Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы гражданина. В ряде ситуаций (оформление кредита, получение пособий, подтверждение стажа перед пенсионным фондом и др.) требуется предоставить копию трудовой книжки, заверенную определённым образом. Ошибки при заверении могут привести к отказу в выдаче услуги, поэтому важно знать, кто имеет право заверять копию и какие требования предъявляются к оформлению.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – работник имеет право запросить у работодателя копию трудовой книжки.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – регламентирует форму и порядок заверения копий официальных документов.
• Приказ Минтруда России от № 338н «Об утверждении порядка выдачи и заверения копий трудовых книжек» (актуален на 2026 год).

Заверять копию трудовой книжки может только лицо, уполномоченное работодателем. В практике это:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор, глава предприятия).
2. Сотрудник отдела кадров (кадровик, специалист по персоналу) – чаще всего именно он ставит подпись и печать.
3. Доверенное лицо руководителя – если у руководителя нет возможности лично заверить документ, он может оформить доверенность (обычно простая доверенность на 1‑2 месяца) на сотрудника, который будет выполнять эту функцию.
4. Нотариус – в редких случаях, когда требуется повышенный уровень подтверждения (например, при международных сделках), копию можно заверить у нотариуса. При этом нотариус ставит свою печать и подпись, но в большинстве случаев этого не требуется.

Важно: заверение копии «самим работником» недопустимо – подпись должна ставиться представителем работодателя.

Какой документ подтверждает полномочия заверяющего?

• Внутренний приказ или служебная инструкция, в которой указано, что «кадровый специалист Иванов И.И. уполномочен заверять копии трудовых книжек».
• Доверенность от руководителя (если заверение осуществляет не руководитель, а другое лицо).
• Для нотариального заверения – нотариальная доверенность от работодателя.

Порядок оформления копии трудовой книжки

Подготовка копии

1. Работник подаёт письменное заявление (по образцу, установленному в организации) о выдаче копии трудовой книжки.
2. Отдел кадров делает фотокопию всех страниц трудовой книжки (включая ьный лист, страницы с записями о трудоустройстве, увольнении, отпусках, премиях).
3. К копии прикладывается записка о выдаче, в которой указывается дата выдачи копии работнику.

Заверение копии

На каждой странице копии (или на первой странице, если документ состоит из нескольких листов) делается отметка о том, что оригинал находится в организации, а также указывается:

• ФИО заверяющего лица (полностью, без сокращений);
• Должность (например, «начальник отдела кадров»);
• Дата заверения (день, месяц, год);
• Подпись заверяющего;
• Печать организации (если она есть).

Пример оформления (см. ниже) соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016.

Электронный вариант

С 2024 года в России активно используется электронная трудовая книжка (ЭТК). Копию ЭТК можно заверить:

• Цифровой подписью руководителя или уполномоченного сотрудника (КЭП);
• Электронной печатью организации;

При этом в документе указывается дата и время заверения, а также ссылка на оригинал в системе ФГИС Трудовая книжка.

Образцы заверения

Бумажный вариант (по ГОСТ)

Электронный вариант (КЭП)

Частые ошибки при заверении копии

• Отсутствие подписи или печати. Без подписи и печати копия считается неподтверждённой.
• Неправильный порядок дат. Дата заверения должна быть позже даты выдачи копии.
• Отсутствие упоминания о хранении оригинала. На копии обязательно указывается, что оригинал находится в организации.
• Заверение без письменного заявления работника. По статье 62 ТК РФ копию может выдать только по заявлению.
• Использование неподписанного доверенного лица без доверенности; Доверенное лицо должно иметь документ, подтверждающий полномочия.

Когда копию трудовой книжки необходимо заверять?

Копию обычно заверяют в следующих случаях:

• Оформление кредита в банке (требуется подтверждение трудового стажа).
• Обращение в Пенсионный фонд для уточнения пенсионных прав.
• Получение социальных выплат (пособие по временной нетрудоспособности, материнский капитал и др.).
• Участие в тендерных процедурах, где требуется подтверждение опыта работы.
• При переоформлении гражданства или получении вида на жительство за рубежом.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Получить от работника письменное заявление о выдаче копии.
2. Сделать фотокопию всех страниц трудовой книжки.
3. Подготовить «Записку о выдаче копии» с указанием даты.
4. Убедиться, что у лица, заверяющего копию, есть внутренний приказ/доверенность.
5. Нанести на копию (или на первую страницу) отметку: «Оригинал находится в организации», ФИО, должность, дата, подпись, печать.
6. Выдать копию работнику, приложив к ней «Записку о выдаче».
7. Внести запись в реестр выдачи копий (если в организации ведётся такой реестр).

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — это документ, подтверждающий подлинность информации о трудовом стаже. Заверять её может только уполномоченное лицо: руководитель, сотрудник отдела кадров или доверенное лицо с соответствующей доверенностью. При оформлении необходимо строго соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и Трудового кодекса, иначе копия может быть признана недействительной.

Соблюдая указанные правила, вы избежите отказов со стороны банков, государственных органов и других учреждений, а также обеспечите правовую защиту как работодателя, так и работника.