Трудовая книжка, это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж работника и содержит важную информацию о его трудовой деятельности. Вопрос о том, кто должен заполнять трудовую книжку, регулируется российским законодательством, в частности, статьей 66 Трудового кодекса РФ и подзаконными актами. В статье разберёмся, кто несет ответственность за ведение и заполнение этого документа, как это происходит в разных ситуациях и что делать, если нет кадрового специалиста.

Согласно статье 66 ТК РФ, обязанность по ведению и заполнению трудовых книжек возложена на работодателя.

• Работодатели — юридические лица (организации, предприятия, учреждения) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них более пяти дней.
• Работодатели — индивидуальные предприниматели также обязаны вести трудовые книжки, если они не являются физическими лицами, не зарегистрированными в качестве ИП.
• Физические лица, не являющиеся ИП (например, частные наниматели), не обязаны вести трудовые книжки, если работник не оформлен официально.

Кто непосредственно заполняет трудовую книжку на практике

Хотя ответственность лежит на работодателе, на практике заполнением занимается уполномоченный сотрудник. Это может быть:

• Сотрудник отдела кадров, основной ответственный за ведение трудовых книжек;
• Секретарь или бухгалтер, если в организации нет отдела кадров;
• Руководитель или уполномоченное лицо, назначенное приказом;
• Любой другой сотрудник, которому руководитель доверил эту обязанность, при условии, что он проинструктирован и знает, как правильно заполнять.

Работодатель должен быть уверен, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, знает правила заполнения и следует установленным нормам.

Когда и как заполняется трудовая книжка впервые

Согласно пункту 2.2 Постановления Минтруда России от № 69, заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недели со дня приема на работу.

Порядок заполнения:

1. ьный лист:
   • Фамилия, имя, отчество работника;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия или специальность;
   • Дата заполнения.

   ьный лист заполняется на основании паспорта и документа об образовании.

2. Запись о приеме на работу:
   • Должность;
   • Дата приема;
   • Основание (приказ, номер и дата).
3. Подпись ответственного лица и печать организации (если есть).

Особенности заполнения в зависимости от типа трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

Бумажные трудовые книжки продолжают вестись для сотрудников, которые были трудоустроены до 1 января 2021 года и не подали заявление о переходе на электронную форму.

Правила ведения:

• Все записи вносятся вручную;
• Запрещено оставлять пустые строки;
• При отсутствии места для записи — оформляется вкладыш;
• Трудовая книжка хранится у работодателя и выдается работнику только при увольнении.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Она формируется и хранится в Пенсионном фонде РФ.

Кто заполняет ЭТК:

• Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в личном кабинете на портале Госуслуги;
• Ответственный специалист (кадровик, бухгалтер, ИТ-специалист) может быть назначен для работы с системой;
• Сотрудник может запросить бумажную выписку из ЭТК при необходимости.

В электронной трудовой книжке фиксируются:

• Сведения о приеме, переводе, увольнении;
• Квалификация и повышение квалификации;
• Награды и поощрения;
• Иные сведения, предусмотренные законом.

Что делать, если нет кадрового специалиста

Небольшие компании и ИП часто сталкиваются с ситуацией, когда нет штатного кадровика. В этом случае:

1. Назначить ответственного приказом руководителя;
2. Ознакомить с правилами ведения трудовых книжек (можно изучить нормативные документы или пройти краткое обучение);
3. Использовать образцы и примеры заполнения из официальных источников;
4. Хранить образец заполнения у себя для сверки;
5. Проверять записи перед выдачей на руки при увольнении.

При необходимости можно обратиться к юристу или бухгалтеру для консультации.

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек может привести к административной ответственности:

• Штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штраф для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей;
• В случае умышленного искажения сведений, уголовная ответственность по ст. 238 УК РФ (оказание услуг, не отвечающих требованиям безопасности).

Кроме того, неправильное ведение может привести к трудовым спорам, проблемам при оформлении пенсии и потере важных данных.

Полезные ресурсы и образцы

Для правильного заполнения можно использовать следующие источники:

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66;
• Постановление Минтруда России от № 69;
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ, для работы с ЭТК;
• Портал Госуслуги, для подачи сведений в электронной форме;
• Роструд — разъяснения по охране труда и ведению трудовых книжек.

Также можно найти образцы заполнения трудовой книжки на сайтах кадровых агентств и в нормативных сборниках.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли заполнять трудовую книжку карандашом?

Нет. Записи должны быть внесены чернилами или шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета). Использование карандаша недопустимо.

Вопрос 2: Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы?

В этом случае оформляется вкладыш установленного образца. Он выдается вместе с основной книжкой и хранится вместе с ней.

Вопрос 3: Можно ли не заводить трудовую книжку, если сотрудник работает меньше 5 дней?

Да, если сотрудник работает менее 5 дней, трудовая книжка может не заводиться. Однако при официальном трудоустройстве (по трудовому договору) даже на короткий срок — книжка оформляется.

Вопрос 4: Кто подписывает трудовую книжку при выдаче на руки?

Трудовую книжку при выдаче на руки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и ставится печать организации (если есть).

Вопрос 5: Можно ли вести только электронную трудовую книжку?

Да, если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму. В этом случае бумажная книжка не ведется, а все сведения хранятся в ПФР.

Заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а важная обязанность работодателя, от которой зависит трудовой стаж работника и его права. Ответственность лежит на работодателе, но заполнять может уполномоченный сотрудник. Важно соблюдать все нормы, использовать правильные образцы и хранить документы в соответствии с законом.

Если у вас нет кадрового специалиста, не пренебрегайте этой обязанностью — назначьте ответственное лицо, обучите его и обеспечьте правильное ведение. Это убережет вас от штрафов и споров в будущем.

Помните: правильно оформленная трудовая книжка, залог уверенности работника в своем трудовом будущем.