Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Любые неточности, ошибки или небрежности в ее заполнении могут привести к серьезным последствиям: от потери части стажа до проблем с начислением пенсии и социальных пособий. Именно поэтому вопрос о том, кто имеет право подписи в трудовой книжке при увольнении, требует особого внимания и строгого соблюдения законодательства.
Согласно действующим правилам, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть надлежащим образом заверены. Право подписи предоставлено двум основным лицам:
- Работодатель (как физическое лицо — руководитель организации или индивидуальный предприниматель).
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы, бухгалтер или иной специалист, назначенный приказом по организации).
Таким образом, специалист по кадрам имеет полное право ставить свою подпись в трудовой книжке увольняемого сотрудника, если на него возложена такая обязанность. Если же полномочия генерального директора по кадровым вопросам переданы по доверенности другому лицу, а трудовые книжки ведет сам директор, то заверить запись при увольнении должен он.
Нужна ли подпись работника при увольнении?
Один из самых частых вопросов в кадровом делопроизводстве: обязан ли работник расписываться в своей трудовой книжке при увольнении? Важно отметить, что законодательство регулярно обновляется, и нормы претерпели изменения.
В соответствии с актуальными правилами (действующими в т.ч. в 2025-2026 годах), подпись работника рядом с записью об увольнении в самой трудовой книжке не нужна. Работодатель или ответственное лицо вносит запись об увольнении, заверяет её своей подписью и печатью (при наличии). Подпись самого сотрудника под этой конкретной записью не ставится.
Однако это не означает, что факт ознакомления не фиксируется. Для подтверждения того, что работник ознакомлен со всеми внесенными записями, ему достаточно поставить подпись в Книге учета движения трудовых книжек при получении документа на руки.
Особенности увольнения руководителя (директора)
Процедура увольнения генерального директора имеет свою специфику, так как он является единоличным исполнительным органом и одновременно работником. Кто должен подписывать его трудовую книжку?
- Если в организации есть отдел кадров: Увольнение директора оформляется по общим правилам. Приказ об увольнении подписывает сам директор (как руководитель), а вот запись в его трудовой книжке заверяет работник, ответственный за ведение трудовых книжек (например, начальник отдела кадров).
- Если кадровика нет: Запись в трудовой книжке заверяется подписью председателя общего собрания учредителей (участников) или иного уполномоченного лица, принявшего решение об увольнении директора, а также печатью организации.
Может ли кадровик подписать свою трудовую книжку при увольнении?
Еще одна сложная ситуация — увольнение сотрудника, который сам отвечает за ведение трудовых книжек. Может ли он сам поставить подпись со стороны работодателя в свой документ? Нет, такая практика является нарушением. Лицо не может заверять записи в собственном документе. В этом случае подпись со стороны работодателя должен поставить:
- Руководитель организации;
- Иное лицо, временно назначенное ответственным за ведение трудовых книжек приказом руководителя на время отсутствия (увольнения) кадровика.
Печать и порядок заверения записей
При увольнении работника закрытие блока записей в разделе «Сведения о работе» происходит по определенным правилам:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись об увольнении со ссылкой на пункт, часть статьи ТК РФ.
- В графе 2 указывается дата увольнения;
- В графе 4 указывается реквизиты приказа об увольнении.
- После внесения записи, все записи за время работы у данного работодателя заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (кадровой службы — при наличии печатей).
Что делать, если место на странице закончилось?
Иногда случается так, что при внесении записи об увольнении на странице раздела «Сведения о работе» не осталось места для подписи и печати. В соответствии с п. 36 Правил, в такой ситуации:
- Запись об увольнении вносится до конца свободного поля;
- Подпись ответственного лица и печать ставятся на следующем развороте (в новом вкладыше или на следующей странице трудовой книжки), где продолжается раздел «Сведения о работе».
Индивидуальный предприниматель
Если работодателем выступает индивидуальный предприниматель, который ведет трудовые книжки самостоятельно, он обязан поставить свою подпись со стороны работодателя, а также печать (при ее наличии). Если печать у ИП отсутствует, заверение производится только его подписью.
Последствия отсутствия подписей и ошибок
Как подчеркивают заслуженные юристы России, в т.ч. Иван Соловьев, ошибки, небрежность и отсутствие обязательных реквизитов в трудовой книжке могут обернуться серьезными проблемами для работника в будущем. К основным рискам относятся:
- Незачет стажа: Пенсионный фонд может не признать период работы, если запись не заверена надлежащим образом (отсутствует подпись уполномоченного лица или печать).
- Снижение размера пенсии: Из-за неучтенного стажа итоговая сумма пенсионных накоплений может оказаться заниженной.
- Проблемы с больничными: Расчет пособий по временной нетрудоспособности напрямую зависит от страхового стажа, который может быть прерван из-за неверных записей.
Право подписи в трудовой книжке при увольнении принадлежит исключительно работодателю или уполномоченному им лицу. Важно помнить, что подпись самого увольняемого сотрудника в самой книжке под записью об увольнении больше не требуется. Строгое соблюдение порядка заверения записей, правильная постановка подписей и печатей — это гарантия того, что документ будет иметь юридическую силу, а работник не лишится заслуженного стажа и пенсионных накоплений.