При увольнении сотрудника работодатель обязан обеспечить ему выдачу трудовой книжки․ Но кто именно имеет право её получить и как происходит процесс передачи, если работник не может или не хочет брать документ вручную? В статье подробно рассматриваются все варианты․
Кто может забрать трудовую книжку
В обычных условиях трудовую книжку получает сам работник․ Однако существуют ситуации, когда документ может взять:
- Сам сотрудник в день увольнения;
- Представитель сотрудника (например, родственник, доверенный лицо) на основании доверенности;
- Члены семьи умершего работника;
- Получатель, указанный в письменном уведомлении, если работник отказался от получения․
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку
Согласно Трудовому кодексу РФ, выдача происходит в последний рабочий день сотрудника․ Если по какой‑либо причине работник не вышел на работу, работодатель обязан:
- Направить письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку;
- Если работник не отвечает, отправить документ по почте заказным письмом;
- В случае смерти работника – выдать книжку члену семьи․
Как оформить передачу трудовой книжки
Для корректного оформления используются специальные образцы документов․
Образец: Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку
УВЕДОМЛЕНИЕ
Уважаемый(ая) [ФИО работника],
В связи с вашим увольнением вы обязаны в день увольнения ( «[дата]» ) забрать свою трудовую книжку․ При невозможности persönного получения просим сообщить о способе получения (почта, представитель и т․д․)․
С уважением,
[Должность руководителя]
Образец: Акт об отказе от получения трудовой книжки
АКТ ОТКАЗА ОТ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
ФИО работника: [ФИО];
Дата увольнения: [дата];
Причина отказа: [указать причину]․
Подпись работника: ___________________
Образец: Заявление родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, [ФИО родственника], являюсь законным представителем (мужа/жёны, дочери/сына, родителя) умершего [ФИО работника]․ Прошу выдать мне его трудовую книжку для дальнейшего оформления наследственных вопросов․
Подпись: ___________________
Что делать, если работник не может забрать книжку в день увольнения
Если в последний день работы сотрудник отсутствует или отказывается от получения, работодатель обязан:
- Направить ему письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку;
- Получив ответ, оформить отправку документа по почте заказным письмом;
- В случае отсутствия ответа в течение установленного срока (обычно 5‑7 дней) – оформить акт об отказе и сохранить копию уведомления․
Важно помнить, что задержка выдачи трудовой книжки может привести к штрафу, установленному Трудовым кодексом, поэтому работодатель должен соблюдать установленные сроки․
Особенности выдачи при переходе на электронную форму
С 2020 г․ в РФ вводится электронная трудовая книжка․ При этом:
- Сведения о трудовой деятельности автоматически заносятся в личный кабинет СФР;
- Если сотрудник желает пользоваться электронным документом, он может отказаться от бумажной копии;
- В этом случае работодатель обязан подтвердить факт перехода и предоставить справку о трудовой деятельности, если работник потребует её в будущем․
Таким образом, кто может забрать трудовую книжку при увольнении:
- Сам работник в последний рабочий день;
- Его законный представитель или родственник (в случае смерти);
- Лицо, указанное в письменном уведомлении, если работник отказался от получения;
- Получатель, указанный в акте об отказе, после истечения срока хранения уведомления․
Работодатель обязан обеспечить своевременную выдачу документа, а в случае невозможности личного получения – обеспечить отправку по почте или иные способы, предусмотренные законом․
Соблюдение этих требований позволяет избежать штрафов и гарантирует правам работников сохранение ихтрудовой истории․