Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ В ней фиксируются все ключевые события трудовой деятельности: прием на работу, переводы, награждения, увольнение и другие․ Однако многие работники и даже работодатели не до конца понимают, кто именно имеет право расписываться в трудовой книжке и как правильно оформлять эти записи․ В этой статье мы подробно разберём, кто и когда должен ставить подпись, какие требования к подписи существуют, и как действовать в нестандартных ситуациях;

Кто имеет право расписываться в трудовой книжке?

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от (в редакции 2025–2026 гг․) и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтрудом России, в трудовую книжку вносятся записи только уполномоченными лицами от имени работодателя․

В зависимости от ситуации, подпись в трудовой книжке может ставить:

• Работодатель, индивидуальный предприниматель или руководитель организации (генеральный директор, директор и т․д․);
• Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек — кадровый работник, специалист по кадрам, секретарь или иное лицо, на которого оформлен соответствующий приказ;
• Заместитель руководителя, если директор временно отсутствует (в отпуске, командировке, болезни), а его полномочия переданы по приказу․

Важно! Работник не имеет права расписываться в своей трудовой книжке от имени работодателя, это нарушение законодательства․ Исключение — случай, когда работник является одновременно и работодателем (например, ИП без сотрудников)․

Пример: кто подписывает трудовую книжку при увольнении?

При увольнении работника в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора․ Эта запись должна содержать:

1. Дата увольнения;
2. Основание (например, «уволен по собственному желанию»);
3. Номер и дата приказа об увольнении;
4. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя;
5. Расшифровка подписи (ФИО полностью);
6. Печать организации (если она используется)․

Если в организации нет кадровика, а директор увольняется — тогда запись в его трудовую книжку вносит другой уполномоченный сотрудник (например, бухгалтер, если он имеет соответствующий приказ)․ Если же директор — единственный сотрудник, то он сам вносит запись о своём увольнении и расписывается в двух ролях: как работодатель и как работник․ В этом случае в графе «Подпись работодателя» ставится его подпись, а в графе «Расшифровка» — его ФИО․ В графе «Подпись работника», его же подпись․

Кто подписывает ьный лист трудовой книжки?

При первичном оформлении трудовой книжки (при первом трудоустройстве) её ьный лист заполняется работодателем․ В графах «Фамилия, имя, отчество», «Дата рождения», «Образование» и «Специальность» вносятся данные работника․ А в графе «Подпись» ставит подпись лицо, ответственное за ведение трудовых книжек․

Согласно п․ 2․2 Инструкции, именно это лицо подписывает первую страницу․ При этом его подпись должна быть расшифрована — указываются инициалы и фамилия․

Что делать, если в организации нет кадрового работника?

Многие малые предприятия, особенно ИП, не имеют штатного кадровика․ В таких случаях:

• Руководитель (ИП) сам может вести трудовые книжки;
• Приказом руководителя может быть назначено другое лицо, бухгалтер, секретарь, помощник;
• Назначение должно быть оформлено официально — издаётся приказ (форма № Т-1 или произвольная), в котором указываются обязанности по ведению трудовых книжек․

Важно! Без приказа никто не может законно расписываться в трудовых книжках, даже если он фактически выполняет эти функции․ Нарушение этого правила может привести к штрафам со стороны Государственной инспекции труда․

Что делать, если директор в отпуске или болен?

Если директор ушёл в отпуск, командировку или на больничный, а необходимо внести запись в трудовую книжку (например, при увольнении или приёме на работу), то:

1. Директор должен заранее издать приказ о временной передаче своих полномочий (например, на заместителя);
2. В приказе должно быть чётко указано: «Временно исполнять обязанности по подписанию трудовых книжек и оформлению кадровых документов»;
3. Только тогда заместитель имеет право расписываться в трудовых книжках․

Если приказ не издан — никто не может подписывать вместо директора․ В этом случае необходимо отложить оформление до возвращения руководителя или назначить другое уполномоченное лицо․

Может ли работник расписаться в своей трудовой книжке?

Нет, не может․ Работник расписывается только в графе «Подпись работника», это подтверждение того, что он ознакомлен с записью․ Например, при приёме на работу он ставит подпись в трудовой книжке, что ознакомлен с записью о приёме․ Но он не имеет права ставить подпись от имени работодателя․

Исключение, если работник является индивидуальным предпринимателем и сам себе нанимает себя (например, ИП без наёмных сотрудников)․ В этом случае он расписывается в двух ролях: как работодатель и как работник — с соответствующими пояснениями․

Какие требования к подписи в трудовой книжке?

Законодательство чётко регламентирует, как должна выглядеть подпись:

• Собственноручная подпись — печать или электронная подпись не допускаются в бумажной трудовой книжке;
• Расшифровка подписи — обязательно указываются инициалы и фамилия (например, «И․И․ Иванов»);
• Должность — в некоторых случаях указывается (например, «Главный бухгалтер»), но не обязательно;
• Печать — ставится только если организация использует печать․ Для ИП печать не обязательна, но если есть — её ставят․

Важно: подпись должна быть читаемой․ Неразборчивая подпись может быть признана недействительной, что приведёт к признанию записи незаконной․

Электронная трудовая книжка — кто подписывает?

С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ В них записи вносятся автоматически работодателем через систему Социального фонда РФ (СФР)․

В ЭТК нет физической подписи․ Вместо этого:

• Записи формируются на основании переданных работодателем данных (СЗВ-ТД);
• Подтверждением достоверности является электронная подпись работодателя (Квалифицированная ЭЦП);
• Работник может проверить свою трудовую книжку через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР․

При этом, если работник предоставляет бумажную трудовую книжку при трудоустройстве — работодатель обязан вести и её, и ЭТК параллельно до полного перехода на электронный формат․

Что будет, если подпись поставлена неправильно?

Нарушения при заполнении трудовой книжки могут привести к:

• Отказу в начислении пенсии — если стаж не будет подтверждён;
• Штрафам от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для ИП;
• Спорам с бывшими сотрудниками — если запись о трудоустройстве/увольнении признана недействительной;
• Проблемам при оформлении льгот, кредитов, загранпаспортов — где требуется подтверждение стажа․

Если запись признана незаконной — её нужно аннулировать и внести новую, с соблюдением всех требований․

1. Подписывать трудовую книжку может только уполномоченное лицо — работодатель или лицо, назначенное приказом․
2. Работник не может подписывать от имени работодателя, даже если он кадровик и работает в одной организации․
3. Подпись должна быть собственноручной, читаемой и расшифрованной — инициалы + фамилия․
4. При отсутствии кадровика, руководитель сам ведёт книжки или назначает ответственного по приказу․
5. При увольнении директора — запись вносит уполномоченный сотрудник, а не сам директор (если он увольняется)․
6. Электронная трудовая книжка — не требует физической подписи, но требует КЭП работодателя․

Соблюдение этих правил, залог законности трудовых отношений и защиты прав как работника, так и работодателя․ Не экономьте на оформлении — одна неправильно подписанная запись может стоить вам года судебных разбирательств․

Совет: Всегда издавайте приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, даже если вы один человек в компании․ Это не формальность — это ваша правовая защита․