Электронная трудовая книжка (ЭТК) заменила традиционный бумажный документ, но при этом сохранила свою главную функцию – фиксировать трудовую деятельность гражданина. Благодаря цифровому формату информация стала доступнее, однако доступ к ней строго регламентирован законодательством. Ниже подробно рассмотрим, кто именно может видеть сведения из ЭТК и какими способами это можно сделать.

Основные категории лиц, имеющих доступ к ЭТК

• Сотрудник (владелец книжки) – имеет постоянный, неограниченный доступ к своей электронной трудовой книжке в любое время.
• Работодатель – может просматривать сведения только за тот период, когда сотрудник работал у него. Доступ предоставляется через личный кабинет на портале Госуслуги или через систему взаимодействия с Пенсионным фондом России (ПФР).
• Уполномоченные сотрудники Пенсионного фонда России (ПФР) / Социального фонда России (СФР) – имеют право запрашивать и обрабатывать данные из ЭТК для назначения пенсий, пособий и других социальных выплат.
• Многофункциональные центры (МФЦ) – при подаче заявления о выдаче выписки или подтверждении трудового стажа сотрудники МФЦ могут получить доступ к сведениям из ЭТК в рамках оказания государственной услуги.
• Судебные органы и следственные органы – в рамках уголовного, административного или гражданского производства могут получить доступ к данным ЭТК по судебному решению или запросу, соответствующему законодательству.

Как сотрудник получает доступ к своей ЭТК

Сотрудник может просматривать свою электронную трудовую книжку следующими способами:

1. Личный кабинет на портале Госуслуги – после авторизации (через логин/пароль, подтвержденную учетную запись или через ЕСИА) в разделе «Трудовая деятельность» отображается полная история трудовой занятости.
2. Сайт Пенсионного фонда России (ПФР) / Социального фонда России (СФР) – аналогичный личный кабинет, где доступны сведения из ЭТК и возможность запросить выписку.
3. Многофункциональный центр (МФЦ) – при личном визите сотрудник может попросить распечатать выписку из ЭТК или получить её в электронном виде на указанный адрес электронной почты.
4. Через работодателя – некоторые компании предоставляют сотрудникам доступ к выписке из ЭТК через внутренний корпоративный портал, однако эта возможность зависит от внутренних регламентов работодателя.

Доступ работодателя к ЭТК своего сотрудника

Работодатель имеет право видеть только те записи, которые относятся к периоду трудовой деятельности сотрудника в данной организации. Это обеспечивается следующим образом:

• При приёме на работу сотрудник подаёт заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки (если ещё не сделал этого ранее).
• Работодатель ежемесячно передаёт в ПФР сведения о приёме, переводе, увольнении и изменениях в трудовой функции сотрудника.
• Эти данные попадают в единую базу ПФР и становятся доступными работодателю через его личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Работодатель» → «Сведения о сотрудниках»).
• Доступ ограничен текущим периодом employment; после увольнения работодатель больше не может видеть новые записи, связанные с этим сотрудником.

Кто ещё может запрашивать данные из ЭТК?

Помимо сотрудника и работодателя, доступ к информации из электронной трудовой книжки предоставляется следующим организациям и должностным лицам:

• Пенсионный фонд России (ПФР) / Социальный фонд России (СФР) – для расчёта пенсии, назначения льгот, подтверждения стажа работы в особых условиях (Крайний Север, вредное производство и т.д.).
• Многофункциональные центры (МФЦ) – при оказании государственных услуг, связанных с трудоустройством, получением пособий, оформлением кредитной истории и т.п.
• Судебные и следственные органы – по решению суда или в рамках следственных действий, если это необходимо для установления фактов трудовой деятельности.
• Федеральная налоговая служба (ФНС) – в ограниченных случаях, связанных с проверкой доходов и налогообложения.

Как получить выписку из ЭТК

Выписка – это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина. Её можно получить следующими способами:

1. Через личный кабинет на Госуслугах – выбрать услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки», подтвердить запрос и получить документ в формате PDF.
2. Через сайт ПФР/СФР – аналогичная процедура в личном кабинете гражданина.
3. В МФЦ – подать заявление о выдаче выписки; документ выдаётся на месте или направляется на электронную почту.
4. Через работодателя – запросить справку о периоде работы у конкретного работодателя (обычно предоставляется в бухгалтерии или отделе кадров).

При получении выписки важно проверить, что в ней указаны:

• ФИО гражданина;
• Серия и номер электронной трудовой книжки;
• Дата приёма на работу, переводов, увольнений;
• Трудовая функция и её код (что особенно важно для льготных категорий работников).

Электронная трудовая книжка предоставляет удобный и безопасный способ хранения трудовой истории, но доступ к ней строго регулируется. Сотрудник имеет постоянный и полный доступ к своей ЭТК, работодатель – только за период своей занятости сотрудника, а уполномоченные органы (ПФР/СФР, МФЦ, суды) могут получать сведения в рамках своих законных полномочий. Знание этих правил помогает гражданам эффективно пользоваться своими правами, а работодателям – корректно выполнять обязательства по передаче данных в Пенсионный фонд.

Следует помнить, что переход на электронный формат трудовой книжки был добровольным, однако к 2021 году все работающие граждане были обязаны определиться с выбором формата. Поэтому сегодня большинство россиян уже пользуются ЭТК и могут в любой момент получить доступ к своей трудовой истории через приведённые выше каналы.