Вопрос, который часто задают советники, юристы и сами руководители компаний: «Кто имеет право подписать трудовую книжку генерального директора, если он увольняется по собственному желанию?» Ответ зависит от нескольких факторов: формы собственности компании, положения устава, а также требований Трудового кодекса РФ.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ):
- Трудовая книжка оформляется и ведётся работодателем.
- Подписывать запись об увольнении обязан лицо, уполномоченное представлять работодателя в трудовых отношениях.
- Для руководителей высшего звена (генеральный директор, президент, председатель правления) порядок подписания может быть уточнён внутренними документами компании.
Таким образом, ключевым моментом является наличие уполномоченного представителя работодателя. Ниже рассмотрим, кто может выступать в этой роли.
Кто может быть уполномоченным представителем?
2.1 Совет директоров (наблюдательный совет)
В акционерных обществах (АО) и обществах с ограниченной ответственностью (ООО), где уставом предусмотрено наличие совета директоров, запись в трудовой книжке может подписать:
- Председатель совета директоров;
- Член совета директоров, которому делегированы полномочия по кадровым вопросам.
2.2 Исполнительный орган (правление, исполнительный директор)
Если у компании нет совета директоров, но есть правление, то подпись может поставить:
- Исполнительный директор (если он не является увольняемым генеральным директором);
- Заместитель генерального директора, уполномоченный уставом или решением учредителей.
2.3 Учредители (участники) общества
В небольших ООО, где учредители одновременно являются единственными участниками и управленцами, запись в трудовой книжке может подписать:
- Учредитель (участник), который является единоличным представителем общества;
- Лицо, получившее доверенность от учредителей на выполнение кадровых функций.
2.4 Доверенное лицо (доверенность)
Если ни один из вышеперечисленных лиц не может подписать документ, генеральный директор может оформить доверенность (документ, нотариально заверенный) на конкретное лицо (например, HR‑менеджера). Доверенность должна:
- Содержать чёткое указание полномочий (подписание трудовых книжек, выдача справок и т.д.);
- Быть выдана в письменной форме и заверена нотариусом;
- Иметь срок действия, покрывающий дату увольнения.
Пошаговая инструкция оформления увольнения генерального директора
- Подготовка заявления об увольнении – генеральный директор подаёт письменное заявление об увольнении по собственному желанию. По ТК РФ заявление должно быть подано не менее чем за две недели до предполагаемой даты увольнения, если иное не предусмотрено трудовым договором.
- Согласование с учредителями/советом директоров – в зависимости от устава, требуется решение учредителей или совета директоров о принятии заявления.
- Оформление приказа об увольнении – уполномоченное лицо (см. раздел 2) издаёт приказ «Об увольнении генерального директора» с указанием даты увольнения и причины (по собственному желанию).
- Запись в трудовую книжку – уполномоченный представитель подписывает запись в трудовой книжке, указывая:
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (по собственному желанию);
- Подпись и печать организации (если предусмотрено).
- Выдача справки о заработной плате и о доходах – в течение трёх рабочих дней после увольнения гендиректор получает справку 2‑НДФЛ и справку о заработной плате.
- Сдача имущества и доступа – генеральный директор обязан вернуть все имущество компании (ключи, ноутбуки, документы) и закрыть доступ к корпоративным системам.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кто подписывает трудовую книжку, если генеральный директор одновременно является учредителем?
В таком случае запись может подписать любой из учредителей, который не является увольняемым, либо лицо, получившее нотариально заверенную доверенность от учредителя‑гендиректора.
Можно ли обойтись без подписи в трудовой книжке?
Нет. Трудовая книжка – официальный документ, и отсутствие подписи считается нарушением ТК РФ. При отсутствии подписи запись считается недействительной, что может привести к проблемам при получении пенсии.
Что делать, если в компании нет отдельного HR‑отдела?
Ответственность за оформление увольнения возлагается на уполномоченное лицо (совет директоров, правление, учредитель). При отсутствии такового рекомендуется оформить доверенность на одного из сотрудников, который будет заниматься кадровыми вопросами.
Какие документы необходимо хранить после увольнения?
Генеральный директор должен сохранить:
- Копию приказа об увольнении;
- Трудовую книжку с подписью;
- Справку 2‑НДФЛ;
- Справку о доходах за последний год (для пенсионного фонда).
Практические рекомендации
- Проверьте устав компании. В нём часто прописаны конкретные процедуры подписания кадровых документов.
- Оформляйте доверенность заранее. Это избавит от задержек в случае, если уполномоченное лицо будет недоступно.
- Соблюдайте сроки. По ТК РФ заявление должно быть подано минимум за две недели, если договором не установлено иное.
- Не забывайте о печати. Если у организации есть печать, её ставят рядом с подписью в трудовой книжке.
- Консультируйтесь с юристом. При увольнении высшего руководства часто возникают нюансы, связанные с разделом имущества, выплатами и конкурсными процедурами.
Подписывать запись об увольнении генерального директора по собственному желанию обязан уполномоченный представитель работодателя. Это может быть председатель совета директоров, член правления, учредитель, либо лицо, получившее доверенность. Важно, чтобы процесс был оформлен в соответствии с Трудовым кодексом РФ и уставными документами компании, иначе запись в трудовой книжке может быть признана недействительной, что негативно скажется на будущих пенсионных и социальных правах руководителя.
При правильном подходе процесс увольнения проходит гладко, а все юридические формальности соблюдаются, что защищает интересы как компании, так и самого генерального директора.
Автор статьи: юридический консультант по трудовому праву.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.