Ведение трудовых книжек регулируется Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»․ В этих правилах чётко указано, кто имеет право ставить подпись в трудовых книжках работников․ Ниже – подробный разбор всех возможных вариантов․

Правовые основы

Согласно п․ 35 Правил, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам․ При этом не допускается различать их по смыслу – обе подписи имеют одинаковую юридическую силу․

Однако в практике часто возникают спорные вопросы, связанные с тем, кто именно может подписать запись о увольнении или о изменениях в трудовых книжках․

Кто имеет право подписи?

• Лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (чаще – специалист по кадрам)․
• Руководитель организации (предприниматель), если в компании нет отдельного кадрового подразделения․
• Заместитель руководителя или иной уполномоченный сотрудник, на которого официально переданы полномочия по ведению кадровой документации․

Важно: подпись может ставиться только после того, как предоставлены документы, подтверждающие право подписи (см․ ниже)․

Практические нюансы

В процессе работы с трудовыми книжками часто возникают вопросы, которые требуют уточнения порядка подписания․

Подпись при увольнении

По мнению большинства специалистов, работнику при увольнении подпись ставить не требуется․ Порядок ведения и хранения трудовых книжек не предусматривает обязательного ставившегося под запись об увольнении подписи самого работника․

Запись об увольнении подписывается либо руководителем, либо лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, после чего к записи прикладывается печать организации․

Подпись и печать

Для заверения записи в трудовой книжке необходимо:

1. Поставить подпись уполномоченного лица․
2. Установить правильную печать организации (круглая печать с указанием фирменного наименования)․
3. При необходимости – приложить документы, подтверждающие право подписи (см․ пункт 2․3)․

Документы, подтверждающие право подписи

Если в ходе работы с соцзащитой (например, при оформлении пенсии) требуется подтверждение права подписи, нанимателю достаточно представить:

• Оригинал или заверенную копию приказа о передаче полномочий по ведению трудовых книжек;
• Копию инструкции по ведению трудовых книжек, где указано, кто отвечает за выдачу;
• При необходимости – копию круглой печати с указанием фирменного наименования․

Что делать, если в организации нет кадровой службы?

В случае отсутствия отдельного кадрового подразделения (отдела кадров) полномочия по ведению трудовых книжек переходят к руководителю организации․

Тем не менее, руководитель может делегировать эти функции другому сотруднику, но только через официальный приказ, в котором указано, кто именно будет отвечать за выдачу и подпись трудовых книжек․

Пример оформления:

Приказ № 15 от «01» марта 2026 г․
О передаче полномочий по ведению трудовых книжек
Сотруднику Иванову П․В․ (старшему менеджеру по персоналу)

Оформление книги учёта

Если в организации нет кадровой службы, необходимо самостоятельно разработать:

• Книгу (журнал) учёта бланков трудовых книжек;
• Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
• Поручить выполнение этих задач ответственному лицу․

Часто задаваемые вопросы

1. Может ли подпись ставить сам работник? – Нет, подпись работника требуется только в случае получения записи, но не при её оформлении․
2. Кто подписывает первую страницу (ьный лист) трудовой книжки? – Лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает ьный лист, после чего ставится печать․
3. Нужна ли подпись при внесении исправлений? – Да, любые изменения в трудовой книжке оформляются подписью уполномоченного лица и печатью организации․
4. Что делать, если подпись поставлена не тем, кто имеет право? – Такая запись считается недействительной, и её необходимо повторно оформить уполномоченным лицом․

Таким образом, право подписать трудовые книжки имеет только лицо, официально назначенное в соответствии с законодательством (кадровый специалист, руководитель или его уполномоченный представитель)․ При этом:

• Подпись должна сопровождаться правильной печатью организации․
• Для подтверждения права подписи необходимо иметь соответствующие документы (приказ, инструкцию, копию печати)․
• При отсутствии кадровой службы функции могут быть переданы руководителю или его заместителю, но только через официальный приказ․

Соблюдение этих требований гарантирует юридическую корректность всех записей в трудовых книжках и избавит организации от возможных споров при проверках трудовой инспекции․