Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь гражданина в Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных форматов, бумажный носитель по-прежнему требует строгого соблюдения правил хранения и выдачи. В этой статье мы подробно разберем, кто именно наделен правом выдавать этот документ, в каких ситуациях это происходит и какие юридические нюансы необходимо учитывать работодателю и работнику.
Основное правило: трудовая книжка хранится у работодателя
Согласно действующему законодательству (в частности, статье 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек), основным хранителем бумажной трудовой книжки является работодатель. Закон строго запрещает выдавать документ на руки работнику во время действия трудового договора.
Это ограничение введено для безопасности самого сотрудника: в случае утери или порчи документа работником, процедура восстановления дубликата становится сложной и длительной. Поэтому в обычной ситуации, когда человек просто работает, его трудовая книжка должна находиться в отделе кадров или бухгалтерии организации.
Кто конкретно уполномочен выдавать документ?
Право выдачи трудовой книжки (как при приеме на работу для внесения записей, так и при увольнении) принадлежит исключительно работодателю. Однако поскольку организацию представляют конкретные люди, выдачу осуществляют:
- Руководитель организации (генеральный директор, начальник предприятия).
- Уполномоченные сотрудники: специалисты отдела кадров, бухгалтеры или делопроизводители, на которых возложена эта функция приказом руководителя или должностной инструкцией.
- Индивидуальный предприниматель, если он является работодателем.
Важно помнить, что выдача документа должна фиксироваться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сотрудник, получивший книжку (например, при увольнении), обязан поставить свою подпись в этой книге, подтверждая факт получения.
Ситуации, когда трудовая книжка выдается на руки работнику
Существует строго ограниченный перечень случаев, когда работодатель обязан или имеет право выдать оригинал бумажной трудовой книжки сотруднику:
При увольнении
Это самый распространенный случай. Согласно части 4 статьи 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Если в этот день сотрудник не работает, документ выдается не позднее следующего рабочего дня после обращения уволенного.
Для обращения в органы социального страхования
Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику по его письменному заявлению для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Социальный фонд России). Срок выдачи — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. После использования документ должен быть возвращен работодателю.
Для оформления пенсии
Если работник достигает пенсионного возраста и обращается за назначением пенсии, он имеет право получить оригинал трудовой книжки на руки для предоставления в пенсионные органы, если требуется подтверждение стажа, отсутствующего в электронной базе.
Можно ли выдать книжку представителю работника?
Да, законодательство предусматривает такую возможность. Если сам работник не может получить документ лично, он может быть выдан его официальному представителю.
Для этого представитель должен предъявить:
- Свой паспорт.
- Нотариально удостоверенную доверенность от имени работника, в которой четко прописано право на получение трудовой книжки.
Без нотариальной доверенности выдача документа третьим лицам (даже родственникам) запрещена и может повлечь за собой ответственность для работодателя.
Электронная трудовая книжка: кто и как предоставляет?
С 2020 года в России введен формат электронных трудовых книжек (СТД-Р). Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде.
- Работодатель выдает работнику сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) при увольнении или по письменному заявлению сотрудника.
- Самостоятельно работник может получить выписку из электронной трудовой через портал Госуслуги, в клиентских службах Социального фонда России (СФР) или в МФЦ.
Ответственность за нарушение правил выдачи
Невыдача трудовой книжки в день увольнения или задержка выдачи по заявлению работника влечет за собой ответственность работодателя. Это может быть:
- Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Обязанность выплатить работнику компенсацию за задержку выдачи документа.
- Обязанность внести запись о приеме на работу задним числом, если из-за отсутствия книжки человек не мог трудоустроиться в другом месте.
Право выдавать трудовую книжку принадлежит только работодателю (или его уполномоченным представителям). В обычных условиях документ хранится в организации, обеспечивая сохранность записей о стаже. Выдача на руки возможна только в строго определенных законом случаях: при увольнении, для оформления пенсии или взаимодействия с Социальным фондом. Соблюдение этих правил защищает интересы обеих сторон трудовых отношений и гарантирует правильный учет трудового стажа.