Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Вопрос о том, кто имеет право вносить записи и ставить подпись в трудовой книжке, часто возникает у работодателей, особенно в небольших организациях (численность сотрудников до 25 человек). В статье рассмотрим нормативную базу, порядок оформления записей и конкретно – может ли главный бухгалтер подписать трудовую книжку при увольнении сотрудника.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие порядок заполнения и подписи в трудовой книжке:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 67, 68, 71, 73.
- Приказ Минтруда России от № 385н «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении порядка заполнения трудовой книжки».
- Коллективный договор (если он есть) и внутренние локальные нормативные акты (приказы, доверенности).
Кто имеет право подписывать трудовую книжку?
Согласно ТК РФ и приказам Минтруда, подпись в трудовой книжке ставит лицо, уполномоченное работодателем. Это может быть:
- Генеральный директор (или иное лицо, осуществляющее руководство организации).
- Главный бухгалтер, если у него есть соответствующие полномочия, закреплённые приказом или доверенностью.
- Иное лицо, назначенное работодателем (например, заместитель директора, руководитель отдела кадров, секретарь), если его полномочия зафиксированы в приказе.
Требования к подписи
- Подпись должна быть оригинальной (ручной) и читабельной.
- Подпись сопровождается печатью организации (если она используется).
- Запись в книжке должна быть сделана в установленном порядке: сначала запись о приёме на работу, затем о переводах, повышениях, и в конце – запись об увольнении.
Главный бухгалтер как подписант
Главный бухгалтер традиционно отвечает за бухгалтерию и финансовый учёт, однако в трудовом законодательстве ему не запрещено выполнять функции подписанта трудовой книжки. Главное условие – наличие полномочий, которые должны быть оформлены в виде:
- Приказа работодателя «О назначении главного бухгалтера подписантом трудовых книжек».
- Доверенности (если главный бухгалтер подписывает книжку от имени генерального директора).
Эти документы фиксируют, что главный бухгалтер имеет право:
- Вносить запись о приёме на работу.
- Оформлять запись о переводе, повышении, изменении условий труда.
- Ставить подпись в разделе «Увольнение» (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
Особенности для организаций с численностью до 25 человек
Для небольших предприятий Трудовой кодекс не вводит дополнительных ограничений по количеству подписантов. Однако часто в таких компаниях отсутствует отдельный отдел кадров, и функции по оформлению трудовых книжек распределяются между руководителями и главным бухгалтером. При этом:
- Если в организации нет генерального директора (например, это индивидуальный предприниматель), то подпись может ставить бухгалтер‑управляющий или лицо, уполномоченное ИП.
- При отсутствии директора в момент увольнения (отпуск, болезнь) подпись может поставить главный бухгалтер, если у него есть доверенность от директора.
Порядок оформления записи об увольнении
Запись в трудовой книжке об увольнении делается в следующей последовательности:
- Заполняется запись о прекращении трудового договора (дата увольнения, причина увольнения – «по собственному желанию», «по соглашению сторон» и т.д.).
- Подписывается лицо, уполномоченное работодателем (главный бухгалтер, директор, иное). Подпись ставится в строке «Подпись работодателя».
- Работник ставит свою подпись в строке «Подпись работника».
- При необходимости ставится печать организации.
Что делать, если полномочия не зафиксированы?
Если в организации нет официального приказа или доверенности, подпись главного бухгалтера может быть оспорена в суде. Чтобы избежать споров, рекомендуется:
- Составить приказ о назначении главного бухгалтера подписантом трудовых книжек и подписать его руководителем.
- Хранить копию приказа в кадровом деле.
- При отсутствии директора оформить доверенность, в которой чётко указано право подписи в трудовых книжках.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Может ли главный бухгалтер подписать трудовую книжку без приказа?
Теоретически – да, если в коллективном договоре или внутреннем регламенте уже прописано, что главный бухгалтер имеет такие полномочия. На практике без официального приказа подпись может быть признана недействительной.
Что делать, если главный бухгалтер отказывается ставить подпись?
Работодатель (директор) обязан оформить соответствующий приказ, предоставив бухгалтеру полномочия. Если бухгалтер отказывается без законных оснований, это может рассматриваться как нарушение трудового законодательства.
Может ли секретарь подписать трудовую книжку?
Только если у него есть письменные полномочия (приказ или доверенность). Обычная административная роль секретаря не подразумевает право подписи в трудовой книжке.
Как оформить доверенность для подписи?
Доверенность должна быть оформлена в письменной форме, подписана генеральным директором (или иным уполномоченным лицом) и заверена печатью организации. В ней указываются:
- ФИО доверенного лица (главного бухгалтера).
- Конкретные действия – «подписывать трудовые книжки, вносить записи о приёме, переводе, увольнении».
- Срок действия доверенности.
Главный бухгалтер может ставить подпись в трудовой книжке, в т.ч. при увольнении сотрудника, при условии наличия официальных полномочий, закреплённых приказом работодателя или доверенностью. Размер организации (до 25 человек) не меняет требований законодательства, однако в небольших компаниях часто именно бухгалтер выполняет эту функцию. Чтобы избежать юридических споров, рекомендуется:
- Оформить приказ о назначении главного бухгалтера подписантом трудовых книжек.
- При необходимости оформить доверенность.
- Хранить все документы в кадровом деле.
- Следовать установленному порядку заполнения записей в трудовой книжке.
Соблюдение этих простых правил гарантирует законность действий работодателя и защиту прав как работников, так и организации.
Дата публикации: