Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, кто имеет право делать запись в трудовой книжке, регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. В этой статье мы подробно разберем, кто вправе вносить записи, как это должно оформляться и какие последствия могут быть за нарушение правил.

Кто несет ответственность за ведение трудовой книжки

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, ведение трудовых книжек возложено на работодателя. Конкретно, работодатель обязан:

• вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней;
• вносить записи о приеме на работу, переводе, увольнении;
• вносить записи о поощрениях и награждениях;
• обеспечивать сохранность трудовой книжки.

Кто конкретно имеет право делать записи в трудовой книжке

Право на внесение записей в трудовую книжку предоставляется:

1. Работодателю (руководителю организации), как представителю юридического лица;
2. Уполномоченному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии, назначенный приказом;
3. Сотруднику кадровой службы, если он уполномочен на это приказом руководителя.

При этом лицо, вносящее запись, должно:

• быть уполномочено на это приказом;
• иметь подпись и печать организации (при наличии);
• соблюдать установленные правила ведения трудовых книжек.

Может ли сам работник делать запись в своей трудовой книжке

Прямого запрета на то, чтобы работник сам ставил подпись в своей трудовой книжке при приеме на работу или увольнении, в законодательстве нет. Однако такие действия считаются некорректными и могут вызвать вопросы:

• Работодатель не сможет подтвердить подлинность записи;
• Отсутствует подпись уполномоченного лица;
• Может быть оспорена юридическая сила документа;
• Нарушается порядок ведения трудовой книжки.

Поэтому рекомендуется, чтобы записи в трудовой книжке делал только уполномоченный представитель работодателя.

Как правильно оформлять записи в трудовой книжке

Все записи в трудовой книжке должны соответствовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Основные требования:

Общий порядок внесения записей

• Запись вносится в день события (например, прием на работу — в день издания приказа);
• Используется черная гелевая или капиллярная ручка;
• Запись должна быть разборчивой и без исправлений;
• Зачеркивание неправильных записей не допускается — вносятся новые записи;
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Пример правильной записи при приеме на работу

Особенности при внесении записей о совместительстве

Если сотрудник работает по совместительству, запись в трудовую книжку вносится только по его письменному заявлению. При этом:

• Запись делается в графу «Сведения о работе»;
• Указывается, что работа является совместительством;
• Запись заверяется так же, как и основная запись.

Что делать, если работодатель отказывается вносить запись

Если работодатель не вносит запись в трудовую книжку, несмотря на обязанность это сделать, работник вправе:

1. Написать письменное заявление на имя руководителя с требованием внести запись;
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда с жалобой;
3. Подать иск в суд о внесении записи и возмещении морального вреда;
4. Обратиться в прокуратуру.

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

За нарушение правил ведения, хранения или внесения записей в трудовую книжку работодатель может быть привлечен к:

• Административной ответственности (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц);
• Дисциплинарной ответственности (выговор, замечание);
• Материальной ответственности (возмещение ущерба работнику);
• Уголовной ответственности (в случае умышленного уничтожения или подделки документов).

Электронная трудовая книжка: новые правила

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка. В этом случае:

• Записи вносятся в электронный формат;
• Работодатель обязан информировать работника о переходе на электронную трудовую;
• Работник вправе выбрать, в каком формате хранить записи: электронном или бумажном;
• Записи заверяются электронной подписью.

При этом работник имеет право требовать от работодателя вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрениях и наградах.

Часто задаваемые вопросы

Может ли работник сам внести запись в свою трудовую книжку?

Нет, это не рекомендуется. Записи должны вноситься уполномоченным лицом с подписью и печатью. Иначе запись может быть признана недействительной.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя, он обязан выдать дубликат. Если по вине работника — он должен предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки, копии приказов).

Обязан ли работодатель делать запись при увольнении?

Да, обязан. В последний рабочий день работодатель обязан выдать трудовую книжку с записью об увольнении и произвести окончательный расчет.

Можно ли вносить записи задним числом?

Нет. Записи должны вноситься в день события. Исключение — исправление ошибок, но это оформляется отдельно.

Таким образом, право делать запись в трудовой книжке принадлежит только уполномоченным лицам от работодателя — руководителю, специалисту отдела кадров или другому назначенному сотруднику. Работник не вправе сам вносить записи, так как это нарушает установленный порядок и может привести к юридическим последствиям.

Если работодатель отказывается вносить запись, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд. Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет административную и иную ответственность для работодателя.

Следите за тем, чтобы ваши записи в трудовой книжке были внесены правильно, с указанием даты, подписи и печати — это гарантия ваших трудовых прав!