Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина․ Вопрос о том, кто имеет право заводить и вести трудовую книжку, регулируется Трудовым кодексом РФ, нормативными актами ПФР (ныне СФР) и разъяснениями государственных инспекций труда․ Ниже подробно рассмотрены все аспекты: субъекты, обязанные оформлять книжки, порядок перехода на электронный формат, особенности ведения бумажных и электронных трудовых книжек, а также ответственность за их хранение и внесение записей․

Кто обязан заводить трудовую книжку?

Согласно ст․ 66 ТК РФ и разъяснениям ГИТ, обязанность вести трудовую книжку возникает у работодателя в следующих случаях:

Юридические лица (организации любого организационно‑правового формы);
Индивидуальные предприниматели, если они имеют наёмных работников;
Физические лица‑работодатели (например, при найме на работу в личном подсобном хозяйстве) – только если трудовые отношения оформлены официально․

Важно: обязанность возникает, если работник проработал в организации более пяти дней и данная работа является для него основной (см․ разъяснения ГИТ Кировской и Псковской областей)․

Исключения

Если работа носит временно‑случайный характер и продолжительность менее пяти дней – трудовая книжка не заводится;
Для работников, оформивших электронную трудовую книжку (ЭТК) после , бумажный вариант не требуется (см․ п․ 2 ниже);
При совместительстве – основной работодатель ведёт одну трудовую книжку (либо ЭТК), совместители получают только выписки/справки․

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С года введено обязательное оформление электронных трудовых книжек для всех граждан, которые впервые начинают трудовую деятельность․ К 2023 году переход на ЭТК был завершён полностью, и сейчас:

Работодатели обязаны формировать информацию о каждом работнике в цифровой форме и передавать её в Социальный фонд России (СФР);
Если сотрудник до 2021 года имел бумажную трудовую книжку, работодатель ведёт одновременно две формы: бумажную и электронную;
Сотрудник имеет право в любое время подать заявление об отказе от бумажного варианта и продолжать работу только с ЭТК․

Получить выписку из ЭТК можно через личный кабинет на портале «Госуслуги» или обратившись в МФЦ/СФР․ Выписка имеет юридическую силу и может быть предъявлена по месту требования (например, при приёме на новую работу, получении кредита и т․д․)․

Как оформить ЭТК новому сотруднику?

Работодатель направляет в СФР сведения о приёме на работу (форма СЗВ‑ТД) в течение пяти рабочих дней;
СФР формирует электронную трудовую книжку и присваивает ей уникальный номер;
Работник получает уведомление о создании ЭТК в личном кабинете «Госуслуги»;
При необходимости работник может запросить заверенную копию выписки из ЭТК у работодателя․

Кто делает записи в трудовой книжке?

Записи в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) вносятся уполномоченным лицом работодателя, обычно это:

Специалист отдела кадров (кадровик);
Ответственный за ведение трудовых книжек (может быть назначен приказом);
В небольших организациях – непосредственно руководитель или индивидуальный предприниматель․

Согласно разъяснениям ГИТ, нормативные акты не запрещают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, ставить свою подпись в своей собственной трудовой книжке при поступлении на работу и увольнении, если это лицо одновременно является работником организации․ Однако такая практика редка и требует чёткого разделения функций (ведение vs․ запись о себе)․

Что вносится в трудовую книжку?

Сведения о приёме на работу (дата, должность, структурное подразделение);
Переводы, повышения, изменения условий труда;
О наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
Сведения об увольнении (дата, основание, формулировка);
При переходе на ЭТК – запись о переходе в электронный формат (в бумажной книжке) и соответствующая СЗВ‑ТД в СФР․

Запрещено выдавать оригинал трудовой книжки на руки работнику (ст․ 65 ТК РФ)․ Работник может получить только заверенную копию или выписку․

Хранение и предоставление трудовой книжки

Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника и после его увольнения:

Срок хранения – 50 лет с даты последней записи (в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» и нормативными актами архивного дела);
Хранение возможно в бумажном виде (в сейфе, металлическом шкафу) или в электронном виде (в защищённой информационной системе СФР);
При ликвидации организации трудовая книжка передаётся successor‑организации или в архив․

Работник имеет право:

Получить заверенную копию трудовой книжки по своему запросу;
Получить выписку из ЭТК в любое время;
Требовать внесения недостающих или ошибочных записей (через работодателя, а при отказе – через трудовую инспекцию или суд)․

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение порядка ведения, хранения или предоставления трудовой книжки влечёт административную ответственность:

Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб․;
Штраф для организаций – от 30 000 до 50 000 руб․ (ст․ 5․27 КоАП РФ);
При повторных нарушениях – увеличение штрафов и возможная дисквалификация руководителя․

Кроме того, неправильное ведение трудовой книжки может повлечь трудовые споры, восстановление на работе, выплату компенсаций и морального вреда․

Практические рекомендации для работодателей

Определить ответственного за ведение трудовых книжек и закрепить его обязанности локальным нормативным актом;
Вести журнал приёма‑передачи трудовых книжек (при бумажном варианте);
При переходе на ЭТК своевременно подавать СЗВ‑ТД в СФР и фиксировать факт перехода в бумажной книжке (если она ведётся);
Обеспечить защиту электронных данных (шифрование, резервное копирование, ограничение доступа);
Проводить периодический аудит соответствия ведения трудовых книжек требованиям ТК РФ и инструкций СФР;
Обучать кадровых сотрудников изменениям в законодательстве (например, ежегодные обновления правил заполнения СЗВ‑ТД)․

Итак, право заводить и вести трудовую книжку имеет работодатель (юридическое лицо, ИП или физическое лицо‑работодатель) в отношении каждого сотрудника, чья работа в организации является основной и продолжительностью более пяти дней․ С 2021 года для newly hired сотрудников обязательна только электронная трудовая книжка, тогда как для тех, кто начал трудовую деятельность ранее, допускается ведение обеих форм одновременно․ Записи вносятся уполномоченным кадровым специалистом, а хранение и предоставление документа регулируются строго нормативными актами, нарушение которых влечёт административную и, при возникновении спора, гражданскую ответственность․

Соблюдение всех указанных требований гарантирует законность трудовых отношений, защищает права работников и минимизирует риски для работодателя․