Ведение трудовой книжки – одна из обязательных процедур при оформлении трудовых отношений. Подпись в этом документе имеет юридическое значение: она подтверждает, что запись была внесена уполномоченным лицом. В статье разберём, кто имеет право подписи в трудовой книжке, какие нюансы возникают при увольнении, а также как правильно оформить изменения.
Кто может подписывать трудовые книжки?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, подпись может ставить только лицо, ответственное за ведение кадрового учёта. В зависимости от структуры организации это могут быть:
- Директор (генеральный директор, руководитель) – если в компании нет отдельного отдела кадров;
- Заместитель руководителя – когда полномочия переданы по официальному приказу;
- Специалист по кадрам – если ему официально делегированы функции ведения трудовых книжек;
- Инспектор по кадрам – в случае, когда он назначен нанимателем и имеет соответствующее уполномочивание.
Важно, что подпись работника в своей собственной книжке при увольнении не требуется. Это следует из разъяснений Министерства труда и практики судов.
Как передаются полномочия?
Передача прав на подпись оформляется внутренним нормативным актом (приказом, распоряжением). В документе указываются:
- ФИО лица, которому делегированы функции;
- Перечень конкретных действий (например, «внести запись об увольнении в трудовые книжки»);
- Срок действия полномочий.
Без такого официального акта подпись может быть оспорена в случае проверки.
Подпись при увольнении: какие правила действуют?
При увольнении в трудовые книжки вносятся записи об окончании трудовых отношений. Правила их оформления регламентируются Постановлением Правительства РФ № 531 и Трудовым кодексом.
Что требуется от работодателя?
- Заполнить форму записи об увольнении (Ф.И.О., дата увольнения, основание);
- Поставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- При необходимости – поставить печать организации.
Если в организации нет кадровой службы, подпись ставит руководитель или заместитель руководителя, уполномоченный на это.
Подпись работника?
Разъяснения Минтруда России (Новости, 2026) чётко указывают: работнику не нужно ставить свою подпись в книжке при увольнении. Подпись работника может быть нужна только в случае добавления новых записей (например, при изменении данных), но не для фиксации самого увольнения.
Частые вопросы и практические рекомендации
Ниже собраны ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, основанные на материалах КонсультантПлюс, СПОКБ и Клерк.Консультации.
Кто подписывает трудовые книжки, если директор находится в отпуске?
В этом случае полномочия могут временно передаваться заместителю руководителя или уполномоченному лицу, которое указано в приказе. Если такой документ отсутствует, подпись ставится только тем, кто официально имеет право (например, руководитель организации, действующий в интересах директора).
Может ли специалист по кадрам ставить подпись, если у него нет официального приказа?
Нет. Подпись имеет юридическую силу только при наличии официального довольствия полномочий (приказа, распоряжения). Иначе подпись может быть оспорена.
Как оформить изменения и исправления в книжке?
Изменения вносятся в соответствии с Правилами внесения записей:
- Сначала вносятся правильная запись;
- Если допущена ошибка, в нее ставят черту и вносят исправление рядом;
- Исправление подписывается тем же лицом, которое вносит поправку, и ставится дата.
Все изменения фиксируются в журнале учёта кадров.
Требуется ли печать при подписи?
Да. По требованиям КонсультантПлюс, к подписи обычно добавляется круглую печать организации (или её подразделения). Печать подтверждает подлинность документа.
Краткое резюме
Подпись в трудовых книжках имеет значение только тогда, когда её ставит лицо, ответственное за ведение кадрового учёта. Это может быть:
- Руководитель организации;
- Заместитель руководителя;
- Специалист по кадрам (при наличии официального приказа);
- Инспектор по кадрам (если назначен и уполномочен).
При увольнении подпись ставится только этим лицом, а работник не ставит своей подписи в книжке. Все изменения и исправления оформляются согласно установленным правилам, а печать организации добавляется для подтверждения подлинности.
Для избежания юридических рисков рекомендуется:
- Официально оформить передачу полномочий;
- Сохранять копии приказов и приказов о подписи;
- Соблюдать требования к оформлению записей и подписей.
Соблюдение этих рекомендаций гарантирует, что все записи в трудовых книжках будут признаны законными и не будут оспорены при проверке контролирующих органов.