В современных реалиях кадрового делопроизводства, когда многие работники переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК), вопрос ведения бумажной трудовой книжки (БТК) остается актуальным. Особую сложность эта тема вызывает при оформлении совместителей — как внешних, так и внутренних. В данной статье мы подробно разберем, кто имеет право вести бумажную трудовую книжку на совместителя, как правильно составить заявление и какие документы для этого потребуются.
Ключевые правила: кто вносит запись и кто ведет БТК
Прежде чем говорить о заявлении, необходимо уяснить важнейшие нормы трудового права, регулирующие этот вопрос:
- Трудовая книжка на внешнего совместителя не ведется. Работодатель по месту совместительства не имеет права заводить или вести бумажную трудовую книжку на такого сотрудника. Это правило является абсолютным и не имеет исключений.
- Запись вносит только основной работодатель. Если работник-совместитель желает, чтобы факт его работы по совместительству был отражен в бумажной трудовой книжке, эту запись вносит работодатель по основному месту работы.
- Внесение записи — право, а не обязанность. Запись о работе по совместительству вносится исключительно по желанию самого работника. Без его инициативы работодатель по основному месту работы ничего не вписывает.
Роль заявления в оформлении записи
Согласно нормативным актам, регулирующим внесение записей о совместительстве, прямого указания на обязательность написания заявления нет. Закон гласит, что запись вносится «по желанию работника». На практике это желание должно быть выражено в письменной форме. Устная просьба не является основанием для внесения изменений в трудовую книжку, так как кадровику необходимо документальное подтверждение инициативы сотрудника.
Таким образом, заявление служит двумя целями:
- Выражает волеизъявление работника на внесение записи.
- Служит основанием для кадровика основного работодателя для начала процедуры.
Порядок действий для внесения записи
Чтобы в бумажной трудовой книжке появилась запись о работе по совместительству, работнику необходимо пройти следующую процедуру:
- Получение подтверждающих документов. Совместитель должен обратиться к работодателю по месту совместительства и запросить документы, подтверждающие факт трудоустройства. Саму трудовую книжку передавать в другую компанию категорически запрещено.
- Предоставление документов основному работодателю. Работник приносит полученные документы и пишет заявление работодателю по основному месту работы.
- Внесение записи. Кадровая служба основного работодателя вносит запись в бумажную трудовую книжку.
Какие документы подтверждает совместительство?
Поскольку трудовую книжку нельзя передать в организацию, где работник трудится по совместительству, он должен предоставить ее основному работодателю вместе со следующими документами:
- Копия приказа о приеме на работу по совместительству (заверенная надлежащим образом).
- Справка от работодателя по совместительству, подтверждающая работу.
- Трудовой договор по совместительству.
Как правильно составить заявление
Законодательством не установлено унифицированной формы такого заявления, поэтому оно оформляется в свободной форме. Однако документ должен содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.
Структура заявления
Заявление должно включать следующие элементы:
- Шапка: Должность руководителя организации по основному месту работы, наименование организации, ФИО руководителя, а также должность и ФИО заявителя.
- Название документа: «Заявление о внесении записи в трудовую книжку о работе по совместительству».
- Основная часть: Просьба внести запись с указанием наименования организации-совместителя, должности и даты начала работы.
- Приложения: Перечень прилагаемых подтверждающих документов.
- Дата и подпись работника.
Образец заявления
Ниже приведен пример того, как должно выглядеть заявление работника.
Образец заявления о внесении записи в трудовую книжку
Директору ООО «ГлавКомпани»
Иванову И.И.
от старшего инженера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу внести в мою бумажную трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО «ВторКомпани» в должности консультанта с 15 января 2026 года.
Приложение:
Копия приказа о приеме на работу по совместительству от № 12-к на 1 л. в 1 экз.
Копия трудового договора от № 45 на 3 л. в 1 экз.
22 мая 2026 г. _______________ / Петров П.П./
Особенности внесения записи в бумажную трудовую книжку
При внесении записи работодатель по основному месту работы должен соблюдать правила заполнения четырех граф раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата начала исполнения профессиональных обязанностей по совместительству.
- Графа 3: Наименование организации-совместителя, а также должность или профессия работника с указанием квалификации.
- Графа 4: Реквизиты документа, на основании которого внесена запись (например, приказ работодателя по совместительству).
Внутреннее совместительство
Если работник совмещает должности у одного и того же работодателя (внутреннее совместительство), ситуация упрощается. Работодателю не нужно запрашивать подтверждающие документы из другой компании, все данные уже есть в его распоряжении. Однако заявление все равно необходимо, так как запись о внутреннем совместительстве также вносится только по желанию работника.
Отличия бумажной трудовой от отчетности в СФР
Важно понимать разницу между ведением бумажной трудовой книжки и подачей сведений в Социальный фонд России (СФР). Если в отношении бумажной трудовой действует строгий запрет на ее ведение на внешнего совместителя и зависимость от желания работника, то с отчетностью все иначе:
- Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 необходимо заполнять и сдавать на всех совместителей (как внешних, так и внутренних).
- Подача сведений на совместителей в СФР от желания работников не зависит — отчет предоставляется в любом случае.
Таким образом, даже если работник не просит внести запись в бумажную трудовую книжку, работодатель по месту совместительства обязан подать соответствующие сведения в СФР.
Оформление заявления на внесение записи о совместительстве в бумажную трудовую книжку — это простая, но важная процедура. Главное помнить, что работодатель по месту совместительства не имеет права вести бумажную трудовую книжку, а внесение записи осуществляется только по основному месту работы и только по письменному заявлению сотрудника. При соблюдении всех правил и предоставлении корректных подтверждающих документов процесс не вызовет сложностей ни у работника, ни у кадровика.