Вопрос о том, кто обязан вести и заполнять трудовую книжку, когда документ потерян, часто возникает у соискателей и работодателей; Ниже – подробный разбор нормативных актов, практических рекомендаций и пошаговой инструкции по восстановлению трудовой книжки․
Правовой фундамент
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)․ Статья 66․1 ТК РФ гласит, что трудовая книжка оформляется в бумажном виде только в случаях, предусмотренных законом․ С 2021 года большинство сведений о трудовой деятельности фиксируются в единой базе данных (Электронный трудовой лист)․
- Пункт 27 Порядка ведения трудовых книжек (утверждённого приказом Минтруда РФ)․ В нём указано, что лицо, утратившее трудовую книжку, обязано незамедлительно заявить об этом работодателю, у которого была сделана последняя запись․
- Постановление Роструда (комментарий к статье 66․1)․ При отсутствии трудовой книжки у работника (по причине утери) работодатель вправе считать, что работник трудоустраивается впервые․
Кому принадлежит обязанность заполнения?
- Работник – обязан:
- Сразу сообщить о потере книги работодателю, где была сделана последняя запись․
- Подать заявление о восстановлении (или о выдаче дубликата) в отдел кадров․
- При необходимости приобрести бланк дубликата в магазине канцелярских товаров․
- Последний (предыдущий) работодатель – обязан:
- Подтвердить факт последней записи (дата, подпись, печать)․
- Выдать дубликат трудовой книжки, если работник требует его в течение 30 дней после заявления․
- Если дубликат невозможен (книга полностью утеряна), оформить новую трудовую книжку и перенести в неё сведения о предыдущих местах работы․
- Новый работодатель – обязан:
- Если работник пришёл без книжки, но имеет подтверждающие документы (выписка из ЕГРТ, справка из Пенсионного фонда), оформить новую трудовую книжку․
- Записать сведения о приёме на работу, а также о предыдущих местах работы, если они подтверждены документально․
- В случае, когда у работника уже есть дубликат, вести его дальше как обычную книжку․
Как восстановить трудовую книжку?
Через электронный трудовой лист (ЭТЛ)
С 2021 года все сведения о трудовой деятельности хранятся в базе данных Социального фонда России․ Поэтому при утере бумажной книжки:
- Работник направляет запрос в Пенсионный фонд РФ (через личный кабинет «Госуслуги» или в МФЦ) о выдаче выписки из ЭТЛ․
- Полученную выписку можно использовать в качестве подтверждения стажа при оформлении новой книжки․
Оформление дубликата (бумажный вариант)
Если работник предпочитает иметь бумажный документ, порядок такой:
- Работник подаёт в отдел кадров заявление «О выдаче дубликата трудовой книжки»․
- Работодатель проверяет факт утери (запрос в предыдущий работодатель, если требуется)․
- При положительном решении работодатель заполняет бланк дубликата (он имеет те же реквизиты, что и оригинал) и ставит печать․
- Работник подписывает дубликат, после чего он считается официальным документом․
Оформление новой трудовой книжки
Если дубликат невозможен (например, утеря произошла по вине работника и предыдущий работодатель отказываеться выдавать дубликат), новый работодатель обязан:
- Выдать работнику новую бумажную трудовую книжку (покупка бланка в магазине, последующая печать печати организации)․
- Записать в неё сведения о предыдущих местах работы, опираясь на выписку из ЭТЛ, справки из Пенсионного фонда или другие подтверждающие документы․
- Продолжить вести книжку в обычном порядке․
Пошаговая инструкция для работника
- Сразу после обнаружения утери – сообщить об этом своему последнему работодателю (по месту последней записи)․
- Подать письменное заявление о выдаче дубликата (или о необходимости новой книжки) в отдел кадров․
- Если нужен документ из ЭТЛ:
- Войти в личный кабинет «Госуслуги» → Пенсионный фонд → запросить выписку․
- Либо обратиться в МФЦ с паспортом и СНИЛС․
- Получить от работодателя заполненный дубликат или новую книжку․
- Подписать документ и убедиться, что в нём указаны все предыдущие места работы (при наличии подтверждающих справок)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли оформлять новую бумажную трудовую книжку, если у меня нет оригинала?
Да․ Если работник не может предоставить оригинал, новый работодатель обязан оформить новую книжку и перенести в неё сведения о предыдущих местах работы, используя выписку из ЭТЛ или справки из Пенсионного фонда․
Может ли новый работодатель считать меня «новичком», если я потерял книжку?
Нет․ По статье 66․1 ТК РФ и рекомендациям Роструда, отсутствие книжки не означает отсутствие трудового стажа․ Работодатель обязан запросить подтверждающие документы и оформить их в новой книжке․
Как быстро можно получить дубликат?
Обычно срок – от 5 до 10 рабочих дней, если все необходимые документы предоставлены и предыдущий работодатель не отказывается сотрудничать․
Что делать, если предыдущий работодатель отказывается выдавать дубликат?
Работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд․ В большинстве случаев суд признаёт обязанность работодателя выдать дубликат, если у работника есть подтверждение факта трудоустройства․
При утере трудовой книжки ответственность за её восстановление распределяется между работником, предыдущим работодателем и новым работодателем․ Ключевые шаги – немедленно сообщить о потере, оформить заявление, получить выписку из единой базы данных и, при необходимости, оформить дубликат или новую книжку․ С учётом перехода на электронный учёт, процесс стал проще: большинство сведений уже хранится в базе, а бумажный документ служит лишь подтверждением․
Помните, что своевременное действие и правильное оформление документов гарантируют сохранность вашего трудового стажа и будущих пенсионных прав․
Дата публикации: