Вопрос о том‚ кто обязан приобретать вкладыш в трудовую книжку при нехватке свободных строк‚ является одним из самых частых как у кадровиков‚ так и у самих сотрудников. Несмотря на то что в 2026 году активно используется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ информация в которой хранится в Социальном фонде‚ бумажные трудовые книжки продолжают действовать. Многие работники сохранили их‚ и ведение таких документов по-прежнему строго регламентировано. Разберемся‚ на кого ложится финансовое бремя в этом случае.
Что говорит закон?
Ответ на этот вопрос однозначно дает законодательство Российской Федерации. Согласно постановлению Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»‚ работодатель обязан:
- Иметь постоянный запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).
- Выдавать вкладыш в трудовую книжку работнику бесплатно (п. 38 и 47 Правил).
Таким образом‚ покупать вкладыш должен работодатель. Требовать от сотрудника принести чистый бланк самостоятельно или удерживать с него деньги за выданный вкладыш — незаконно.
Почему работодатель должен обеспечивать запас?
Трудовая книжка и вкладыш в нее — это бланки строгой отчетности. Они имеют соответствующие степени защиты и подлежат специальной регистрации. Работодатель не имеет права:
- Принимать от работника купленный в киоске или на рынке бланк вкладыша (велика вероятность подделки или бланка неустановленного образца).
- Заставлять работника самостоятельно искать‚ где купить вкладыш.
- Вычитать стоимость вкладыша из заработной платы сотрудника без его письменного согласия (и даже с согласия это спорно и чревато штрафами).
Именно поэтому компания или ИП обязаны закупать вкладыши централизованно у официальных распространителей (обычно это объединения «Гознак»).
Может ли работодатель взыскать стоимость с работника?
В законе есть оговорка (п. 47 Правил): работодатель может удержать стоимость бланка из зарплаты работника‚ если это предусмотрено локальными нормативными актами или коллективным договором. Однако на практике это трактуется неоднозначно:
- Удержание возможно только с письменного согласия работника.
- Если работник отказывается платить‚ удерживать деньги принудительно нельзя — суды встают на сторону сотрудников‚ так как ведение трудовой книжки является прямой обязанностью работодателя по ТК РФ.
- Если вкладыш выдается впервые в данной компании (при продолжении работы)‚ он выдается абсолютно бесплатно.
Электронная трудовая книжка и вкладыш
Как было отмечено‚ электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения) и его трудовом стаже. В ЭТК понятие «вкладыш» отсутствует — данные добавляются в электронном виде без каких-либо физических ограничений по объему.
Однако‚ если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК или выбрал ведение документа на бумаге‚ работодатель обязан продолжать вести бумажную версию. И если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчиваются‚ выдача вкладыша остается обязанностью работодателя.
Порядок выдачи вкладыша
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов‚ кадровику необходимо:
- Взять чистый бланк вкладыша из несгораемого шкафа или сейфа‚ где хранятся бланки строгой отчетности.
- Заполнить вкладыш на работника по общим правилам ведения трудовых книжек.
- Проставить на ьном листе трудовой книжки (в правом верхнем углу) штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер выданного вкладыша (если штампа нет‚ допускается вписать от руки‚ но штамп является обязательным атрибутом).
- Внести запись о выдаче вкладыша в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Подшить вкладыш в трудовую книжку (обычно между обложкой и ьным листом или в самый конец бланка).
Ответственность за нарушение
Если работодатель отказывается выдавать вкладыш‚ требует его купить или удерживает деньги без согласия‚ он нарушает трудовое законодательство. За это предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы существенно увеличиваются.
Работодатель обязан покупать и выдавать вкладыш в трудовую книжку за свой счет. Работник не должен нести никаких расходов‚ связанных с оформлением этого документа. Наличие электронной трудовой книжки не освобождает нанимателя от обязанности вести бумажную‚ если работник от нее не отказался. Помните о своих правах и требуйте соблюдения закона!