Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное оформление записей и их заверение подписями имеет большое значение как для сотрудника, так и для работодателя. Ниже подробно рассмотрено, кто и в каких случаях уполномочен ставить свою подпись в трудовой книжке;
Нормативная база
Основные положения, регулирующие порядок ведения трудовых книжек, содержатся в:
- Инструкции по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69);
- Правилах ведения трудовых книжек (Приложение к Инструкции);
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66, ст. 66.1).
Согласно пункту 2.2 Инструкции и пункту 35 Правил, лицо, ответственное за выдачу и ведение трудовых книжек, ставит свою подпись при заполнении первой страницы (ьного листа) и при каждой последующей записи о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности.
Кто может быть лицом, ответственным за ведение трудовых книжек
Ответственность за ведение трудовых книжек может быть возложена на:
- специалиста по кадрам (кадровика);
- бухгалтера, если в организации нет отдельного кадрового подразделения;
- директора (генерального директора) организации;
- иное уполномоченное лицо, указанное в приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Если соответствующим приказом полномочия по ведению трудовых книжек переданы специалисту по кадрам, то он имеет полное право ставить свою подпись при увольнении работника, а также при приёме на работу и внесении иных записей.
Подписи при различных кадровых действиях
Приём на работу
При заполнении первой страницы трудовой книжки (ьного листа) подпись ставит:
- работник – собственноручно, после того как все сведения внесены;
- лицо, ответственное за выдачу и ведение трудовых книжек – после проверки правильности заполнения.
- подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- печатью работодателя (кадровой службы или организации).
- подпись работника (владельца трудовой книжки);
- подпись лица, ответственного за выдачу и ведение трудовых книжек в организации.
- Внести необходимую запись (приём, перевод, увольнение и т.д.) в соответствующий раздел трудовой книжки.
- Проверить correctness данных (даты, наименование должности, основание – приказ, соглашение и т.д.).
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ставит свою подпись рядом с записью.
- Ставится печать организации (круглую печать с наименованием организации или печать кадровой службы, если таковая имеется).
- Работник ставит свою подпись на ьном листе (если запись касается первого оформления) либо в соответствующем поле, если предусмотрено внутренними инструкциями.
- Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: «Назначить Иванову И.И., специалиста по кадрам, ответственной за выдачу и ведение трудовых книжек в ООО «Пример» с .»
- Запись при увольнении: «Уволен по собственному желанию г. в соответствии с приказом № 45 от г. Подпись: _____________________ (Иванова И.И.) Печать: [круглая печать ООО «Пример»].»
- Подпись работника на ьном листе: «Подпись работника: _____________________ (Петров П.П.)».
- лицу, ответственному за выдачу и ведение трудовых книжек (как правило, специалисту по кадрам или иному уполномоченному работнику);
- работодателю или его представителю, если таковое полномочие delegated приказом;
- самому работнику – на ьном листе трудовой книжки.
Перевод внутри организации
Запись о переводе заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (кадровой службы или организации).
Увольнение
При увольнении запись в трудовой книжке заверяется:
Если приказ об увольнении подписан руководителем, то именно он может ставить свою подпись в трудовой книжке, либо это делает уполномоченное лицо (например, специалист по кадрам), получившее соответствующее полномочие приказом.
Особые ситуации
Организация без кадровой службы
Если в организации нет отдельного кадрового подразделения, функции по ведению трудовых книжек возлагаются на лицо, указанное в приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (часто это бухгалтер или сам директор). При отсутствие такого приказа ответственность не может быть возложена на специалиста по кадрам формально, поэтому необходимо оформить соответствующий внутренний акт.
Единственный сотрудник – генеральный директор
В случае, когда в организации работает только один сотрудник – генеральный директор, подпись в трудовой книжке ставит сам директор, выступая одновременно в роли работодателя и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Печать организации ставится также от его имени.
Директор в отпуске
Если директор находится в отпуске и возложил свои обязанности на заместителя без отдельного оформления права подписи кадровых документов, то заместитель не имеет права ставить подпись в трудовой книжке. Для законного оформления необходимо издать приказ о временном возложении обязанностей, включающий право подписи трудовых книжек.
Отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
Согласно пункту 2.2 Инструкции и пункту 35 Правил, без приказа о назначении лица, ответственного за выдачу и ведение трудовых книжек, подписи в трудовой книжке ставить нельзя. В этом случае необходимо оформить соответствующий внутренний документ, и только после этого уполномоченное лицо может подписывать записи.
Подпись работника в трудовой книжке
Согласно пункту 2.2 Инструкции, на ьном листе трудовой книжки ставятся две подписи:
Подпись работника ставится собственноручно после того, как все внесенные сведения проверены и подтверждены верными. Без этой подписи запись считается неполной и может быть признана недействительной при споре.
Порядок оформления подписи
Примеры и образцы
Ниже приведены типичные формулировки, которые можно использовать в приказах и внутренних документах:
Подпись в трудовой книжке – важный элемент, подтверждающий достоверность внесённой информации. Право ставить подпись предоставляется:
Соблюдение установленного порядка и наличие соответствующего внутреннего приказа о назначении ответственного лица гарантируют законность записей и защищают интересы обеих сторон трудовых отношений.