Дата составления материала: 15:09:28 ().

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России начался с 1 января 2020 года, однако законодательство предусматривает определённые исключения, позволяющие работникам сохранить привычный бумажный документ. Ниже подробно рассмотрено, кто и при каких условиях может оставить бумажную трудовую книжку, какие обязанности возникают у работодателя и какие последствия это имеет для обеих сторон.

Нормативная база

• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовых книжках» – основной акт, регулирующий ведение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 15 от – вводит обязательное ведение ЭТК с .
• Письмо Минтруда России от № 14-2/ООГ-7143 – разъясняет порядок приёма на работу сотрудников с бумажными ТК.
• Информация из открытых источников (апрель‑октябрь 2024) – подтверждает, что работники со стажем до 2020 года вправе оставить бумажную версию и одновременно вести ЭТК.

Кто может оставить бумажную трудовую книжку?

Согласно действующим нормам, право на сохранение бумажной ТК имеют:

1. Работники, имеющие трудовой стаж до 1 января 2020 года. Они могут выбрать один из двух вариантов:
   • вести только бумажную ТК;
   • вести одновременно бумажную и электронную ТК (дублирование).
2. Сотрудники, принятые на работу до 2021 года, у которых на предыдущем месте работы была бумажная ТК. При приёме на новое место работы они имеют право оставить её у себя, а новый работодатель обязан вести обе версии.
3. Лица, подавшие заявление об отказе от ЭТК в соответствии с внутренними локальными актами работодателя (если такие акты допускают такой отказ). Однако такой отказ возможен только при наличии стажа до 2020 года.

Для работников, принятых на работу после  года и не имеющих стажа до 2020 года, оставление бумажной ТК невозможно – их трудовая деятельность фиксируется исключительно в электронном виде.

Как оформить оставление бумажной трудовой книжки?

Шаг 1. Подача заявления работником

Работник подаёт письменное заявление (можно в свободной форме) с просьбой оставить бумажную трудовую книжку и/или вести её параллельно с ЭТК. В заявлении указываются:

• ФИО и должность;
• Номер и серия бумажной ТК;
• Дата, с которой желается оставить бумажный вариант;
• Подпись и дата подачи.

Шаг 2. Рассмотрение заявления работодателем

Работодатель в течение 5 рабочих дней рассматривает заявление и принимает одно из решений:

• Согласие – выдаётся подтверждение о сохранении бумажной ТК и обязательстве вести обе версии;
• Отказ – возможен только если у работника нет права на сохранение бумажной ТК (например, стаж после 2020 года). Отказ должен быть мотивирован и оформлен письменно.

Шаг 3. Внесение изменений в кадровые документы

При согласии:

• В личную карточку сотрудника вносится отметка о наличии бумажной ТК;
• В системе кадрового учёта активируется ведение дублирующей ЭТК (если работник выбрал оба варианта);
• Сотруднику выдаётся копия заявления с отметкой о согласии работодателя.

Обязанности работодателя при оставлении бумажной ТК

Если работник оставил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжки (если сотрудник выбрал оба варианта).
2. Обеспечить синхронность записей: каждая запись, сделанная в бумажную ТК, должна быть отражена в ЭТК в течение пяти рабочих дней.
3. Хранить бумажную ТК в условиях, исключающих её повреждение (огнеупорный шкаф, сейф или специальный архив).
4. При увольнении сотрудника выдать ему оригинал бумажной ТК (или её заверенную копию) и справку о состоянии ЭТК.
5. При запросе сотрудника предоставить бумажную выписку из ЭТК (например, для подтверждения стажа при обращении в Пенсионный фонд).

Несоблюдение этих требований может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).

Плюсы и минусы оставления бумажной трудовой книжки

Плюсы

• Привычный формат для сотрудников старшего поколения.
• Возможность быстрого предъявления документа при обращении в государственные органы (например, при получении пенсии).
• Дублирование снижает риск потери данных из‑за сбоев в электронных системах.

Минусы

• Дополнительная нагрузка на кадровую службу (ведение двух версий).
• Риск несовпадения записей при несвоевременном обновлении.
• Необходимость обеспечения условий хранения бумажного документа.
• В будущем возможны ограничения на использование бумажных ТК при взаимодействии с некоторыми государственными сервисами, которые принимают только электронные выписки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли перейти с электронной ТК на бумажную после 2021 года?

Нет. Обратный переход на бумажную форму не предусмотрен законодательством. Если сотрудник уже вёл исключительно ЭТК, вернуть бумажную версию нельзя.

Что делать, если бумажная ТК утеряна?

Сотрудник должен обратиться к текущему или бывшему работодателю с запросом о выдаче справки о стаже и выписке из ЭТК. На основании этих документов можно восстановить трудовую стаж в Пенсионном фонде.

Нужно ли заверять бумажную ТК у нотариуса?

Нотариальное заверение не требуется. Достаточно, чтобы записи были сделаны уполномоченным лицом отдела кадров и заверены подписью и печатью организации.

Можно ли вести только бумажную ТК, если стаж до 2020 года?

Да. Закон допускает ведение исключительно бумажной ТК для сотрудников с трудовым стажем до  года.

Какие штрафы грозят работодателю за несвоевременное обновление ЭТК?

За нарушение сроков внесения записей в ЭТК может быть наложен штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Оставить бумажную трудовую книжку возможно, но только для определённой категории работников – тех, кто имеет трудовой стаж до 1 января 2020 года или был принят на работу до 2021 года с существующей бумажной ТК. В этом случае работодатель обязан вести обе версии документа и обеспечивать их синхронность. Для остальных сотрудников переход на электронный формат является обязательным, и сохранение бумажной ТК не предусмотрено.

Перед принятием решения о сохранении бумажной трудовой книжки рекомендуется:

• Внимательно изучить трудовой стаж и дату приёма на работу;
• Подать письменное заявление работнику кадровика;
• Получить письменное согласие работодателя;
• Обеспечить надлежащие условия хранения и своевременное обновление обеих версий книжки;

Соблюдение этих простых шагов позволит избежать правовых рисков и обеспечит комфортное взаимодействие с государственными органами, пенсионным фондом и будущими работодателями.