При увольнении сотрудника работодатель обязан не только произвести расчётные выплаты‚ но и передать ему важный документ – трудовую книжку. В этой статье подробно разберём‚ кто имеет право получить трудовую книжку при увольнении‚ какие нормы Трудового кодекса РФ регулируют этот процесс и какие нюансы следует учитывать.
Правовые основы
Основные положения о выдаче трудовой книжки содержатся в статье 47 КЗоТ и пункте 5 статьи 80 ТК РФ. Согласно им:
- В последний день работы (день увольнения) работодатель обязан выдать работнику заполненную трудовую книжку.
- Отказ от передачи книжки возможен только в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его отказа от получения на руки.
- В случае невозможности выдачи в день увольнения работодатель обязан уведомить сотрудника о необходимости явиться за документом или оформить отправку по почте.
Эти нормы подтверждены практическими рекомендациями КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ и официальными разъяснениями Министерства труда.
Что говорит статья 47 КЗоТ?
Статья 47 требует‚ чтобы работодатель в день увольнения:
- Выдал копию приказа об увольнении.
- Предоставил письменное уведомление о начисленных и выплаченных суммах.
- Сделал расчёт в сроки‚ установленные статьёй 116 КЗоТ.
- Внёс запись об увольнении в трудовую книжку‚ которую хранит сотрудник.
Пункт 5 статьи 80 ТК РФ
Этот пункт прямо указывает‚ что в последний день работы трудовая книжка должна быть передана работнику. Отмена выдачи возможна только при отсутствии сотрудника или его отказе.
Кто может получить трудовую книжку при увольнении?
Трудовую книжку имеют право получить следующиe категории работников:
- Сотрудники‚ уволенные по инициативе работодателя (например‚ по сокращению‚ по статье 81 ТК РФ).
- Сотрудники‚ уволенные по собственному желанию‚ если они подали заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения – книжка выдаётся в день увольнения.
- Рабочие‚ находящиеся в отпуске или больничном в день увольнения – в этом случае выдача откладывается‚ но работодатель обязан уведомить их о способе получения (лично или по почте).
- Сотрудники‚ ушедшие в отставку – также получают книжку в последний день работы.
Важно: трудовая книжка выдаётся только в последний день работы**. Если сотрудник не явился‚ работодатель может отправить её по почте или попросить прийти позже.
Порядок выдачи трудовой книжки
Оформление записи об увольнении
Внутри книжки в соответствующее поле вносится запись о дне увольнения. Пример формулировки (по КонсультантПлюс):
Трудовую книжку нужно выдать работнику в последний день работы. Сотрудник должен расписаться в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и [...]
Подпись работника
После получения документа сотрудник подписывается в:
- Журнале учёта движения трудовых книжек.
- Личной карточке сотрудника.
- Книге учёта вкладышей (если они есть).
Электронные трудовые книжки
С 2020 года в РФ вводятся электронные версии трудовых книжек (форма СТД‑Р). При этом:
- Форма выдачи СТД‑Р не обязана фиксироваться в обычной книге учёта‚ но может вестись отдельный журнал.
- Работодатель может использовать электронный журнал учета выдачи СТД‑Р‚ как рекомендовано на сайте Онлайнинспекция.рф.
Что делать‚ если работник не может получить книжку в день увольнения?
Возможные ситуации и порядок их решения:
- Отсутствие сотрудника на рабочем месте – работодатель направляет уведомление с просьбой явиться за книжкой в удобный срок.
- Отказ от получения на руки – работодатель может согласиться на отправку по почте (заказным письмом с уведомлением).
- Получение менее чем за три рабочих дня до увольнения – согласно пункту VII КонсультантПлюс‚ книжка должна быть выдана не позднее дня увольнения.
Если ни один из вариантов не возможен‚ работодатель обязан зафиксировать факт невозможности выдачи и сохранить документальное подтверждение (письмо‑уведомление‚ протокол встречи и т.п.).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки? – Отказ возможен только при отсутствии сотрудника на рабочем месте или при его явном отказе от получения.
- Кто хранит оригинал трудовой книжки после увольнения? – После увольнения оригинал остаётся у работника. Работодатель хранит лишь копию записи в журнале учёта.
- Что делать‚ если в книжке нет записи об увольнении? – Нужно вручную внести запись о прекращении трудового договора‚ подписав её вместе с работником.
- Можно ли выдавать книжку по почте? – Да‚ если работник не может явиться лично; в этом случае необходимо оформить отправку заказным письмом с уведомлением.
- Как оформить запись в журнале учёта движения трудовых книжек? – В журнале указываются дата выдачи‚ номер страницы в книжке‚ подпись работника и отметка о получении.
Трудовая книжка – обязательный документ‚ который должен быть передан каждому сотруднику в день его увольнения. Выдача возможна только в случае:
- настоящего дня увольнения;
- отсутствия препятствий (отсутствия сотрудника или его отказа).
При соблюдении всех требований работодатель минимизирует риск задержек выплат и избегает необходимости платить компенсацию за несвоевременную выдачу документа. Правильное оформление подписи‚ записи в журнале и‚ при необходимости‚ отправка по почте – ключевые шаги‚ которые защищают обе стороны.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению увольнения или работе с электронными формами СТД‑Р‚ рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или использовать сервисы консалтинговых платформ.
Автор статьи: команда специалистов по трудовому праву‚ 21 мая 2026 г.