Вопрос о том, кто имеет право заверять записи в трудовой книжке при увольнении в отсутствие директора, часто вызывает затруднения у работодателей и самих работников. Согласно действующему законодательству РФ (в первую очередь, Трудовому кодексу и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 855), ответ на этот вопрос четко регламентирован, но требует понимания организационной структуры предприятия.
Общее правило: кто подписывает по умолчанию?
По общему правилу (п. 35 Правил ведения трудовых книжек), все записи о работе и увольнении заверяются:
- Подписью работодателя (для юридического лица — единоличного исполнительного органа, т.е. генерального директора, директора, управляющего и т.д.)
- ИЛИ подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, на основании приказа (распоряжения) работодателя.
- А также печатью работодателя и подписью самого работника (увольняемого).
Кто может подменять директора? Основные варианты
Если директор (генеральный директор) временно отсутствует (в отпуске, командировке, по болезни) или его должность вакантна, подписать трудовую книжку может иное уполномоченное лицо; Законодательство предусматривает несколько сценариев:
Лицо, наделенное полномочиями на основании внутреннего акта
Наиболее правильный и распространенный вариант — наличие приказа (распоряжения) директора, которым на другое должностное лицо (например, заместителя директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера) возлагаются обязанности по ведению и заверению трудовых книжек. Это лицо действует на основании доверенности или иного документа, подтверждающего его полномочия.
Лицо, уполномоченное доверенностью
Директор может выдать доверенность (обычно нотариально удостоверенную, особенно для юридически значимых действий) конкретному сотруднику (например, заместителю по административно-хозяйственной работе или юристу) на право подписи кадровых документов, включая записи в трудовых книжках. Доверенность должна четко определять объем полномочий.
Использование электронной подписи (ЭЦП)
Если директор физически отсутствует, но имеет возможность работать удаленно, он может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для подписания приказа об увольнении и, что важно, для заверения записи в трудовой книжке. Для этого необходимо, чтобы:
- У директора была действующая УКЭП.
- В организации была внедрена система электронного документооборота, поддерживающая ЭЦП.
- Запись в трудовой книжке была оформлена в электронном виде (если организация ведет ЭТК — электронные трудовые книжки).
Для бумажной трудовой книжки факсимильное воспроизведение подписи или сканирование подписанного документа с последующей отправкой по почте/электронной почте не является законным способом заверения без соответствующей доверенности и согласования с Рострудом (что рискованно).
Особые случаи: когда в организации «ничего нет»
Ситуация усложняется, если организация мала и в ней фактически нет других сотрудников, кроме директора-учредителя, или нет отдела кадров.
Случай 1: Директор — единственный учредитель и единственный работник
Если директор увольняется как работник, но остается единственным участником (учредителем) и продолжает руководить организацией, то он же, как новый работодатель (руководитель), и заверяет свою собственную трудовую книжку. Он подписывает запись об увольнении от имени юридического лица, которое продолжает существовать. Это прямо предусмотрено в разъяснениях и практике.
Случай 2: В организации нет отдела кадров и других руководящих сотрудников
Если в штате только директор и рядовые работники, то по умолчанию ответственным за ведение трудовых книжек является сам директор (п. 28 Правил). При его увольнении запись в его же трудовой книжке должен заверять новый директор (если он уже назначен) или лицо, временно исполняющее обязанности директора (например, назначенное собранием учредителей). Если такой замены нет, процесс увольнения должен быть синхронизирован с назначением нового руководителя, который и произведет заверение.
Порядок действий при отсутствии директора: пошаговая инструкция
- Уточните полномочия. Проверьте, есть ли в организации приказ о назначении ответственного за кадровые документы или доверенность на подпись.
- Назначьте временного уполномоченного. Если таких документов нет, собрание учредителей (или единственный учредитель) должно издать приказ о возложении обязанностей по заверению трудовых книжек на конкретное лицо (заместителя, бухгалтера и т.д.) на период отсутствия директора.
- Оформите приказ об увольнении. Приказ об увольнении (в т.ч. директора) подписывается лицом, уполномоченным на то приказом или доверенностью. Если уполномоченное лицо — не директор, в приказе должна быть ссылка на основание его полномочий.
- Заверьте запись в трудовой книжке. Запись об увольнении в трудовой книжке заверяется подписью того же уполномоченного лица (работодателя или ответственного за ТК), печатью организации и подписью увольняемого.
- Сохраните документы. Приказ, доверенность, копия трудовой книжки с записью должны храниться в кадровом деле.
Чего делать НЕЛЬЗЯ?
- Не подписывайте запись за директора без каких-либо полномочий (ни приказа, ни доверенности). Это будет считаться нарушением, за которое работодатель (организация) может быть привлечен к административной ответственности.
- Не используйте факс или сканы подписей без надлежаще оформленной доверенности и согласия всех сторон. Это не имеет юридической силы для заверения ТК.
- Не оставляйте запись без подписи ответственного лица или с подписью лица, не имеющего на это права (например, обычного коллеги по цеху).
Ответственность за нарушение правил
За несоблюдение правил ведения трудовых книжек (в т.ч. отсутствие необходимых подписей и печати) работодатель (юридическое лицо) и его должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц составляют от 30 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, с возможностью дисквалификации.
Краткий итог и рекомендации
Таким образом, при отсутствии директора трудовую книжку при увольнении имеет право подписать:
- Лицо, на которое возложены эти обязанности приказом директора (заместитель, начальник ОК и т.д.).
- Лицо, действующее на основании доверенности, выданной директором;
- Вновь назначенный директор или лицо, временно исполняющее его обязанности.
- В особом случае — сам увольняемый директор-учредитель, если он остается руководителем организации.
Главный совет: Всегда имейте в организации приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Этот простой документ решает все проблемы с подписью в отсутствие руководителя. В случае спора с работником или проверки Роструда такой приказ будет вашим главным аргументом.
Статья составлена на основе анализа действующего законодательства и практических разъяснений. В сложных или спорных ситуациях рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.