Увольнение сотрудника – один из самых ответственных процессов для любой организации. Оно закреплено не только внутренними нормами, но и законодательством Трудового кодекса РФ. Особое внимание уделяется оформлению записи об увольнении в трудовой книжке. Правильно поставленная подпись – гарантия того, что документ будет признан законным, а трудовые отношения завершены без риска для обеих сторон.

По пункту 35 Правил, утв; ПП 225, запись об увольнении в книге работника должна быть удостоверена подписью ответственного лица. Обычно это:

• Директор (или уполномоченный им руководитель);
• Главный бухгалтер/кадровик, если он уполномочен вести кадровую документацию;
• Члены приёмной комиссии, если они участвовали в процессе увольнения.

Сам работник не подписывается под записью об увольнении в своей трудовой книжке. Его подпись может потребоваться лишь в случае:

1. Подтверждения получения увольнительного приказа (например, в копии приказа);
2. Оформления соглашения о расторжении трудового договора (в этом случае подпись работника ставится в отдельном документе, а не в книге).

Кратко:

• Подпись ставит работодатель (директор/уполномоченный руководитель).
• Работник подписывается только в случае согласования условий увольнения, но не в книге.

Как правильно оформить запись об увольнении в трудовой книжке?

Запись должна содержать минимум следующие реквизиты (по пункту 36 Порядка):

• Номер и дата приказа об увольнении;
• Дата увольнения;
• Причина увольнения (по статье ТК РФ – по сокращению, по соглашению сторон, по собственному желанию и т.д.);
• Сведения о последнем рабочем месте (если они отличаются от прежних записей);
• Подпись уполномоченного лица.

Важно, чтобы подпись была выполнена ручкой, а не печатью или штампом. Печать может использоваться лишь в качестве дополнительного подтверждения, но не заменяет подпись.

Пример оформления

Увольнение
№ 15 от «08» марта 2025 г.
Дата увольнения: г.
Причина: Сокращение штата в связи с экономическими трудностями.
Подпись: _____________________ (И.И. Иванов)

Какие ошибки часто допускаются при оформлении?

Неправильное оформление может привести к следующим последствиям:

• Отказ в выплате компенсаций (например, выходного пособия, пенсионных выплат).
• Неправильный расчёт стажа, что отразится на размере пенсии и больничных.
• Трудовой спор – работник может оспорить законность увольнения.

К наиболее частым ошибкам относятся:

1. Отсутствие подписи уполномоченного лица.
2. Неполные данные (например, указана только дата, но не причина увольнения).
3. Подпись штампом вместо руки.
4. Ошибки в написании ФИО (сокращения, опечатки).
5. Отсутствие даты приказа или указание неверной даты.

Эти недочёты легко избежать, если следовать рекомендациям ниже.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать проблем, рекомендуется соблюдать следующие правила:

• Подготовьте шаблон записи заранее и используйте его при каждом увольнении.
• Проверьте подпись уполномоченного лица перед внесением записи в книжку.
• Сохраните копию приказа и приложите её к записи (вложите в конверт или приложите к книжке).
• Удостоверьте запись подписью и, при необходимости, печатью организации.
• Контролируйте сроки: запись должна быть сделана в тот же день, когда подписан приказ, и не позже 3 рабочих дней.
• Регулярно проверяйте актуальность данных в трудовой книжке (особенно при аудите).

Для сотрудников важно помнить, что они имеют право:

• Получить копию приказа об увольнении;
• Требовать уточнения несоответствий в записи;
• Обратиться в трудовую инспекцию или суд, если подпись или данные занесены некорректно.

Как отразить увольнение в электронных системах?

В современных компаниях часто используют HR‑системы (1С:Зарплата и управление персоналом, SAP, «Бухгалтерия 8» и др.). При этом:

1. Запись об увольнении в электронной базе должна полностью совпадать с данными, указанными в бумажной трудовой книжке.
2. Система должна генерировать уведомление о необходимости подписи приказа и внесения записи.
3. После подписи приказа в системе автоматически формируется отчет для кадровой службы.

Эти шаги позволяют избежать расхождений между бумажным и электронным документооборотом.

Увольнение в трудовой книжке – процесс, требующий внимательного подхода к деталям. Правильная подпись уполномоченного лица, полные и точные сведения о причине увольнения, а также соблюдение сроков – всё это гарантирует законность процедуры и защищает интересы как работодателя, так и работника.

Помните, что каждая потерянная или неверно оформленная запись может отрицательно сказаться на расчёте пенсии, пособий и будущих трудовых отношениях. Поэтому следует:

• Заранее подготовить шаблоны и регламенты;
• Тщательно проверять подписи и данные;
• Сохранять копии всех документов.

Соблюдая эти простые, но важные правила, вы сможете проводить увольнения без риска для компании и с полным соблюдением Трудового кодекса.

Автор статьи: кадровый эксперт, 2025 год.