Вопрос о том‚ кто имеет право заверять трудовую книжку‚ часто возникает у работодателей и работников. В статье мы подробно рассмотрим нормативную базу‚ полномочия главного бухгалтера‚ порядок оформления и возможные риски.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (ТК) – это документ‚ фиксирующий трудовую историю работника: даты приема‚ перевода‚ увольнения‚ сведения о заработной плате‚ премиях‚ отпусках и пр. По состоянию на 2026 г. в России трудовая книжка ведётся в бумажном виде‚ а также в электронном (ЭТК)‚ однако в большинстве случаев речь идёт о традиционном бумажном документе.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и Приказу Минтруда России от № 353н‚ заверять трудовую книжку могут:

• руководитель организации (директор‚ генеральный директор‚ глава администрации и др.);
• уполномоченный представитель работодателя (например‚ заместитель директора‚ главный специалист отдела кадров);
• главный бухгалтер‚ если он является уполномоченным представителем работодателя;
• иные лица‚ имеющие письменное доверие от работодателя (доверенность).

Таким образом‚ главный бухгалтер может заверять трудовую книжку‚ но только в случае‚ если он имеет соответствующее полномочие‚ подтверждённое документально.

Законодательная база

Ниже перечислены ключевые нормативные акты‚ регулирующие данный вопрос:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65‚ 66‚ 67) – определяет порядок ведения трудовой книжки и лица‚ уполномоченные её заверять.
2. Приказ Минтруда России № 353н от – уточняет форму подписи‚ печати и порядок заполнения записей.
3. Федеральный закон № 115‑ФЗ от «О бухгалтерском учёте» – даёт право главному бухгалтеру выступать в качестве представителя работодателя в финансово‑правовых вопросах.
4. Гражданский кодекс РФ (ст. 165) – регулирует вопросы доверенности и полномочий представителей.

Права и обязанности главного бухгалтера при заверении ТК

Если главный бухгалтер обладает полномочиями‚ он обязан:

• проверить достоверность представляемых данных (даты‚ должности‚ основания для записи);
• обеспечить наличие печати организации (если требуется);
• подписать запись в трудовой книжке в соответствии с установленным образцом;
• сохранять конфиденциальность персональных данных сотрудника;
• вести учёт всех заверенных записей в бухгалтерском и кадровом отделах.

Порядок заверения трудовой книжки главным бухгалтером

Процедура выглядит следующим образом:

1. Подготовка документов – заявление работника (или приказ о приёме/переводе/увольнении)‚ копии документов‚ подтверждающих основания (договор‚ приказ‚ справка о командировке и т.п.).
2. Проверка полномочий – наличие доверенности или положения о том‚ что главный бухгалтер уполномочен подписью в ТК.
3. Заполнение записи – внесение данных в трудовую книжку: дата‚ должность‚ основание‚ продолжительность и пр.
4. Подпись и печать – главный бухгалтер ставит подпись‚ печать организации (если она используется) и указывает должность.
5. Регистрация в бухгалтерском учёте – запись о произведённом действии фиксируется в кадровом и бухгалтерском учёте.
6. Возврат ТК работнику – после заверения документ возвращается сотруднику.

Когда главный бухгалтер НЕ может заверить трудовую книжку?

Существует несколько типовых ситуаций‚ когда подпись главного бухгалтера будет недействительной:

• Отсутствие официального документа‚ подтверждающего его полномочия (доверенность‚ положение о должностных обязанностях);
• Конфликт интересов – например‚ бухгалтер является одновременно и работодателем‑учредителем‚ а запись касается его личных трудовых отношений.
• Отсутствие печати организации‚ если в компании её использование обязательно по внутренним регламентам.
• Запись в трудовую книжку производится в рамках процедуры‚ требующей подписи руководителя (например‚ при увольнении по сокращению штата).

Возможные риски и ответственность

Неправильное заверение трудовой книжки может повлечь за собой:

• Гражданско‑правовую ответственность – работник может потребовать компенсацию за нарушение трудовых прав.
• Административную ответственность – штрафы для организации в случае нарушения требований ТК РФ (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Уголовную ответственность – в редких случаях‚ если заведомо подделаны сведения о трудовой истории.
• Потерю доверия со стороны сотрудников и проверяющих органов.

Практические рекомендации для работодателей

1. Оформите внутренний регламент‚ в котором чётко указаны полномочия главного бухгалтера по заверению ТК.
2. Обеспечьте наличие доверенности или приказа‚ подтверждающего эти полномочия.
3. Регулярно проводите обучение бухгалтеров и кадровиков по актуальному законодательству.
4. Ведите журнал контроля за всеми записями в трудовых книжках (дата‚ подпись‚ основание).
5. При работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК) используйте цифровую подпись‚ выданную уполномоченным лицом.
6. В случае сомнений – консультируйтесь с юристом или специалистом по трудовому праву.

Главный бухгалтер может заверять трудовую книжку‚ но только при наличии официального подтверждения своих полномочий. Соблюдение нормативных требований‚ правильная документация и внутренний контроль позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректность трудовых записей.

Помните‚ что правильное оформление трудовой книжки – это не только соблюдение закона‚ но и важный элемент построения доверительных отношений между работодателем и сотрудником.

Дата публикации: