Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажные формы продолжают использоваться в ряде случаев. В статье рассмотрим, какие организации могут выпускать и реализовывать трудовые книжки, какие требования к их выпуску предъявляются законом и как работнику получить нужный документ.

Законодательная база, регулирующая выпуск трудовых книжек

Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет обязанность работодателя вести трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ от № 1152 «О порядке изготовления и реализации формуляров, бланков и вкладышей трудовой книжки, а также их замене».
• Приказ Минтруда России от № 150н «Об утверждении формы и порядка ведения электронной трудовой книжки».

Кто имеет право выпускать бумажные трудовые книжки

Государственный монополист – АО «Гознак»

Согласно постановлению правительства, АО «Гознак» является единственным официальным изготовителем и поставщиком бланков трудовых книжек и их вкладышей. Компания обладает лицензией на производство защищённых печатных продуктов (ЗПП) уровня защиты «В».

Лицензированные производители

Помимо «Гознака», в рамках Постановления № 1152 допускается выпуск бланков другими компаниями, при условии наличия:

1. Лицензии на производство и реализацию ЗПП уровня защиты «В».
2. Сертификации, подтверждающих соответствие требованиям к защите от подделки (водяные знаки, микропечать, специальные чернила).
3. Согласования с Федеральной службой по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

Такие компании могут поставлять бланки в крупные корпоративные заказчики (банки, крупные сети ритейла) и в государственные органы.

Официальные распространители

Бланки трудовых книжек можно приобрести у официальных распространителей, которые действуют по договорам с «Гознаком» или лицензированными производителями. К таким распространителям относятся:

• Крупные канцелярские сети («Офис Плюс», «РосТехника» и др.).
• Специализированные поставщики кадровой документации («КонсультантПлюс», «Контур.Экстерн»).
• Онлайн‑платформы, предлагающие готовые комплекты (книжка + вкладыши) с доставкой по России.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России вводится обязательный формат ЭТК. В отличие от бумажных книжек, её «реализует» не типография, а:

• Госуслуги (портал «Госуслуги») – основной оператор, где работник может открыть электронную трудовую книжку, привязав её к своему ПИН-коду.
• Системы электронного документооборота работодателя – специализированные сервисы (например, «Трудовой портал», «Кадровый сервис 1С») интегрируются с государственным реестром и вносят сведения в ЭТК.
• Информационный центр «ЭТК» (подразделение Минтруда) – хранит и обеспечивает доступ к данным о трудовой истории.

Кто может «выдать» ЭТК

ЭТК открывается автоматически при первом трудоустройстве после  года, если работник не отказался от электронного формата. Открытие происходит в момент регистрации трудового договора в системе работодателя. При желании работник может выбрать бумажный вариант, подав соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года (для тех, кто уже был трудоустроен).

Как работодатель получает бланки трудовых книжек

Заказ у «Гознака»

Большие организации (госучреждения, крупные корпорации) обычно оформляют договор напрямую с АО «Гознак». Процедура включает:

1. Подготовку технического задания (количество книжек, тип вкладышей).
2. Подписание контракта и предоставление реквизитов для оплаты.
3. Получение готовой продукции в течение 10‑15 рабочих дней.

Заказ у лицензированного поставщика

Для небольших компаний удобнее воспользоваться услугами официальных дистрибьюторов. Преимущества:

• Меньший минимум заказа (иногда от 10 штук).
• Возможность заказать комплект с готовыми вкладышами (внутренний лист, лист увольнения).
• Доставка «под ключ» в офис.

Самостоятельный заказ через онлайн‑каталог

Некоторые платформы позволяют оформить заказ в несколько кликов, указав нужный тип книжки (стандартный, «с повышенной защитой», «для государственных служащих»); После оплаты книжки приходят в фирменной упаковке, готовой к использованию.

Кто подписывает трудовые книжки

Согласно ТК РФ и рекомендациям Минтруда, подпись в трудовой книжке ставит:

• Работодатель (руководитель организации или уполномоченный сотрудник отдела кадров) – вносит запись о приёме, переводе, увольнении.
• Работник – ставит подпись в графе «Подпись работника» при приёме и при каждом изменении записи.
• В случае временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы – запись вносится без подписи работника, но с указанием даты и причины.

Как работнику получить трудовую книжку

При первом трудоустройстве работодатель обязан оформить книжку в присутствии сотрудника не позднее первого рабочего дня. Если работник:

1. Отказался от бумажного формата – получает только доступ к ЭТК.
2. Потерял книжку – работодатель в течение 3 дней выдаёт дубликат, заказанный у «Гознака» или у официального поставщика.
3. Не имеет книжки (например, впервые трудоустроен после 2021 г.) – ему выдаётся электронная трудовая книжка.

Перспективы развития рынка трудовых книжек

К 2026 году ожидается дальнейшее снижение доли бумажных книжек в пользу ЭТК. Однако:

• Для некоторых категорий работников (например, пенсионеров, работников сельского хозяйства) сохраняется право выбора бумажного формата.
• Рынок лицензированных производителей будет расти, поскольку госзакупки открыты для конкуренции.
• Технологии защиты (микропечать, QR‑коды) будут совершенствоваться, чтобы предотвратить подделку бумажных книжек.

Краткий чек‑лист для работодателя

Чтобы правильно реализовать (закупить и вести) трудовые книжки, следует выполнить следующие шаги:

1. Определить, какой формат нужен сотрудникам (бумажный, электронный, оба).
2. Заключить договор с официальным поставщиком («Гознак» или лицензированный дистрибьютор).
3. Обеспечить наличие шаблонов записей и инструкций для отдела кадров.
4. Провести обучение сотрудников кадровой службы по заполнению ЭТК.
5. Вести реестр выданных бумажных книжек и их дубликатов.
6. Контролировать сроки замены устаревших книжек (по состоянию износа или утраты).

Реализацией трудовых книжек в России занимаются:

• Государственный монополист – АО «Гознак», выпускающий официальные бланки.
• Лицензированные производители, получившие право на выпуск защищённых формуляров.
• Официальные распространители, предоставляющие готовые комплекты для организаций.
• Для электронных книжек – государственная платформа «Госуслуги» и системы электронного документооборота работодателей.

Понимание того, кто и как может предоставить трудовую книжку, помогает работодателям соблюдать законодательство, а работникам – получать документ, подтверждающий их трудовую историю.

Дата актуализации информации: