Вопрос о том, кто имеет право заверять копию трудовой книжки генерального директора организации, часто возникает в практике: при оформлении банковских кредитов, получении загранпаспорта, при передаче полномочий по доверенности и т.д. Ниже подробно рассмотрены правовые основы, порядок заверения и типовые образцы.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 71) – определяет, что запись в трудовую книжку вносит и заверяет лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.
• Положение о порядке ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 225) – пункт 10 и 35 указывают, что заверять записи обязан лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в организации.
• Гражданский кодекс РФ и Федеральный закон «Об образцах документов» – регулируют порядок заверения копий официальных документов (надпись «Верно», подпись, дата, должность).
• Если полномочия директора переданы по доверенности, то заверять копию может уполномоченное доверенностью лицо.

Кто может заверять копию трудовой книжки генерального директора?

1. Лицо, назначенное приказом директора – обычно это начальник отдела кадров, бухгалтер или иной сотрудник, ответственный за ведение кадровой документации. Такое назначение фиксируется в приказе организации.
2. Уполномоченное доверенностью лицо – если генеральный директор передал свои полномочия другому лицу (например, исполняющему обязанности), то доверенное лицо может заверять копию, если в доверенности явно указаны такие полномочия.
3. Сам генеральный директор – в небольших компаниях, где директор одновременно является и кадровиком, он может заверить копию, но только в том случае, если в уставе или локальном нормативном акте организации закреплена функция ведения трудовых книжек за ним.
4. Независимый нотариус – в случаях, когда требуется повышенная юридическая сила (например, при предоставлении копии в суд), копию можно заверить у нотариуса. Нотариус ставит печать, подпись и указывает «Копия верна».

Порядок заверения копии

Подготовка копии

• Сделайте чистую черно‑белую копию всех страниц трудовой книжки (в т.ч. обложки).
• Если копия передаётся в электронном виде – сканируйте каждую страницу в формате PDF, разрешение не менее 300 dpi.

Где ставятся отметки?

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс (2026 г.), отметку о заверении можно ставить:

• на каждой странице копии, или
• на последнем листе прошитой копии.

Содержание надписи

Обязательные элементы надписи «Верно» (или «Копия верна»):

• Текст «Верно» (или «Копия верна»);
• Наименование организации, где хранится оригинал трудовой книжки;
• Дата заверения;
• Должность и Ф.И.О. заверяющего лица;
• Подпись (с расшифровкой).

Пример надписи

Специфика для генерального директора

Генеральный директор часто совмещает несколько ролей (директор, бухгалтер, кадровик); В этом случае важно:

1. Наличие письменного назначения (приказа) о том, что именно он отвечает за ведение трудовых книжек.
2. Если полномочия переданы по доверенности, в доверенности должно быть указано право «заверять копии трудовых книжек». Пример из практики (2026‑03‑18): «уполномоченное доверенностью лицо» может вносить и заверять записи.
3. При отсутствии отдельного кадровика рекомендуется оформить внутренний регламент, где будет прописано, кто имеет право заверять копии (например, главный бухгалтер).

Часто задаваемые вопросы

Может ли генеральный директор заверить копию своей же трудовой книжки?

Да, если в организации нет отдельного лица, отвечающего за кадровое делопроизводство, и если его полномочия закреплены приказом директора. Однако в случае сомнений (например, при проверке банком) лучше привлечь независимого нотариуса.

Что делать, если генеральный директор передал полномочия по доверенности?

Убедитесь, что в доверенности явно указано право «заверять копии трудовых книжек». Доверенное лицо (например, исполняющий обязанности директора) вносит подпись и ставит надпись «Верно» так же, как и обычный заверяющий.

Нужно ли заверять каждую страницу?

По рекомендациям 2026 года – можно заверять каждую страницу или только последний лист. При сдаче в государственные органы часто требуют заверения каждой страницы.

Как оформить заверение в электронном виде?

Для электронных копий используется электронная подпись (ЭП). Требования к ЭП такие же, как к обычной подписи: указание даты, должности и Ф.И.О. в подписи.

Образцы документов

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Доверенность, позволяющая заверять копию

Копию трудовой книжки генерального директора может заверять:

• лицо, назначенное приказом директора (начальник отдела кадров, бухгалтер и т.п.);
• уполномоченное доверенностью лицо, если в доверенности указано соответствующее право;
• сам генеральный директор, если его полномочия в этой сфере закреплены внутренними нормативными актами;
• нотариус (при необходимости усиления юридической силы).

Важно соблюдать форму надписи, указывать дату, должность и Ф.И.О. заверяющего, а также обеспечить, чтобы оригинал трудовой книжки находился в надёжном месте (обычно в архиве организации). При правильном оформлении копия будет признана достоверной как государственными органами, так и банками, кредитными учреждениями и другими контрагентами.

Дата публикации: