В современном трудовом праве, даже с активным внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документ не утратил своей юридической силы для тех, кто сохранил его по собственному желанию. Вопрос «кто заполняет трудовую книжку» остается одним из самых важных для кадровиков и работодателей, так как ошибки в этом документе могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.
Кто несет ответственность за заполнение?
Главное правило, которое нужно помнить: трудовую книжку заполняет исключительно работодатель (или уполномоченное им лицо), а не сам работник.
- Ответственное лицо: Обычно это специалист отдела кадров, бухгалтер или непосредственно руководитель организации (в малом бизнесе), на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек приказом.
- Роль работника: Сотрудник не имеет права вносить записи самостоятельно. Его задача — предоставить необходимые документы (паспорт, диплом, свидетельство о браке при смене фамилии) для заполнения титульного листа и проверить внесенные данные.
- Подпись: После заполнения титульного листа при первичном оформлении работник обязан поставить свою подпись в специально отведенном месте, подтверждая правильность внесенных сведений.
Как отмечают эксперты компании «Митрофанова и партнеры», при заполнении раздела «Сведения о работе» важно быть предельно внимательным, делать записи аккуратным, разборчивым почерком и не спешить. Рекомендуется сначала сделать пробную запись в черновике.
Порядок заполнения при приеме на работу
Процесс оформления зависит от того, ведется ли у сотрудника бумажная трудовая или он перешел на электронную.
Первичное оформление (впервые)
Если работник устраивается на работу впервые, работодатель обязан завести ему бумажную трудовую книжку (если сотрудник не выбрал исключительно ЭТК и это его первое место работы).
Алгоритм действий:
- Запросить у работника документы об образовании (для правильного указания уровня образования) и паспорт.
- Заполнить титульный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия.
- Указать дату заполнения.
- Поставить подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).
- Попросить работника поставить подпись.
При наличии предыдущего стажа
Если трудовая книжка уже велась ранее, новый работодатель вносит запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».
Согласно актуальным правилам 2026 года, запись должна содержать:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата приема на работу.
- Графа 3: Наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации, а также структурного подразделения (если оно указано в штатном расписании).
- Графа 4: Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник принят.
Особенности заполнения в 2026 году
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки остаются действующим документом, подтверждающим трудовую деятельность. Однако есть важные нюансы:
Электронная трудовая книжка (ЭТК):
Для работников, выбравших ЭТК, бумажный документ больше не ведется. Все сведения о приеме, переводе и увольнении работодатель передает в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Процесс регулируется ст. 66 Трудового кодекса РФ.
Временный перевод:
Если работника временно переводят на другую должность, а затем этот перевод становится постоянным, в графе 4 вносятся данные о приказе на временный перевод и subsequent приказе о признании перевода постоянным.
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибки в трудовых книжках часто возникают из-за невнимательности. Вот основные из них:
- Использование сокращений: Записи должны вестись полностью, без сокращений (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ»).
- Нечернильные записи: Запрещено использовать карандаш или легко смываемые чернила. Только шариковая, перьевая или гелевая ручка черного, синего или фиолетового цвета.
- Отсутствие печати: На титульном листе и при увольнении (если печать у организации имеется) она должна стоять четко.
- Неверная дата: Дата заполнения титульного листа и дата приема на работу могут отличаться, это нужно учитывать при нумерации приказов.
Что делать при обнаружении ошибки?
Если ошибка найдена в записях о работе, зачеркивать, подделывать или смывать текст запрещено.
Правильный алгоритм:
- В следующей свободной строке делается запись: «Запись за номером [номер] недействительна».
- Затем вносится правильная запись с новым порядковым номером.
- В графе 4 указывается документ (приказ), на основании которого вносится исправление.
Помните: грамотное ведение трудовой книжки — это залог спокойствия и для работодателя, и для сотрудника. Всегда перепроверяйте положения актуального законодательства перед внесением сложных записей.