В современных условиях, особенно в малом и среднем бизнесе, часто возникает ситуация, когда штатное расписание не предусматривает должность кадровика или специалиста по кадровому учету. В таких случаях работодатель сталкивается с вопросом: кто имеет право подписывать трудовые книжки, как бумажные, так и электронные? Ответ на этот вопрос не только практический, но и юридически значимый, поскольку неправильное оформление трудовой книжки может повлечь за собой штрафы от трудовой инспекции и осложнения при оформлении пенсии или трудоустройстве сотрудника.
Законодательная база
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66) и Положению об особенностях ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 695), ответственность за ведение и оформление трудовых книжек несёт работодатель. Это означает, что даже при отсутствии отдельного кадровика, обязанность по оформлению трудовых книжек не снимается — её должен выполнять кто-то из уполномоченных лиц.
Кто может подписывать трудовую книжку?
Если в организации нет кадровика, то подписать трудовую книжку может:
- Руководитель организации — генеральный директор, директор, глава предприятия (в т.ч. ИП, если он является работодателем).
- Иное уполномоченное лицо, на которое возложены функции по ведению кадрового учёта — например, бухгалтер, секретарь, начальник отдела или иной сотрудник, если это закреплено приказом.
Важно! Подпись должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства:
- Подпись ставится рукописно (не печатью, не электронной подписью в бумажной книжке).
- Подпись должна быть расшифрована — фамилия, инициалы.
- На оборотной стороне книжки (в графе «Особые отметки») указывается должность лица, подписавшего книжку.
Как оформить уполномоченного сотрудника?
Чтобы избежать споров с инспекцией труда, необходимо официально закрепить обязанности по ведению трудовых книжек за конкретным сотрудником. Для этого:
- Издается приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на сотрудника (например, бухгалтера или секретаря).
- В приказе указываются:
- ФИО сотрудника
- Должность
- Конкретные обязанности: «Ведение и оформление трудовых книжек, включая внесение записей о приеме, переводе, увольнении, проставление подписей и печатей»
- Приказ должен быть ознакомлен с сотрудником под подпись.
- Внутренний трудовой распорядок или должностная инструкция сотрудника также могут содержать эти обязанности.
Что делать, если руководитель — единственный работник?
Если вы — индивидуальный предприниматель (ИП) и у вас нет сотрудников, то трудовые книжки вам не нужны. Но если вы приняли на работу хотя бы одного человека — вы становитесь работодателем и обязаны вести трудовую книжку;
В этом случае ИП подписывает трудовую книжку сам, как руководитель. В графе «Подпись» ставится подпись ИП, а в графе «Должность» пишется, например: «Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.».
Электронные трудовые книжки: кто отвечает?
С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для всех новых сотрудников. Для этого:
- Работодатель должен быть регистратором в системе Пенсионного фонда РФ;
- Ответственное лицо (даже если это не кадровик) должно иметь доступ к личному кабинету работодателя на сайте ПФР.
- Записи в ЭТК вносятся через специальную форму на сайте ПФР — и подпись здесь не требуется, так как подтверждение осуществляется через электронную подпись работодателя (КЭП) или через личный кабинет с подтверждением через СМС/логин.
Таким образом, для электронных книжек не нужна ручная подпись — но ответственность за своевременное и корректное внесение данных остаётся на работодателе.
Что будет, если трудовую книжку подпишет неуполномоченное лицо?
Если трудовую книжку подпишет сотрудник, не уполномоченный приказом (например, просто «взял и подписал»), то:
- Трудовая книжка может быть признана недействительной;
- Работник может столкнуться с проблемами при оформлении пенсии;
- Работодатель рискует получить штраф от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
Рекомендации для малого бизнеса
Чтобы избежать ошибок и штрафов, рекомендуем:
- Даже при отсутствии кадровика — издайте приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на одного из сотрудников.
- Обязательно оформите должностную инструкцию с перечнем обязанностей.
- Для электронных книжек, зарегистрируйтесь в личном кабинете работодателя на сайте ПФР.
- Храните все приказы и журналы учета трудовых книжек не менее 75 лет (для бумажных) и бессрочно (для электронных).
- Если вы не уверены — обратитесь за консультацией к юристу или в трудовую инспекцию.
Отсутствие кадровика не освобождает работодателя от обязанности вести трудовые книжки. Подписать трудовую книжку может руководитель организации или иное уполномоченное лицо, если это закреплено приказом. Главное, соблюдать форму, порядок и документальное оформление. Правильное ведение трудовых книжек, это не только формальность, но и защита прав сотрудников и самого работодателя.
Не забывайте: всё, что не оформлено документально, не существует в глазах закона. Поэтому даже в маленькой компании — приказ, подпись, расшифровка и ответственность — это обязательные элементы.