Вопрос о том, кто может заверять записи в трудовой книжке работника, часто вызывает споры как у работодателей, так и у сотрудников. Правильный ответ зависит от нормативных актов, внутренних документов организации и формы оформления подписи. Ниже представлено подробное разъяснение, подкреплённое актуальными источниками.

Правовые основания

Согласно п. 45 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РБ от № 30, заверение записей в книжке может осуществлять:

• наниматель (работодатель) или его уполномоченное должностное лицо;
• в случае отсутствия печати – местный исполнительный орган, зарегистрировавший предпринимателя.

Уполномоченное должностное лицо – это руководитель организации (или его заместитель), руководитель структурного подразделения, мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать решения, связанные с трудовыми отношениями (абз. 7 ст. 1 ТК РБ).

Как предоставляется право подписи?

Право подписи должно быть оформлено официально. Возможные способы:

1. Акт (приказ) нанимателя – официальное распоряжение, в котором указано, что конкретное лицо имеет право заверять трудовые книжки.
2. Доверенность – документ, выдаваемый уполномоченному представителю.
3. Запись в должностной инструкции – указание в должностных обязанностях сотрудника отдела кадров.

Без такого документа заверение книжки может быть оспорено в случае проверки или судебного разбирательства.

Кто может выступать в роли уполномоченного подписанта?

В зависимости от структуры организации в качестве подписанта могут выступать:

• Генеральный директор (или его заместитель).
• Руководитель отдельного подразделения (например, руководитель HR‑отдела).
• Мастер, специалист или иной сотрудник, которому делегированы соответствующие полномочия.

Важно, чтобы у такого лица были документально подтвержденные полномочия. Они могут быть закреплены в:

• Уставе организации;
• Приказах руководителя;
• Должностных инструкциях;
• Доверенностях.

Примеры оформления полномочий

Ниже приведены типичные формы документов, которые подтверждают право подписи:

1. Приказ о предоставлении права подписи
   
   Пример: «Приказом № 15 от я уполномочиваю инженера‑кадрового специалиста И. И. Петрова вести учет и заверять записи в трудовых книжках сотрудников».
2. Доверенность
   
   Доверенность должна быть выдана в письменной форме, заверена печатью организации и подписью уполномоченного лица.
3. Запись в должностной инструкции
   
   В инструкции указывается пункт: «Иметь право подписывать и ставить печать в трудовых книжках работников».

Практические рекомендации

Чтобы избежать проблем при оформлении пенсии или иных выплат, рекомендуется соблюдать следующие правила:

• Заверять каждую запись подписью и печатью – даже если в инструкции указано, что подпись ставится только в конце, в реальной практике лучше фиксировать каждый важный факт.
• Не использовать печать отдела кадров – согласно Инструкции 1998 г., в трудовых книжках допускается только печать организации, а не отдельного подразделения.
• Сохранять копии приказа/доверенности в архиве организации минимум 10 лет (для непрофильных организаций). При утере документа необходимо восстановить его через внутренние регламенты или обращение в кадровый отдел.
• При оформлении пенсии предоставлять справку о периоде работы, если в книжке уже есть ошибка с печатью отдела кадров.

Что делать, если документ утерян?

Если приказ или доверенность, подтверждающие право подписи, потеряны, можно:

1. Подать запрос в отдел кадров с просьбой восстановить документ на основании внутренних регламентов;
2. Обратиться в юридический отдел для подготовки заявления о восстановлении полномочий, которое будет подписано руководителем организации.
3. В случае невозможности восстановления – представить в пенсионный фонд справку о работе, подписанную руководителем организации, и объяснить ситуацию.

Итак, право подписывать записи в трудовой книжке принадлежит:

• нанимателю или его уполномоченному должностному лицу, чьи полномочия официально задокументированы;
• лицам, указанным в уставе, приказах, должностных инструкциях или доверенностях;
• в исключительных случаях – местному исполнительному органу, если у организации нет печати.

Для обеспечения законности и избежания спорных ситуаций рекомендуется:

1. Официально оформить документ, предоставляющий право подписи;
2. Соблюдать требования к подписи и печати, установленные Инструкцией;
3. Сохранять все подтверждающие документы в архиве на протяжении установленного срока.

Только при соблюдении этих условий записи в трудовой книжке будут иметь юридическую силу и не будут оспариваться при проверках или при оформлении пенсионных выплат.