С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений». Он предусматривает переход от бумажной трудовой книжки к электронному формату. Вопрос, кто именно инициирует и ведёт электронную трудовую книжку (ЭТК), остаётся актуальным для работодателей и работников.

Правовая основа электронных трудовых книжек

• Федеральный закон № 439‑ФЗ – введение ЭТК, обязательное для всех организаций, которые нанимают сотрудников после 1 января 2020 года.
• В Трудовом кодексе РФ внесены поправки, которые закрепляют: все сведения о трудовой деятельности, стаже и изменениях в статусе работника формируются работодателем в электронном виде и передаются в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ) и в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Для работников, которые впервые вступают в трудовые отношения с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заводится. Вся информация хранится только в электронном виде.

Кто инициирует создание ЭТК?

Вопрос о том, кто «заводит» электронную трудовую книжку, можно рассматривать с двух сторон: инициатором процесса и ответственным за ведение данных.

Инициатор – работодатель

Согласно законодательству, работодатель обязан:

• сразу после заключения трудового договора оформить данные о новом сотруднике в системе ЭТК;
• передать сведения в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ) и в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде;
• обеспечить корректность и своевременность внесения всех изменений (присоединение, перевод, увольнение, перевод в другую организацию и т.д.).

Работник – заявитель

Хотя инициатором формального создания записи является работодатель, работник может самостоятельно инициировать переход на электронный формат, если у него уже есть бумажная трудовая книжка:

• Сотрудник может подать работодателю письменное заявление о переводе трудовой книжки в электронный формат.
• Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, он может сразу получить только ЭТК – бумажный документ ему не выдаётся.
• В случае, если работник не сделал перевод, он может в любой момент подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.

Процесс оформления ЭТК

1. Подготовка документов – работник предоставляет работодателю паспорт, СНИЛС, копию диплома (если требуется), а также сведения о предыдущем месте работы (если применимо).
2. Ввод данных в систему ЭТК – работодатель вводит сведения о сотруднике в электронную систему, используя усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
3. Передача в ФСТЗ и ПФР – данные автоматически передаются в Федеральную службу по труду и занятости и в Пенсионный фонд России.
4. Получение подтверждения – работодатель получает электронное подтверждение о регистрации ЭТК, а работник может в любой момент проверить данные в Едином государственном реестре трудовой деятельности.

Ответственность за ведение ЭТК

Ведение электронных трудовых книжек – обязанность работодателя. Он обязан:

• обеспечивать точность и своевременность внесения всех изменений;
• сохранять резервные копии данных в соответствии с требованиями законодательства;
• предоставлять работнику доступ к его данным по запросу.

Работник же обязан:

• проверять корректность данных в ЭТК;
• сообщать работодателю о любых ошибках или пропущенных сведениях;
• сохранять копию электронного документа для личных нужд.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Удобство доступа – работник может в любой момент проверить сведения о своём стаже и трудовой истории через портал государственных услуг.
• Экономия времени и ресурсов – нет необходимости печатать, хранить и передавать бумажные документы.
• Повышенная безопасность – данные защищены усиленной квалифицированной электронной подписью и хранятся в централизованной базе.
• Сокращение ошибок – автоматизированный ввод данных снижает риск человеческой ошибки.

Как проверить наличие ЭТК у кандидата?

При приёме на работу важно убедиться, что кандидат имеет электронную трудовую книжку. Для этого можно:

• попросить кандидата предоставить ссылку на его профиль в Едином государственном реестре трудовой деятельности;
• проверить наличие записи в системе ФСТЗ через портал государственных услуг;
• запросить у работодателя подтверждение о регистрации ЭТК.

Итак, работодатель является основным инициатором и ответственным за ведение электронных трудовых книжек. Работник может только инициировать перевод своей бумажной трудовой книжки в электронный формат, но сам по себе не заводит запись. С 1 января 2020 года все новые трудовые отношения фиксируются в электронном виде, а для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не создаётся вовсе.

Таким образом, для работодателей важно соблюдать требования закона и своевременно вести ЭТК, а для работников – проверять корректность данных и своевременно подавать заявления о переводе, если это необходимо.