Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В нее работодатель вносит информацию о том‚ где‚ когда и кем работал человек‚ а также о его поощрениях. Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ которая хранится в Социальном фонде. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения) и его трудовом пути. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях вести бумажную книжку по-прежнему необходимо.

В связи с этим возникает важный вопрос: кто из участников трудовых правоотношений имеет право выдавать трудовую книжку и на каких правовых основаниях это происходит?

Кто является участниками трудовых правоотношений?

Прежде чем говорить о праве выдачи‚ важно определить круг участников. В соответствии с Трудовым кодексом РФ‚ субъектами трудовых правоотношений являются:

• Работник — физическое лицо‚ вступившее в трудовые отношения с работодателем.
• Работодатель — физическое лицо либо юридическое лицо (организация)‚ вступившее в трудовые отношения с работником.

В исключительных случаях‚ установленных федеральным законом‚ в качестве работодателя может выступать иной субъект‚ наделенный правом заключать трудовые договоры.

Кто имеет право выдавать трудовую книжку?

Право выдавать трудовую книжку (как бумажную‚ так и данные для электронной) принадлежит исключительно работодателю. Работник не может самостоятельно выдавать себе этот документ или вносить в него записи. Это правило строго регламентировано законодательством.

При этом со стороны работодателя функцию выдачи и заполнения трудовой книжки реализует не любой сотрудник‚ а специально уполномоченное лицо. Рассмотрим это подробнее:

Уполномоченный представитель работодателя

В организации право выдавать и вести трудовые книжки имеет специалист по кадрам (кадровик)‚ руководитель отдела кадров или другое лицо‚ назначенное приказом руководителя. Если организация небольшая и штатного кадровика нет‚ руководитель приказом возлагает эту обязанность на себя или на другого сотрудника (например‚ бухгалтера‚ секретаря или офис-менеджера).

Индивидуальный предприниматель

Если работодателем выступает физическое лицо‚ зарегистрированное в качестве ИП‚ он лично несет ответственность за ведение и выдачу трудовых книжек своим работникам.

Физическое лицо (не ИП)

Работодатели — физические лица‚ не являющиеся индивидуальными предпринимателями (например‚ граждане‚ нанимающие няню или личного водителя)‚ не имеют права вести трудовые книжки и выдавать их. В этом случае трудовой стаж подтверждается исключительно гражданско-правовым договором.

Что служит основой для выдачи трудовой книжки?

Выдача трудовой книжки — это не произвольное действие‚ а строго регламентированная процедура. Основой для выдачи документа служат следующие правовые и фактические обстоятельства:

Основание для первичной выдачи (оформления) трудовой книжки

1. Заявление работника; Для первичного получения бумажной трудовой книжки или выбора варианта ведения электронной книжки работник должен написать соответствующее заявление.

Основание для выдачи трудовой книжки на руки работнику

В процессе работы бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Выдача ее на руки возможна только в строго определенных случаях:

• Увольнение работника. Основанием служит приказ о расторжении трудового договора. В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки.
• Перевод на электронную трудовую книжку. При подаче работником заявления о переходе на ЭТК‚ бумажный вариант выдается ему на руки с соответствующей записью. С 2021 года специалисты по кадрам заполняют только электронные книжки‚ однако в некоторых ситуациях (например‚ если работник не подал заявление о выборе ЭТК) бумажный дубликат продолжает вестись параллельно.
• Выдача вкладыша. Если страницы раздела трудовой книжки заполнены‚ основанием для выдачи вкладыша служит заявление работника и заполнение соответствующих граф.
• Временная выдача под роспись. В исключительных случаях (например‚ для предоставления в Пенсионный фонд или Социальный фонд) трудовая книжка может быть временно выдана работнику под расписку‚ однако на практике сейчас чаще используется выдача заверенных копий или выписок из ЭТК.

Правовая база (нормативная основа)

Вся процедура выдачи и ведения трудовых книжек базируется на прочной нормативно-правовой основе:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Статья 66 ТК РФ устанавливает само понятие трудовой книжки и обязанность работодателя по ее ведению.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Постановление Правительства РФ регламентирует порядок изготовления‚ учета и выдачи бланков.
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утверждена Минтрудом РФ и дает четкие указания специалистам по кадрам о том‚ как именно вносить записи.
4. Законодательство об электронной трудовой книжке. Федеральные законы‚ внесшие изменения в ТК РФ (в частности‚ ФЗ-439)‚ которые определили порядок цифровизации стажа и перехода на ЭТК с 2021 года.

Ответственность работодателя

Поскольку право выдачи и ведения трудовой книжки принадлежит работодателю‚ он несет строгую ответственность за нарушение сроков выдачи или неправильное оформление документа:

• При задержке выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки.
• За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность в виде штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ).