Важно! Вопрос о том, кто имеет право подписывать трудовую книжку, особенно актуален в 2026 году, когда продолжается переход на электронные трудовые книжки и ужесточаются требования к оформлению бумажных документов.

Краткий ответ

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике, полномочия по подписанию трудовых книжек распределяются следующим образом:

1. Руководитель организации:
   • Является ответственным лицом по умолчанию, если не издан приказ о назначении другого сотрудника;
   • Может подписывать трудовую книжку лично или через уполномоченное лицо;
   • Несет персональную ответственность за правильность внесенных записей;
2. Специалист по кадрам (HR-менеджер):
   • Может подписывать трудовую книжку только при наличии соответствующего приказа о возложении таких полномочий;
   • В случае отсутствия такого приказа подпись специалиста по кадрам будет считаться неправомерной;
   • Обычно подписывает записи при приеме, переводе и увольнении сотрудников;
3. Иное уполномоченное лицо:
   • Может быть назначено приказом руководителя (например, конкурсный управляющий, заместитель директора);
   • Должно быть четко указано в приказе о возложении обязанностей;
   • Подпись такого лица приравнивается к подписи руководителя;

Когда руководитель обязан подписывать трудовую книжку?

Руководитель должен лично подписывать трудовую книжку в следующих случаях:

• При отсутствии приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек;
• Если в организации только один сотрудник — генеральный директор;
• При увольнении самого руководителя организации;
• В случае, если руководитель не передал полномочия никому другому;
• При необходимости заверения копии трудовой книжки (например, для предоставления в государственные органы).

Что делать, если руководитель в отпуске?

Если руководитель находится в отпуске, возможны следующие варианты:

• Возложение обязанностей: Руководитель может издать приказ о временном возложении обязанностей по подписанию трудовых книжек на заместителя или другого сотрудника;
• Отсутствие приказа: Если такой приказ не издан, то по умолчанию ответственным лицом остается руководитель, даже находясь в отпуске;
• Проблемы с подписью: В случае отсутствия приказа и невозможности подписания лично руководителем, записи могут остаться неподписанными, что является нарушением.

Как правильно оформить подпись в трудовой книжке?

Подпись в трудовой книжке должна соответствовать следующим требованиям:

1. Формат подписи:
   • Должна включать ФИО и подпись ответственного лица;
   • Может включать должность (например, «Директор», «Специалист по кадрам»);
   • Дата подписания должна совпадать с датой внесения записи;
2. Пример оформления:

   Иванов Иван Иванович
   Директор
   _______________
   (подпись)

3. Использование печати:
   • Печать организации ставится по желанию, но не является обязательной;
   • Если печать используется, она должна быть четкой и читаемой;

Что грозит за неправильное подписание трудовой книжки?

Несоблюдение правил подписания трудовых книжек может привести к следующим последствиям:

• Административная ответственность:
  • Штрафы для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
  • Штрафы для юридических лиц до 50 000 рублей;
• Трудовые споры:
  • Неправильно оформленная трудовая книжка может стать причиной споров при увольнении;
  • Сотрудник может обратиться в суд для восстановления записи;
• Проблемы с трудоустройством:
  • Неправильно оформленная трудовая книжка может создать проблемы при устройстве на новую работу;
  • Работодатели могут отказать в приеме на работу из-за некорректных записей;

Часто задаваемые вопросы

Может ли специалист по кадрам подписывать трудовую книжку без приказа?

Нет, не может. Без соответствующего приказа специалист по кадрам не имеет права подписывать трудовую книжку. В этом случае подпись будет считаться неправомерной.

Кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора?

При увольнении директора трудовая книжка подписывается:

• Сам руководитель (если он еще не уволен);
• Уполномоченное лицо, назначенное приказом;
• Конкурсный управляющий (в случае банкротства).

Можно ли заверить копию трудовой книжки без подписи руководителя?

Нет, нельзя. Копия трудовой книжки должна быть заверена подписью ответственного лица (руководителя или уполномоченного) с указанием должности, ФИО и даты заверения.

Что делать, если руководитель не хочет подписывать трудовую книжку?

Если руководитель отказывается подписывать трудовую книжку, необходимо:

1. Издать приказ о возложении обязанностей по подписанию на другого сотрудника;
2. Назначить ответственного за ведение трудовых книжек;
3. Обеспечить подписание трудовой книжки уполномоченным лицом.

Рекомендации для работодателей в 2026 году

• Утвердите приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек;
• Проверьте локальные нормативные акты на соответствие требованиям законодательства;
• Обучите сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек, правилам оформления;
• Используйте электронные трудовые книжки, чтобы минимизировать риски ошибок;
• Проводите регулярные проверки правильности ведения трудовых книжек;
• Используйте образцы для оформления записей в трудовой книжке.

Вопрос о том, может ли руководитель подписать трудовую книжку, имеет четкий ответ: да, может. Однако в зависимости от организационной структуры и локальных нормативных актов эти полномочия могут быть делегированы другому сотруднику. Главное — оформить все необходимые приказы и соблюдать требования законодательства.

Несоблюдение правил подписания трудовых книжек может привести к серьезным последствиям для работодателя, включая административные штрафы и трудовые споры. Поэтому важно ответственно подходить к оформлению трудовых книжек и следить за актуальностью локальных нормативных актов.

Если у вас остались вопросы или вы столкнулись с конкретной ситуацией, рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по трудовому праву для получения квалифицированной консультации;