Вопрос о том, кто несёт расходы на приобретение бланка трудовой книжки, остаётся актуальным для кадровых служб и самих работников. Ниже рассмотрим нормативную базу, изменения последних лет и практические рекомендации, основанные на информации из открытых источников (данные на ).
Нормативная база, регулирующая ведение трудовой книжки
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Постановление Правительства РФ от № 1250 «Об утверждении формы бланка трудовой книжки и порядка её ведения».
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 66.1) – определяет порядок ведения и хранения сведений о трудовой деятельности.
Согласно этим документам, с 1 января 2021 года введён обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) для новых сотрудников, однако бумажный вариант сохраняется как альтернативный.
Кто приобретает бланк трудовой книжки при первом трудоустройстве?
Согласно разъяснениям, приведённым в материалах КонсультантПлюс и Банки.ру:
- Работник самостоятельно приобретает бланк трудовой книжки (или вкладыш к ней), если он устраивается на работу впервые и никогда ранее не вёл трудовую книжку;
- Организация не обязана покупать бланк для такого сотрудника; она лишь обязана принять представленный бланк и внести в него соответствующие записи.
- Если работник отказывается приобретать бланк самостоятельно, работодатель может предложить оформить электронную трудовую книжку, что в настоящее время является предпочтительным вариантом для первых трудоустроений.
Таким образом, при первом трудоустройстве расходы на покупку бланка лежат на работнике, а работодатель лишь обеспечивает её заполнение и хранение.
Ситуация с работниками, устроенными до 2021 года
Для тех, кто начал трудовую деятельность до введения обязательной ЭТК, действуют следующие правила:
- Можно продолжать пользоваться уже имеющейся бумажной трудовой книжкой.
- При желании перейти на электронный формат сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК (п. 5 ст. 2 Закона 439‑ФЗ). После получения заявления работодатель делает закрывающую запись в бумажной книжке и выдаёт её сотруднику.
- В этом случае покупка нового бланка не требуется, если у сотрудника уже есть книжка; при переходе на ЭТК бумажный документ просто архивируется.
Кто покупает бланк при переходе с бумажной на электронную трудовую книжку?
Переход на ЭТК не связан с приобретением нового бланка:
- Сотрудник подаёт заявление о переходе.
- Работодатель вносит закрывающую запись в бумажную книжку, выдаёт её сотруднику и начинает вести сведения в электронном виде.
- Дополнительных расходов на бланк не возникает.
Таким образом, покупка бланка не требуется ни работнику, ни работодателю при переходе на ЭТК.
Ответственность за незаконное требование приобретения бланка
Согласно разъяснениям от (Ответы по кадрам и оплате труда) и последующим комментариям:
- Если гражданин поступает на работу впервые и просит заполнить самостоятельно приобретённый им бланк, отдел кадров не должен принимать этот бланк для последующего ведения в организации.
- Требование от работника приобрести бланк за счёт организации считается нарушением трудового законодательства.
- Работодатель, настаивающий на покупке бланка за свой счёт, может быть привлечён к административной ответственности (штрафы за нарушение порядка ведения трудовых книжек).
Поэтому запрещено возлагать на работника расходы по приобретению бланка, если он уже трудоустроен и имеет книжку, либо требовать покупку бланка у вновь принятого сотрудника, если он предпочитает электронный формат.
Практические рекомендации для работодателей
- Определить формат ведения трудовой книжки при приёме на работу: если кандидат никогда не работал – предложить оформить ЭТК (бесплатно для сотрудника).
- Если сотрудник настаивает на бумажном варианте – принять представленный им бланк, проверить его соответствие утверждённому образцу (Постановление № 1250) и внести записи.
- Не требовать покупки бланка за счёт организации – это противоречит закону и может повлечь штрафы.
- Вести журнал движения трудовых книжек (пронумерованный, прошнурованный, заверенный подписью руководителя и печатью) – обязателен при выдаче и приёме книжек.
- Информировать сотрудников о праве перехода на ЭТК в любой момент (п. 5 ст. 2 Закона 439‑ФЗ) и оформлять переход заявлением.
С учётом действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов:
- При первом трудоустройстве бланк трудовой книжки покупает сам работник, если он выбирает бумажный вариант; работодатель лишь принимает и заполняет его.
- Для сотрудников, устроенных до 2021 года, покупка нового бланка не требуется при продолжении использования существующей книжки или при переходе на ЭТК.
- При переходе на электронную трудовую книжку дополнительных расходов на бланк нет.
- Запрещено возлагать на работника расходы по приобретению бланка, если он уже трудоустроен и имеет книжку, либо требовать покупку бланка у вновь принятого сотрудника, если он предпочитает электронный формат.
Соблюдение этих правил позволит избежать споров с работниками и штрафов со стороны государственных инспекций труда, а также обеспечит корректное ведение сведений о трудовой деятельности в соответствии с требованиями 2026 года.