Согласно законодательству, руководитель организации или индивидуальный предприниматель назначает ответственного за ведение электронных трудовых книжек․ Обычно это сотрудник отдела кадров или специально назначенный работник․ Важно, чтобы у назначенного лица были достаточные знания и навыки для работы с ЭТК․

Обязанности ответственного за ведение ЭТК

Ответственный за ведение ЭТК выполняет следующие основные обязанности:

• Ведение электронных сведений о трудовой деятельности работников․ Это включает в себя внесение и обновление информации о приеме на работу, увольнении, переводах, изменениях в заработной плате и других кадровых событиях․
• Своевременное направление сведений в Социальный фонд России (СФР); Работодатель обязан регулярно (обычно ежемесячно) отправлять данные о кадровых изменениях в СФР через специальный сервис․
• Обеспечение сохранности данных ЭТК․ Несмотря на электронный формат, необходимо обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа, потери или повреждения․
• Выдача работникам бумажной трудовой книжки (при необходимости)․ В случаях, предусмотренных законодательством, работнику может быть выдана бумажная трудовая книжка․
• Внесение записи в бумажную трудовую книжку о переходе на электронный формат․ При переходе работника на ЭТК в бумажную трудовую книжку делается соответствующая запись с указанием даты и основания перехода․
• Предупреждение работников о переходе на электронную трудовую книжку․ Работодатель должен уведомить работника о переходе на электронную трудовую книжку и предоставить ему информацию о том, как получить доступ к ней․
• Обеспечение доступа работника к его ЭТК․ Работодатель должен предоставить работнику возможность ознакомиться с информацией о своей трудовой деятельности в электронном виде․

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение ЭТК?

Приказ о назначении ответственного за ведение ЭТК должен быть составлен в соответствии с требованиями трудового законодательства․ В нем необходимо указать:

• Наименование организации․
• Номер и дату приказа․
• ФИО и должность лица, назначенного ответственным․
• Перечень обязанностей, возлагаемых на назначенного сотрудника․
• Срок действия приказа․
• Подпись руководителя организации․

Примерный текст приказа:

О назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек

В связи с переходом на ведение электронных трудовых книжек, [Должность] [ФИО] назначается ответственным за ведение электронных сведений о трудовой деятельности работников, своевременное направление сведений в Социальный фонд России, а также за обеспечение сохранности данных ЭТК․

В соответствии с трудовым законодательством, [ФИО] возлагается следующие обязанности:

• Ведение электронных сведений о трудовой деятельности работников․
• Своевременное направление сведений в Социальный фонд России․
• Обеспечение сохранности данных ЭТК․
• Выдача работникам бумажной трудовой книжки (при необходимости)․
• Внесение записи в бумажную трудовую книжку о переходе на электронный формат․

Приказ вступает в силу с момента подписания․

[Подпись руководителя]

[ФИО руководителя]

Ответственность за нарушение порядка ведения ЭТК

Работодатели несут ответственность за нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек․ В частности, за нарушение сроков предоставления сведений в СФР предусмотрена административная ответственность в виде штрафов․ Также работодатель может быть привлечен к ответственности за несоблюдение требований к хранению и защите данных ЭТК;

Важные моменты

• Хранение бумажных трудовых книжек: Работодатель обязан хранить бумажные трудовые книжки как документы строгой отчетности․
• Переход на ЭТК: Работник имеет право отказаться от перехода на электронную трудовую книжку․ В этом случае работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку и нести ответственность за ее ведение и хранение․
• Сроки: С 1 января 2020 года все организации и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки․
• ФЗ № 90-ФЗ: Федеральный закон № 90-ФЗ от года регулирует порядок ведения электронных трудовых книжек и устанавливает ответственность за нарушение этого порядка․

Внедрение электронных трудовых книжек – это важный шаг в развитии цифровой экономики․ Правильное назначение ответственного за ведение ЭТК и соблюдение требований законодательства позволит работодателям эффективно управлять кадровым учетом и избежать штрафов․ Регулярное обучение ответственного лица и контроль за соблюдением порядка ведения ЭТК – залог успешного перехода на электронный формат․