Вопрос о том, кто должен оплачивать бланк трудовой книжки — работодатель или работник — часто вызывает споры как среди сотрудников, так и среди кадровых служб. На первый взгляд кажется, что это формальность, но на самом деле это вопрос, регулируемый трудовым и налоговым законодательством РФ. Разберёмся подробно, кто обязан нести расходы, когда и как это должно происходить, и какие последствия могут быть при нарушении правил.

Кто обязан оплачивать бланк трудовой книжки при первичной выдаче?

Ответ однозначен: работодатель.

Согласно статье 22 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить работника трудовой книжкой при поступлении на работу безвозмездно. Это прямая обязанность работодателя, вытекающая из его прав и обязанностей как работодателя.

При этом:

• Бланк трудовой книжки приобретается работодателем за счёт собственных средств;
• Работник не должен ничего платить за первичную выдачу книжки;
• Ни удержания из зарплаты, ни требование возмещения стоимости бланка при устройстве на работу, незаконны.

Это подтверждается позицией Министерства труда и социальной защиты РФ, а также судебной практикой. Например, в Письме Роструда от № 1158-6-1 указано, что «работодатель обязан бесплатно предоставить работнику трудовую книжку при первичном трудоустройстве».

А что, если трудовая книжка испорчена или утеряна?

Здесь ситуация сложнее, и ответ зависит от причины повреждения или утраты.

Если испорчена или утеряна по вине работодателя

Например, книжка была потеряна в кадровом отделе, испорчена при неправильном внесении записи, или утеряна при передаче между подразделениями — все расходы по замене несёт работодатель.

В этом случае:

• Работодатель заказывает дубликат за свой счёт;
• Работник не должен ничего платить;
• Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней с момента обращения работника (ст. 66 ТК РФ).

Если испорчена или утеряна по вине работника

Например, работник сам испортил книжку (порвал, намочил, испортил штампы), утратил её вне рабочего места или не сохранил при увольнении, тогда стоимость дубликата может быть возложена на работника.

Однако важно понимать:

• Работодатель не вправе удерживать стоимость бланка без письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).
• Удержание возможно только с согласия работника в письменной форме (заявление) и не более 20% от заработной платы за один расчётный период (ст. 138 ТК РФ).
• Если работник отказывается платить — работодатель не может уволить его за это, не может применить дисциплинарное взыскание, не может отказать в выдаче трудовой книжки при увольнении.

При этом, даже если работник согласен оплатить дубликат, работодатель должен:

• Оформить заявление работника о добровольном возмещении стоимости;
• Выставить счёт на оплату;
• Удержать сумму из зарплаты только после получения согласия;
• Отразить операцию в бухучёте (см. ниже).

Бухгалтерский и налоговый учёт

Если работодатель выдаёт трудовую книжку бесплатно, никаких налоговых последствий нет. Это считается расходом на ведение кадрового учёта.

При безвозмездной выдаче (первичная книжка или дубликат по вине работодателя)

• Покупка бланка: Дт 26 (или 44) — Кт 60 (расходы на приобретение бланков);
• Выдача книжки: не отражается как доход, так как нет реализации;
• НДС: не начисляется, так как нет объекта налогообложения (п. 1 ст. 146 НК РФ).

Минфин РФ в Письме от № 03-07-11/55714 подтвердил: «Передача работнику трудовой книжки в рамках трудовых отношений не является реализацией товаров, работ, услуг и не облагается НДС».

При удержании стоимости дубликата за счёт работника

• Получение оплаты от работника: Дт 70 — Кт 73 (расчёты с персоналом по прочим операциям);
• Перечисление средств поставщику бланков: Дт 73 — Кт 51;
• Если оплата производится наличными — Дт 50 — Кт 73.

Важно: сумма, удержанная с работника, не облагается НДФЛ, так как это не доход работника, а возмещение расходов работодателя (Письмо Минфина РФ от № 07-05-06/242).

Электронные трудовые книжки: что изменилось с 2021 года?

С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2023 года все сведения о трудовой деятельности хранятся в единой информационной системе Пенсионного фонда РФ (сейчас — Социального фонда России).

Важно понимать:

• Электронные трудовые книжки не требуют покупки бланков — они формируются автоматически на основе данных, поступающих от работодателей;
• Работник может выбрать: оставаться в бумажном формате или перейти на электронный — но никаких плат за переход или за ведение ЭТК не существует;
• Работодатель не может требовать с работника оплату за «электронную книжку», это невозможно и незаконно.

Таким образом, с 2021 года вопрос «кто платит за бланк» в отношении ЭТК отпадает полностью.

Что делать, если работодатель требует оплатить бланк?

Если вам при устройстве на работу требуют оплатить бланк трудовой книжки, это нарушение закона. Ваши действия:

1. Попросите письменное объяснение — почему вы должны платить.
2. Ссылайтесь на ст. 22 ТК РФ и письма Роструда и Минтруда.
3. Если требование продолжается — подайте жалобу в:
• Трудовую инспекцию (Роструд);
• Прокуратуру;
• Суд (если уже произошло удержание).
4. Сохраняйте все документы: договор, заявление, квитанции, переписку.

В случае незаконного удержания работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридического лица, до 5 000 рублей для ИП или должностного лица.

• Первичная трудовая книжка — выдаётся работнику бесплатно работодателем.
• Дубликат оплачивает работник только если утрата/повреждение произошли по его вине, и только с его письменного согласия.
• Удержание без согласия, незаконно и влечёт административную ответственность.
• Электронные трудовые книжки не требуют никаких оплат, бланки не нужны.
• НДС и НДФЛ на операции по выдаче книжек не начисляются.

Помните: трудовая книжка — это не товар, а документ, обеспечивающий социальные права работника. Её выдача — обязанность работодателя, а не источник дохода.

Если вы — работник: не бойтесь отстаивать свои права. Если вы — работодатель: соблюдайте закон — это снижает риски штрафов и судебных разбирательств.

Сохраняйте документы, следите за изменениями в законодательстве и всегда действуйте в рамках Трудового кодекса РФ.