Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина. От своевременности ее получения зависит не только устройство на новую работу, но и оформление пенсионных выплат или социальных пособий. Однако жизненные обстоятельства могут сложиться так, что работник не может лично присутствовать в день увольнения. Кто же имеет право получить этот важный документ вместо него?
Общее правило: личное получение
Согласно действующему трудовому законодательству (включая нормы, актуальные на май 2026 года), основным правилом является выдача трудовой книжки непосредственно работнику в день его увольнения. Работодатель обязан вручить документ под роспись в личной карточке работника и в книге учета движения трудовых книжек.
Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя влечет за собой материальную ответственность: компания обязана выплатить работнику средний заработок за все время задержки.
Кто может получить трудовую книжку вместо работника?
Если работник не может явиться за документом лично, законодательство предусматривает несколько законных способов передачи трудовой книжки третьим лицам.
Представитель по нотариально заверенной доверенности
Это самый надежный и распространенный способ. Работник может оформить нотариальную доверенность на другое лицо (родственника, друга, коллегу). В доверенности должно быть четко прописано право представителя на получение трудовой книжки и иных документов, связанных с работой.
- Представитель обязан предъявить оригинал доверенности.
- Представитель должен предъявить свой паспорт.
- Работодатель делает копию доверенности и прикладывает ее к личному делу работника.
Родственники (при определенных условиях)
В некоторых случаях, если это предусмотрено локальными нормативными актами организации или сложившейся практикой (с осторожностью), трудовую книжку могут выдать близким родственникам. Однако, чтобы обезопасить себя от претензий, работодатель вправе потребовать:
- Письменное заявление от работника с просьбой выдать книжку конкретному лицу.
- Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении).
- Паспорт родственника.
Важно: Без письменного согласия работника выдача трудовой книжки родственникам без нотариальной доверенности несет риски для работодателя. Поэтому наличие простой письменной просьбы от работника (отправленной, например, через электронную почту с ЭЦП или заказным письмом) крайне желательно.
Почтовая пересылка
Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения и не передал доверенность, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку его по почте.
С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Пересылка осуществляется заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу, указанному в личном деле работника.
Что делать, если трудовая книжка не получена вовремя?
Как отмечали в Министерстве труда и социальной защиты, задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя недопустима. Если работник не может забрать документ сам, ему следует:
- Оперативно уведомить отдел кадров о невозможности личного присутствия.
- Оформить доверенность на представителя.
- Направить письменное согласие на почтовую пересылку.
Ответственность сторон
Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку как средство давления (например, из-за материального ущерба или неотработанного времени). Такие действия незаконны. С другой стороны, работник также обязан проявить разумную diligence (осмотрительность) и либо забрать документ, либо организовать его получение через доверенное лицо или почту.
Получение трудовой книжки при увольнении, критически важный этап завершения трудовых отношений. Лучшим вариантом остается личное получение. Если это невозможно, нотариальная доверенность является самым юридически чистым способом передачи документа третьему лицу. Это защищает права работника на своевременное получение стажевого документа и снимает риски с работодателя.
Помните: сохранность трудовой книжки и своевременность ее оформления, залог вашего будущего пенсионного обеспечения и подтверждения профессионального пути.