Вопрос оформления документов специалиста по кадрам часто вызывает затруднения, так как возникает ситуация «самоподписи». Кадровик, это человек, который ведет документацию всех сотрудников организации, включая свою собственную. Однако закон не допускает, чтобы работник самостоятельно подписывал приказы о своем приеме, переводе или увольнении, а также вносил записи в свою трудовую книжку.
Общие правила оформления трудовых книжек
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Согласно правилам ведения трудовых книжек, все записи в них должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Главный принцип: лицо, в отношении которого вносится запись, не может быть лицом, которое эту запись делает и подписывает.
Кто имеет право подписывать трудовую книжку кадровика?
Поскольку кадровик не может расписаться в собственной книжке, полномочия по оформлению его документов делегируются другим сотрудникам. В зависимости от структуры компании, это может быть:
- Руководитель организации (Генеральный директор) — как лицо, обладающее высшими полномочиями в компании, он имеет полное право подписывать любые кадровые документы, включая трудовую книжку главного специалиста по кадрам.
- Заместитель руководителя — если в компании есть первый заместитель директора с соответствующими полномочиями.
- Другой сотрудник отдела кадров — если в отделе работает несколько специалистов, записи в книжку одного может вносить и подписывать другой (например, старший инспектор подписывает книжку младшего, или наоборот, если есть соответствующий приказ);
- Бухгалтер или администратор — в малых организациях, где нет другого кадровика, функции по оформлению документов кадровика может временно взять на себя другой ответственный сотрудник по приказу руководителя.
Варианты оформления в зависимости от размера компании
В крупных компаниях
В больших организациях обычно существует иерархия в отделе кадров. В этом случае трудовую книжку кадровика подписывает его непосредственный руководитель (начальник отдела кадров или HR-директор).
В малых компаниях (где кадровик один)
Если специалист по кадрам является единственным сотрудником, ответственным за документацию, все записи в его трудовую книжку вносит и подписывает руководитель организации (директор).
Порядок действий при внесении записи
- Издание приказа: Сначала издается приказ (о приеме, переводе или увольнении), который подписывает руководитель организации;
- Внесение записи: Запись в трудовую книжку кадровика вносит либо руководитель, либо другой уполномоченный сотрудник.
- Заверение: Запись заверяется подписью того, кто её внес, и печатью организации.
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 2021 года большинство работодателей перешли на электронный формат учета стажа. В случае с ЭТК процесс упрощается:
- Сведения о трудовой деятельности подаются в Социальный фонд России (СФР) через электронные формы.
- Отчетность отправляется с использованием электронной подписи (ЭЦП) организации.
- Поскольку ЭЦП обычно принадлежит руководителю или лицу, имеющему право подписи от имени компании, проблема «самоподписи» в электронном виде практически исчезает.
Резюме
Если вы работаете кадровиком и вам нужно оформить запись в собственной бумажной трудовой книжке, ни в коем случае не подписывайте её самостоятельно. Это будет считаться нарушением правил ведения документации и может привести к признанию записи недействительной.
Рекомендуемое решение: передайте оформление своей книжки генеральному директору или другому сотруднику, наделенному соответствующими полномочиями по приказу руководителя.