своевременно ставить подпись при увольнении, чтобы избежать будущих споров о дате и причине прекращения трудового договора.

Источники: Трудовой кодекс РФ, Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России), разъяснения Минтруда и ФСС, КонсультантПлюс.