Вопрос о том, кто имеет право ставить подпись в бумажной трудовой книжке, регулируется нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ․ Основным документом, определяющим порядок ведения бумажных трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения бумажных трудовых книжек и форм трудовых книжек»․
Кто уполномочен вносить записи в трудовую книжку
Согласно пункту 2․1 Порядка, записи в трудовой книжке делает работодатель или уполномоченное им лицо․ Под «уполномоченным лицом» понимается сотрудник, которому работодатель официально поручает вести трудовые книжки (как правило, специалист отдела кадров, руководитель подразделения или иное лицо, указанное в локальном нормативном акте организации)․
Важно, что такое поручение должно быть оформлено документально:
- приказом руководителя организации;
- или иным внутренним нормативным актом (положением о кадровой службе, инструкцией по ведению трудовых книжек и т․п․)․
Только после такого оформления лицо приобретает право ставить свою подпись в графе 3 (сведения о работе) и, при необходимости, в графе 4 (сведения о наградах) трудовой книжки․
Почему главный бухгалтер обычно не имеет этого права
Главный бухгалтер отвечает за учет финансово‑хозяйственной деятельности организации, составление бухгалтерской отчетности, налоговый учет и контроль за исполнением бюджета․ Его должностные обязанности, как правило, не включают ведение кадровой документации и, в частности, оформление записей в трудовой книжке․
Следовательно, без специального поручения главного бухгалтера нельзя считать уполномоченным лицом для внесения записей в трудовую книжку․ Если он всё же подпишет запись без такого поручения, запись будет считаться недействительной, а организация может понести административную ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Когда главный бухгалтер может расписываться в трудовой книжке
Исключение составляют случаи, когда работодатель явно возлагает на главного бухгалтера функции по ведению трудовых книжек․ Это возможно, если:
- В штатном расписании организации есть должность «главный бухгалтер – ответственный за ведение трудовых книжек» (или аналогичное совмещение должностей);
- Издан приказом руководителя организации документ, в котором прямо указано, что главный бухгалтер уполномочен вносить записи в трудовые книжки и ставить свою подпись;
- Внутренний нормативный акт (например, «Положение о ведении трудовых книжек») содержит пункт о том, что эту функцию выполняет главный бухгалтер․
В таких ситуациях подпись главного бухгалтера будет считаться законной, поскольку он действует в рамках предоставленных ему полномочий․
Практические рекомендации для организаций
- Четко пропишите в локальных нормативных актах, кто именно отвечает за ведение бумажных трудовых книжек (обычно это специалист отдела кадров или руководитель подразделения)․
- Если планируется возложить эту обязанность на главного бухгалтера, оформите соответствующий приказ и внесите изменения в должностную инструкцию․
- При переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) вопрос о подписи становится менее актуальным, однако в случае ведения бумажных дубликатов те же правила применяются․
- Периодически проводите инструктаж ответственных лиц по порядку заполнения и подписи трудовых книжек, чтобы избежать ошибок и возможных штрафов․
По общему правилу главный бухгалтер не имеет права расписываться в трудовой книжке, так как его должностные обязанности не включают ведение кадровой документации․ Исключение составляет ситуация, когда работодатель официально наделил его соответствующими полномочиями приказом или внутренним нормативным актом․ В отсутствие такого оформления любая подпись главного бухгалтера в трудовой книжке будет считаться неправомерной и может повлечь административные последствия для организации․
Соблюдение установленного порядка ведения трудовых книжек гарантирует законность кадровых операций и защищает интересы как работодателя, так и работника․