В современной российской системе трудовых отношений трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих стаж и опыт работника. Однако с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и переходом к цифровой отчётности возникает множество вопросов: кто именно должен приобретать бумажные трудовые книжки? Обязан ли работодатель их покупать? Что делать с уже существующими книжками? Разберёмся во всех нюансах на основе действующего законодательства.
Законодательная основа: кто обязан покупать трудовые книжки?
Ответ однозначен: работодатель обязан приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для новых сотрудников.
Это прямо закреплено в следующих нормативных актах:
- Постановление Правительства РФ от № 225 — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
- Приказ Минфина РФ от № 117н — «Об утверждении Порядка обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей в них».
Согласно этим документам, работодатель — будь то компания, ИП или государственное учреждение — обязан за свой счёт приобретать бланки трудовых книжек для работников, впервые вступающих в трудовые отношения. Это не право, а обязанность, нарушение которой влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
Когда именно работодатель должен покупать трудовую книжку?
Работодатель обязан приобрести трудовую книжку в следующих случаях:
- При первом трудоустройстве работника — если у сотрудника ещё нет трудовой книжки (например, выпускник вуза, первый опыт работы).
- При утрате или порче трудовой книжки — если работник потерял или испортил свой документ, работодатель обязан выдать новую книжку за счёт организации.
- При необходимости внесения вкладыша — если в трудовую книжку не хватает места для записей, работодатель обязан приобрести вкладыш и внести в него сведения (в соответствии с п. 47 Правил № 225).
Важно! Работник не должен платить за трудовую книжку или вкладыш. Любые попытки переложить эту обязанность на сотрудника являются незаконными.
Трудовая книжка в эпоху электронных технологий: что изменилось?
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все работодатели обязаны вести учёт трудового стажа исключительно в электронном виде — если работник не подал заявление об отказе от ЭТК.
Что означает это для бумажных книжек?
- Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку — она сохраняется и продолжает использоваться; Работодатель не обязан её заменять на электронную, если сотрудник не согласен.
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — бумажная книжка передаётся работнику, а все последующие записи вносятся только в электронную форму.
- Если работник не подал заявление — работодатель обязан вести двойной учёт: и в бумажной, и в электронной форме.
- Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2026 года — ему не выдаётся бумажная трудовая книжка, если он не подаст заявление об обратном. В этом случае ЭТК формируется автоматически через Пенсионный фонд РФ.
Кто обязан покупать трудовую книжку в 2026 году?
На 2026 год ситуация выглядит следующим образом:
✅ Работодатель обязан покупать бумажную трудовую книжку, если:
- Работник подал заявление о сохранении бумажного варианта;
- Работник устраивается на работу впервые, но не согласен на ЭТК;
- Требуется замена повреждённой или заполненной книжки;
- Работник работает в организации, где по закону (например, в сфере образования, здравоохранения, госслужбы) требуется бумажный документ.
❌ Работодатель НЕ обязан покупать бумажную трудовую книжку, если:
- Работник устраивается на работу впервые после 1 января 2026 года и не подал заявление о сохранении бумажной книжки — тогда ЭТК формируется автоматически;
- Работник уже перешёл на ЭТК и не требует бумажный экземпляр.
Как правильно оформить приобретение и выдачу трудовой книжки?
Процедура строго регламентирована:
- Приобретение, работодатель закупает бланки у уполномочённых поставщиков (например, через Государственную типографию или аккредитованные организации).
- Регистрация — все бланки регистрируются в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей (форма по Приказу № 117н).
- Выдача — книжка выдаётся работнику под роспись при заключении трудового договора.
- Хранение — если книжка не выдана (например, при наличии вкладыша или при переходе на ЭТК), она хранится у работодателя как документ строгой отчётности (п. 59 Инструкции № 30).
Что делать, если работодатель отказывается покупать трудовую книжку?
Если работодатель отказывается приобрести трудовую книжку, работник имеет право:
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с письменной жалобой;
- Подать жалобу в прокуратуру;
- Обратиться в суд с требованием о выдаче трудовой книжки и возмещении ущерба (например, упущенной выгоды из-за отсутствия подтверждения стажа).
Работодатель, не выполнивший эту обязанность, может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (для юридических лиц) по статье 5.27 КоАП РФ.
Практические рекомендации для работодателей
- Всегда проверяйте, есть ли у нового сотрудника трудовая книжка, это обязательный документ при приёме на работу (ст. 65 ТК РФ).
- Если книжки нет — приобретайте её за счёт организации, не требуйте от сотрудника оплаты.
- С 2026 года уточняйте у каждого нового работника: хочет ли он бумажную книжку или согласен на ЭТК — и оформляйте соответствующее заявление.
- Ведите журнал учёта трудовых книжек и вкладышей — это требование закона.
- Обеспечьте безопасное хранение всех трудовых книжек — они являются документами строгой отчётности.
Работодатель обязан покупать трудовые книжки и вкладыши к ним за свой счёт — это не просто рекомендация, а прямая обязанность, закреплённая законом. Даже в эпоху цифровизации бумажные трудовые книжки не утратили своей юридической силы — они остаются обязательными для тех, кто не согласен на переход на ЭТК.
С 2026 года система упрощается: новые сотрудники автоматически получают ЭТК, если не заявят об обратном. Но для тех, кто предпочитает бумажный документ — работодатель остаётся ответственным за его приобретение, выдачу и ведение.
Помните: трудовая книжка — это не просто бланк, а история профессиональной жизни человека. Её надлежащее ведение — вопрос не только законности, но и уважения к труду.