Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. Записи в ней вносятся строго по установленным правилам‚ и не каждый может их делать. В статье разберём‚ кто имеет право вносить записи в трудовые книжки‚ какие особенности существуют и как правильно оформлять такие записи.
Кто может вносить записи в трудовые книжки?
Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Министерства труда‚ в трудовые книжки вносятся только те сведения‚ которые подтверждены официальными документами компании. Право вносить такие записи имеет ограниченный круг лиц:
- Уполномоченный сотрудник кадрового подразделения – главный бухгалтер‚ HR‑менеджер или иной специалист‚ которому передана полномочия по ведению кадрового учёта.
- Руководитель организации (или ИП) – в случае небольших предприятий‚ где нет отдельного отдела кадров‚ записи могут ставить непосредственно руководитель.
- Сам сотрудник – если он одновременно отвечает за ведение трудовых книжек (например‚ в небольших организациях‚ где один человек одновременно работает и как HR‑специалист).
Важно: никто‚ не имеющий официального полномочия‚ не имеет права ставить подписи и вносить записи в трудовые книжки.
Как определяется уполномоченный сотрудник?
Определение уполномоченного сотрудника фиксируется в:
- Приказ о назначении ответственного за кадровый учет.
- Устава организации‚ где прописаны функции отделов и должностей.
- Договора о поручении ведения трудовых книжек (если он заключён).
Только после официального уполномочивания сотрудник может вносить записи.
Как правильно оформлять записи в трудовых книжках?
Записи должны соответствовать требованиям Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённого постановлением Правительства РФ). Ниже перечислены основные требования.
Содержание записей
- Дата приёма на работу.
- Должность‚ подразделение‚ место работы.
- Основание заключения трудового договора (пост‚ приказ‚ договор).
- Сведения о смене должности‚ месте работы‚ увольнении и причинах увольнения.
- Сведения о воинском учёте‚ военной службе‚ совместительстве.
- Сведения о наградах‚ благодарностях‚ дисциплинарных взысканиях.
Форма записи
Записи вносятся чернилами серого‚ синего или фиолетового цвета. Карандаш‚ шариковая ручка другого цвета или маркер не допускаются.
Электронные трудовые книжки
С 2026 года в РФ активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК); Записи в ней могут вносить только те лица‚ которые имеют доступ к системе управления персоналом (СУП) и официально уполномочены на внесение данных. При этом запись о прохождении военной службы вносится по месту прохождения службы‚ а не работодателем.
Особые случаи внесения записей
Работа по совместительству
Если сотрудник работает одновременно в нескольких местах‚ запись о совместительстве вносится в трудовые книжки по месту основной работы. При этом в книжку вносится запись о втором месте работы только в том случае‚ когда оно становится основным (трудовой договор расторгается с прежним работодателем).
Приостановление или возобновление действия трудового договора
Вопрос о необходимости внесения записи о приостановлении или возобновлении действия трудового договора (например‚ в связи с мобилизацией) остаётся спорным. По некоторым интерпретациям Роструда‚ такие записи не обязательны‚ однако другие специалисты советуют фиксировать их для полноты документации.
Награждения и дисциплинарные взыскания
Записи о награждениях‚ благодарностях‚ а также о дисциплинарных взысканиях вносятся в соответствующий раздел «Сведения о награждении за трудовые заслуги». Эти записи могут делать только те сотрудники‚ которым предоставлена полномочие вести кадровый учет.
Права и обязанности уполномоченного сотрудника
Уполномоченный сотрудник:
- Имеет право вносить записи в трудовые книжки только после получения официального уполномочения.
- Обязан фиксировать сведения в соответствии с нормативными актами и внутренними документами организации.
- Должен хранить оригиналы записей в архиве компании и обеспечить их сохранность.
- При необходимости может подписать записи‚ подтверждая их достоверность.
Сам сотрудник‚ ответственный за ведение книжки‚ может сам ставить подпись в своей книжке при приёме на работу и при увольнении‚ если он официально назначен на эту роль.
Что делать‚ если запись внесена неправильно?
Если в трудовые книжки внесена ошибка‚ правильный порядок действий выглядит так:
- Сделать отметку о ошибке (например‚ «ошибка»‚ «исправление»).
- Внести корректировку подписью уполномоченного сотрудника.
- При необходимости оформить дополнительный документ‑утверждение (приказ‚ расписку).
Все изменения должны быть задокументированы‚ иначе они могут быть оспорены в случае проверки.
Краткое резюме
Для того чтобы ответить на вопрос «Кто может вносить записи в трудовые книжки?»‚ следует помнить следующее:
- Записи вносятся только уполномоченными лицами – HR‑специалистом‚ руководителем организации или самим сотрудником‚ назначенным на эту роль.
- Записи должны быть сделаны чернилами определённого цвета и зафиксированы подписью.
- С 2026 года возможна работа с электронной формой‚ но правила ввода данных остаются теми же.
- В особых случаях (совместительство‚ мобилизация‚ награждения) существуют свои нюансы‚ требующие отдельного подхода.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую корректность кадрового документооборота и избавит компанию от рисков при проверках трудовой инспекции.