Ведение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей работодателя, регулируемая законодательством Российской Федерации. От правильности оформления и хранения этих документов зависит не только корректность кадрового учета, но и соблюдение трудового законодательства. В этой статье мы подробно рассмотрим, кто может быть назначен ответственным за ведение трудовых книжек, как оформить приказ, какие обязанности возлагаются на такого сотрудника и какая ответственность грозит за нарушения.

Кто может быть назначен ответственным за ведение трудовых книжек?

Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них назначается специально уполномоченное лицо.

На практике такими лицами обычно назначают:

• Специалиста кадровой службы (инспектора по кадрам) — наиболее распространенный вариант в крупных и средних организациях;
• Бухгалтера — особенно в небольших компаниях, где нет отдельного отдела кадров;
• Секретаря или другого сотрудника, ответственного за делопроизводство;
• Руководителя организации — в случае отсутствия приказа о назначении ответственного лица (в этом случае руководитель сам ведет трудовые книжки);
• Сотрудника, ответственного за электронные трудовые книжки, при переходе на электронный формат учета.

Как назначить ответственного за ведение трудовых книжек?

Издание приказа

Процедура назначения ответственного лица начинается с издания приказа (распоряжения) работодателя. Приказ должен быть составлен в письменной форме и содержать следующие обязательные реквизиты:

Приказ должен быть:

• Подписан руководителем организации;
• Зарегистрирован в соответствующем журнале (если таковой ведется);
• Ознакомлен с приказом ответственное лицо (под подпись).

Ознакомление сотрудника с приказом

После издания приказа необходимо ознакомить с ним ответственное лицо под подпись. Это подтверждает, что сотрудник осведомлен о своих обязанностях и несет ответственность за их выполнение.

Обязанности ответственного лица

Ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник должен:

• Вести трудовые книжки — правильно и своевременно вносить записи о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях и других изменениях;
• Хранить трудовые книжки в сейфе или специально оборудованном месте, обеспечивающем их сохранность;
• Учитывать движение трудовых книжек в специальной книге учета;
• Выдавать трудовые книжки сотрудникам при увольнении;
• Обеспечивать правильность заполнения бланков трудовых книжек;
• Следить за своевременным внесением изменений;
• Отчитываться перед руководством о состоянии трудовых книжек.

Что НЕ может делать ответственный за трудовые книжки?

Ответственное лицо не вправе:

• Ставить свою подпись в своей трудовой книжке при поступлении на работу или увольнении (это делает руководитель или другое уполномоченное лицо);
• Вносить исправления в записи без согласования с руководством;
• Хранить трудовые книжки в ненадлежащих условиях;
• Выдавать трудовые книжки без соответствующих оснований (например, при увольнении без приказа).

Ответственность за нарушения в ведении трудовых книжек

За нарушения в ведении, хранении или выдаче трудовых книжек предусмотрена административная и даже уголовная ответственность.

Административная ответственность

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушения трудового законодательства, в т.ч. за неправильное ведение трудовых книжек, могут быть наложены штрафы:

• На должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• На юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• Повторное нарушение может привести к дисквалификации должностного лица на срок до 3 лет.

Уголовная ответственность

В особо тяжких случаях (например, при подделке трудовых книжек или систематическом нарушении прав работников) возможно привлечение к уголовной ответственности по статье 327 УК РФ (подделка документов).

Как правильно заполнять трудовую книжку?

Ответственный за ведение трудовых книжек должен строго соблюдать следующие правила:

1. Использовать только бланки установленного образца (приобретенные у уполномоченных поставщиков);
2. Вносить записи ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
3. Не допускать исправлений, подчисток, помарок — при ошибке запись признается недействительной;
4. Указывать полные и точные данные (дата, должность, основание приема/увольнения);
5. Подписывать записи с указанием должности и расшифровки подписи;
6. Проставлять печать организации (если она имеется);
7. Вести книгу учета движения трудовых книжек (в ней фиксируются все операции с трудовыми книжками).

Нужно ли переиздавать приказ ежегодно?

Нет, приказ о назначении ответственного лица не требует ежегодного переиздания. Он действует до тех пор, пока не будет отменен или изменен новым приказом.

Однако если:

• меняется ответственное лицо;
• изменяются обязанности сотрудника;
• организация переходит на электронные трудовые книжки,

— необходимо издать новый приказ.

Электронные трудовые книжки: особенности назначения ответственного

С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае ответственный сотрудник должен:

• Обеспечивать корректное внесение данных в систему;
• Следить за своевременным обновлением информации;
• Обеспечивать доступ сотрудников к их электронным трудовым книжкам;
• Контролировать правильность заполнения;
• Обучать сотрудников работе с ЭТК.

Приказ о назначении ответственного за электронные трудовые книжки оформляется аналогично бумажному варианту, но с указанием на работу с ЭТК.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек — это не формальность, а обязательная процедура, закрепленная законодательством. От правильности ее выполнения зависит не только compliance с трудовым законодательством, но и защита прав работников.

Руководителю организации следует:

• Своевременно издать приказ о назначении ответственного;
• Обеспечить обучение сотрудника правилам ведения трудовых книжек;
• Организовать надлежащее хранение бланков;
• Проводить регулярный контроль за деятельностью ответственного лица;
• Своевременно реагировать на изменения в законодательстве.

Только так можно избежать штрафов, претензий со стороны сотрудников и других негативных последствий.