Цель статьи – дать полное представление о том‚ кто может быть назначен ответственным за ведение и хранение трудовых книжек‚ какие требования предъявляются к такому лицу‚ какие функции оно выполняет и какие правовые последствия наступают при нарушении порядка.

Правовая основа

Регулирование вопросов учёта и хранения трудовых книжек закреплено в следующих нормативных актах:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России);
• Пункт 40 Порядка учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (приказ Минтруда РФ от № 106н);
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (в части обработки данных‚ содержащихся в трудовых книжках).

Что такое книга движения трудовых книжек?

Это отдельный журнал (или электронный реестр)‚ в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками: выдача‚ возврат‚ отправка по почте‚ передача в архив‚ уничтожение и т.д. Ведение такой книги является обязательным для всех работодателей‚ независимо от формы собственности.

Кому может быть поручена ответственность?

Согласно ТК РФ и пункту 40 Порядка‚ ответственным за ведение и хранение трудовых книжек может быть:

1. Директор (генеральный директор) организации – в случае небольших предприятий‚ где нет отдельного отдела кадров;
2. Главный специалист отдела кадров‚ HR‑менеджер‚ специалист по документообороту;
3. Назначенный сотрудник (например‚ бухгалтер)‚ если в организации нет отдельного кадрового подразделения;
4. Для юридических лиц‚ использующих электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ ответственным может быть ИТ‑специалист‚ отвечающий за безопасность электронных документов.

Требования к лицу‚ назначаемому ответственным

Кандидат на должность ответственного лица должен отвечать следующим критериям:

• Возраст и трудоспособность – не менее 18 лет‚ отсутствие ограничений по здоровью‚ препятствующих работе с документами;
• Знание трудового законодательства – базовое понимание ТК РФ‚ Положения о трудовых книжках и правил их ведения;
• Опыт работы с кадровой документацией – предпочтительно от 1 года в отделе кадров или аналогичной функции;
• Ответственность и добросовестность – отсутствие судимостей‚ связанных с нарушением трудовых прав или злоупотреблением персональными данными;
• Навыки работы с информационными системами – умение пользоваться электронными реестрами‚ если организация перешла на ЭТК.

Процедура назначения ответственного лица

Официальное назначение должно быть оформлено в письменной форме и включать:

1. Приказ работодателя (директора) с указанием ФИО‚ должности и перечня обязанностей;
2. Подпись и печать организации;
3. Согласие назначаемого лица (подписанное заявление о принятии на работу/должность);
4. Регистрацию приказа в кадровой документации (в т.ч. в электронном архиве).

Основные обязанности ответственного лица

Ответственное лицо обязано:

• Вести книгу движения трудовых книжек (журнал или электронный реестр) в соответствии с пунктом 40 Порядка;
• Обеспечивать правильное хранение бумажных трудовых книжек в специально отведённом помещении‚ защищённом от влаги‚ пыли и несанкционированного доступа;
• Контролировать своевременную запись всех операций (выдача‚ возврат‚ отправка почтой‚ передача в архив‚ уничтожение);
• Обеспечивать конфиденциальность персональных данных‚ содержащихся в трудовых книжках;
• Своевременно информировать руководство о нарушениях или утрате документов;
• Участвовать в подготовке к проверкам государственных инспекций (Трудовая инспекция‚ Роснадзор и др.);
• При переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) контролировать загрузку‚ подпись и архивирование электронных записей.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК. Это означает‚ что:

• Электронные трудовые книжки стали основным документом о трудовом стаже;
• Ответственное лицо должно обеспечить доступность системы для работников и их работодателей;
• Необходимо вести электронный журнал движения в той же системе‚ где хранится ЭТК;
• Все операции (создание‚ изменение‚ удаление записей) фиксируются автоматически‚ но контроль за их корректностью остаётся за ответственным лицом.

Что делать‚ если трудовая книжка отправлена по почте в день увольнения?

Согласно полученной информации‚ в такой ситуации необходимо:

1. Сделать запись в книге движения трудовых книжек о том‚ что книжка отправлена (указать дату‚ способ отправки‚ ФИО получателя);
2. Сохранить копию отправления (трекинг‑номер‚ квитанцию);
3. Уведомить увольняющегося сотрудника о способе и сроках доставки;
4. После получения подтверждения о доставке – закрыть запись в журнале (отметить факт получения).

Последствия несоблюдения требований

Нарушения в области ведения и хранения трудовых книжек могут привести к:

• Штрафам для работодателя в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Ответственности за нарушение режима конфиденциальности персональных данных (до 5 млн рублей);
• Отказу в признании трудового стажа при проверках‚ что может повлиять на выплаты пенсий и другие социальные гарантии работника;
• Уголовную ответственность в случае умышленного уничтожения или фальсификации записей (ч. 2 ст. 285.1 УК РФ).

Лучшие практики организации учёта трудовых книжек

Для минимизации рисков рекомендуется:

1. Назначать ответственного лица официальным приказом и фиксировать его полномочия в штатном расписании;
2. Обучать ответственного лицу актуальным изменениям в трудовом законодательстве (курсы‚ вебинары);
3. Вести резервные копии электронных реестров и хранить их в защищённом облачном хранилище;
4. Регулярно проводить внутренний аудит книги движения трудовых книжек (раз в квартал);
5. Обеспечить физическую защиту бумажных книжек (шкафы с замками‚ ограниченный доступ);
6. Внедрять автоматизированные системы HR‚ которые интегрированы с ЭТК и позволяют вести журнал автоматически;
7. Разрабатывать инструкции по работе с трудовыми книжками и доводить их до всех сотрудников отдела кадров.

Назначение лица‚ ответственного за ведение и хранение трудовых книжек‚ – ключевой элемент кадровой политики любой организации. Правильный подбор кандидата‚ чёткое оформление его полномочий и соблюдение регламентов позволяют избежать штрафов‚ обеспечить надёжную защиту персональных данных работников и гарантировать корректное оформление их трудового стажа. С учётом полного перехода на электронные трудовые книжки в 2026 году особое внимание следует уделять ИТ‑безопасности и автоматизации процессов.

Помните: от надёжного учёта трудовых книжек зависит не только юридическая чистота вашей компании‚ но и благосостояние её сотрудников.