Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника․ Вопрос о том‚ кто именно из участников трудовых отношений уполномочен её выдавать‚ регулируется Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами․ Неправильное оформление выдачи может привести к административной ответственности работодателя․

Кто является «участниками трудовых отношений» в контексте выдачи документов?

Под «участниками трудовых отношений» в данной теме понимаются две основные стороны:

• Работодатель (юридическое или физическое лицо) и его уполномоченные представители․
• Работник (физическое лицо‚ выполняющее трудовую функцию)․

Ключевой принцип: Право и обязанность выдавать трудовую книжку принадлежит исключительно работодателю (или его уполномоченному лицу)․ Работник лишь имеет право на её получение при наступлении определенных законом обстоятельств․

Основные случаи‚ когда работодатель обязан выдать трудовую книжку

Согласно ст․ 66 ТК РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 1250)‚ выдаче подлежат:

При увольнении (прекращении трудового договора)

Это самый частый и обязательный случай․ Работодатель обязан в последний день работы выдать работнику его трудовую книжку․

• В книжке должны быть внесены все записи о работе у данного работодателя‚ заверенные подписью ответственного лица и печатью․
• Сама книжка выдается под расписку работника․

Если в последний день работник отсутствует или отказывается получить документ:

1. Работодатель обязан направить работнику письменное уведомление с требованием явиться за трудовой книжкой․
2. По письменному заявлению работника (или его согласию) книжка может быть отправлена почтовым отправлением за счет работодателя (рекомендуемый способ)․

По письменному заявлению работника во время трудовых отношений

Работник имеет право в любой момент получить свою трудовую книжку (оригинал) для предъявления в органы соцзащиты‚ при оформлении пенсии или по иным уважительным причинам․

• Работодатель обязан выдать документ не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления․
• Книжка выдается под расписку в журнале учета выдачи․
• После возврата книжки работником все записи‚ сделанные за время её отсутствия‚ вносятся в книжку․

При переходе на электронную форму

С введена возможность ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)․

• Если работник выбрал электронный формат и отказался от бумажного‚ то при увольнении бумажная книжка ему не выдается․ Её сведения аннулируются‚ а информация передается в ЭТК․
• Если же работник сохранил за собой право на бумажный документ‚ то при увольнении он получает привычную книжку с внесенными записями․

Кто конкретно из сотрудников работодателя может выдавать книжку?

Право выдачи не обязательно принадлежит только генеральному директору․ Оно может быть делегировано:

• Главному бухгалтеру или начальнику отдела кадров (самый частый вариант)․
• Лицу‚ ответственному за ведение трудовых книжек‚ указанному в приказе или должностной инструкции․
• Иному уполномоченному представителю работодателя (например‚ заместителю директора по административно-хозяйственной работе)․

Обязательные условия: Лицо‚ выдающее книжку‚ должно иметь соответствующую доверенность или приказ о назначении‚ а его подпись и печать организации должны заверять записи в книжке․

Можно ли выдавать трудовую книжку третьему лицу по доверенности?

Это один из самых спорных вопросов; Позиция регуляторов следующая:

Альтернативные законные способы получения без личной явки:

1. Направление по почте (самый безопасный и рекомендуемый способ)․ Работник пишет заявление с просьбой отправить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении․ Работодатель оформляет сопроводительное письмо и отправляет․ Срок хранения неполученных отправлений — 6 месяцев․
2. Выдача представителю с нотариальной доверенностью — формально возможна‚ но практически не применяется из-за высоких рисков․ Если работодатель все же идет на это‚ он должен:
   • Тщательно проверить доверенность (срок‚ полномочия‚ подлинность)․
   • Сделать копию доверенности и приложить её к журналу выдачи․
   • Получить расписку от представителя о получении․

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

При ведении ЭТК «выдача» происходит в ином формате:

• Физический документ не существует․
• При увольнении работнику не выдается никакой бумаги․ Он получает уведомление о внесении записи в его ЭТК․
• Доступ к своей ЭТК работник получает через личный кабинет на портале госуслуг (при наличии подтвержденной учетной записи)․
• Если работник хочет получить выписку из ЭТК на бумаге‚ он подает заявление работодателю‚ который обязан её подготовить и выдать в течение 3 рабочих дней (аналогично случаю с заявлением во время работы)․

Ответственность за нарушение правил выдачи

Невыдача трудовой книжки при увольнении или по заявлению работника влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб․
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб․

Кроме того‚ работник вправе обратиться в суд с требованием о восстановлении документов и взыскании компенсации за задержку выдачи․

Источники: Трудовой кодекс РФ (ст․ 66)‚ Постановление Правительства РФ от № 1250‚ Приказ Минтруда России от № 320н‚ Письмо Роструда от № 14-1/ООГ-3274․