Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника, его должности, перемещения и увольнения․ С 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки, однако бумажные экземпляры до сих пор имеют юридическую силу и активно используются․ Важно понимать, кому именно может быть выдана трудовая книжка — это напрямую регулируется Трудовым кодексом РФ и иными нормативными актами․
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка выдается исключительно самому работнику или уполномоченному им лицу при наличии надлежащим образом оформленного доверенности․ Ниже приведены все законные случаи, когда трудовая книжка может быть передана третьим лицам․
Работнику при увольнении
Это основной и обязательный случай․ При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы (ст․ 84․1 ТК РФ)․ В ней должны быть внесены все записи о трудовой деятельности, включая последнее место работы, должность и причину увольнения․
Работнику при переводе в другую организацию
Если сотрудник увольняется с одной должности и сразу же поступает на новую, трудовая книжка может быть передана непосредственно новому работодателю по письменному заявлению работника․ В этом случае:
- Работник подает заявление о передаче трудовой книжки новому работодателю;
- Текущий работодатель выдает книжку новому работодателю под расписку;
- Новый работодатель обязан внести запись о приеме на работу в течение 5 рабочих дней․
Уполномоченному лицу по доверенности
Если работник не может лично получить трудовую книжку (например, из-за болезни, командировки, нахождения за границей), он может оформить нотариально заверенную доверенность на другое лицо; В доверенности должны быть указаны:
- ФИО доверенного лица;
- Полномочия — получение трудовой книжки;
- Срок действия доверенности;
- Подпись доверителя и нотариуса․
Только при наличии такой доверенности работодатель имеет право передать трудовую книжку третьему лицу․
Наследникам в случае смерти работника
Если работник умер, его трудовая книжка передается наследникам по закону или по завещанию․ Для получения документа наследникам необходимо предоставить:
- Свидетельство о смерти;
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, браке и т․д․);
- Свидетельство о праве на наследство (выданное нотариусом);
- Паспорт наследника․
Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после предоставления всех необходимых документов․
Кому трудовую книжку отдать НЕЛЬЗЯ?
Закон строго запрещает передавать трудовую книжку следующим лицам:
- Работодателю — книжка всегда принадлежит работнику, даже если она хранится у работодателя по закону (например, при непрерывной занятости)․
- Банкам, страховым компаниям, налоговым органам — эти организации могут запрашивать копии, но не оригиналы․
- Соседям, друзьям, коллегам, без доверенности и без законных оснований передача запрещена․
- Представителям других организаций без письменного согласия работника, даже если они «для проверки стажа»․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка утрачена, работник должен:
- Написать заявление на имя работодателя с просьбой о выдаче дубликата;
- Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, трудовые договоры и т․д․);
- Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней․
Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, и содержит все записи, подтвержденные документально․
Электронные трудовые книжки: что изменилось?
С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для новых сотрудников, если работник не подал заявление о сохранении бумажной версии․ Однако:
- Бумажные книжки, уже находящиеся у работников, остаются действительными до их полного заполнения или утраты;
- Работник может выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную;
- Электронная книжка хранится в Пенсионном фонде РФ и доступна через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
- Электронная книжка не передается физически — доступ к ней имеют только сам работник и работодатель (через систему взаимодействия с ПФР)․
Важно!
Даже при наличии электронной трудовой книжки, работодатель обязан выдать работнику выписку из ЭТК при увольнении — в бумажном или электронном виде․ Эта выписка имеет юридическую силу и может использоваться для подтверждения стажа при трудоустройстве;
Трудовая книжка — это личный документ работника, и передавать его можно только в строго определенных случаях, предусмотренных законом․ Основные получатели:
- Сам работник (при увольнении или переводе);
- Уполномоченное лицо по нотариальной доверенности;
- Наследники в случае смерти работника;
- Новый работодатель — только с письменного согласия работника․
Любая передача трудовой книжки без законных оснований является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность для работодателя․ Поэтому кадровые службы должны строго соблюдать процедуры выдачи и хранения этого важного документа․
Помните: ваша трудовая книжка — это ваша история труда․ Храните ее бережно, и не передавайте никому без надлежащего оформления․