Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, сведения о местах работы и заработной плате. С 2021 года в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант всё ещё используется в ряде случаев. Важно знать, какие лица и организации имеют право запрашивать эту информацию и в каком порядке.

Общие принципы доступа к трудовой книжке

Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ от  г. «Об электронных трудовых книжках», доступ к сведениям трудовой книжки имеет только её владелец – работник. Любой запрос должен быть оформлен в письменной (или электронной) форме с указанием целей и правовых оснований.

Кто может запросить трудовую книжку?

Работодатель

Работодатель имеет право запросить:

• бумажную трудовую книжку;
• электронную версию (ЭТК);
• оба документа одновременно.

Исключение: работники, впервые принятые на работу после 1 января 2021 года могут не иметь бумажной книжки, если они сразу перешли на электронный формат.

Запрос работодателя должен содержать:

1. указание цели (например, проверка стажа, оформление нового трудового договора);
2. правовое основание (ст. 2, ч. 3 закона 439‑ФЗ);
3. срок, в течение которого работник обязан предоставить документ (обычно не более 3 рабочих дней).

Государственные органы и учреждения

К ним относятся:

• Пенсионный фонд России (ПФР) – для расчёта пенсионных прав;
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) – при проверках соблюдения трудового законодательства;
• Судебные органы – в рамках судебного разбирательства;
• Органы социальной защиты и центры социальной поддержки населения.

Эти органы могут запросить как бумажную, так и электронную версию, но только в рамках законных процедур (например, через официальные запросы, судебные повестки).

Банки, микрофинансовые организации и другие кредиторы

Для оценки кредитоспособности и подтверждения стажа работы финансовые учреждения могут запросить выписку из трудовой книжки. Запрос осуществляется только после получения согласия работника.

Арендодатели и другие контрагенты

При заключении договоров аренды жилья или коммерческих помещений арендодатель может потребовать подтверждение трудового стажа. Как и в случае с банками, запрос возможен только с согласия работника.

Электронная трудовая книжка: как и где её посмотреть

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан уведомить ПФР по форме СЗВ‑ТД. После этого сведения становятся доступными в личном кабинете на портале Госуслуги и в мобильных приложениях.

• Для просмотра ЭТК необходимо войти в личный кабинет и выбрать раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
• Полученная выписка имеет ту же юридическую силу, что и оригинальная бумажная запись.
• Доступ к ЭТК имеет только сам работник; ни работодатели, ни ПФР (за исключением внутренних нужд) не могут просматривать её без согласия работника.

Порядок получения выписки из трудовой книжки

Работник может получить выписку несколькими способами:

1. Через портал Госуслуги – подать онлайн‑запрос, после чего выписка будет доступна в личном кабинете.
2. В МФЦ – оформить бумажный запрос и получить печатную копию.
3. Через работодателя – работодатель может подготовить выписку из ЭТК и передать её работнику.
4. Непосредственно в ПФР – при наличии официального запроса (например, для пенсионных расчётов).

Обязанности работника при получении трудовой книжки

Согласно статье 1 Трудового кодекса РФ, работник, получивший бумажную трудовую книжку, обязан вернуть её работодателю в течение трёх рабочих дней после получения, если иное не предусмотрено договором.

Что делать, если запрос был сделан без законных оснований?

Работник имеет право:

• Отказать в предоставлении информации, если запрос не подкреплён законным основанием;
• Обратиться в инспекцию труда или в суд за защитой своих прав;
• Требовать от работодателя официального письменного запроса с указанием целей и сроков.

Краткая таблица прав доступа

Трудовая книжка – важный документ, доступ к которому строго регулируется законом. Запросить её могут только законные лица: работодатель, государственные органы, суд, кредиторы и арендодатели, но только при наличии правовых оснований и согласия работника. Переход на электронный формат упрощает процесс получения выписок, однако сохраняет те же ограничения по доступу.

Если у вас возникли вопросы о правомерности запроса или о том, как оформить заявление на получение выписки, рекомендуется обратиться к юристу или в инспекцию по труду.

Дата публикации: