Многие работники задаются вопросом: можно ли заполнять трудовую книжку самому? Особенно актуально это становится при устройстве на новую работу, потере документа или при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). В этой статье мы разберёмся, кто именно отвечает за заполнение трудовой книжки, какие ошибки допускают сотрудники и работодатели, и когда, всё-таки, работник может внести информацию самостоятельно — с юридической точки зрения и на практике;
Основное правило: заполнение трудовой книжки — исключительная обязанность работодателя. Это закреплено в Приказе Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения их хранения».
Работник не имеет права самостоятельно вносить записи о приёме, переводе, увольнении, наградах или других изменениях в своём документе. Любая запись, сделанная работником без полномочий работодателя, считается недействительной и может привести к проблемам при оформлении пенсии, трудоустройстве или проверке трудовой инспекцией.
Почему так строго?
- Трудовая книжка — официальный юридический документ, подтверждающий стаж и опыт работы.
- Все записи должны быть заверены печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика, руководителя).
- Самовольное внесение данных — это нарушение порядка ведения учёта, за которое работодателя могут оштрафовать (ст. 5.27 КоАП РФ).
Что должен делать работник при устройстве на работу?
Хотя работник не заполняет трудовую книжку, он играет важную роль в этом процессе:
- Предоставляет документ — при первом трудоустройстве работник получает трудовую книжку от работодателя (если её ещё нет). Если книжка уже есть — передаёт её работодателю.
- Подписывает приказ о приёме — это основание для внесения записи.
- Проверяет запись — в течение 7 календарных дней после приёма на работу работодатель обязан заполнить трудовую книжку в присутствии работника (п. 8 Приказа № 320н). Работник имеет право проверить правильность данных: ФИО, должность, дата, основание (номер приказа).
- Подписывает запись — после внесения записи работник ставит подпись в графе «Подпись работника», подтверждая, что ознакомлен с содержанием.
Когда работник может «заполнить» трудовую книжку сам — легально?
Есть единственное исключение, когда работник может внести информацию в трудовую книжку — но только в ьный лист и только при первом трудоустройстве.
Заполнение ьного листа
Если работник впервые получает трудовую книжку от работодателя, то он сам заполняет следующие поля:
- Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
- Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Образование — по данным из паспорта или диплома (согласно классификатору: начальное, основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее и т.д.).
- Дата заполнения — день, когда книжка выдана работнику.
Важно! Эти поля заполняются ручкой чёрного, синего или фиолетового цвета. Не допускается использование карандаша, корректора или печатной машинки. Печать и подпись работодателя на ьном листе ставятся только после заполнения этих полей.
Пример заполнения ьного листа:
Фамилия: Иванов Имя: Пётр Отчество: Сергеевич Дата рождения: Образование: высшее Дата заполнения:
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если работник потерял трудовую книжку, он не может заполнить её сам. Порядок действий:
- Подать заявление работодателю о выдаче дубликата.
- Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней.
- В дубликате вносятся все записи, подтверждённые документами (приказы, справки, выписки из архива).
- На ьном листе дубликата делается отметка: «Дубликат выдан взамен утраченного».
Работник может помочь собрать документы (например, копии приказов, справки с предыдущих мест работы), но заполнять дубликат — только работодатель;
Заполнение вкладыша и электронной трудовой книжки
Вкладыш
Если в трудовой книжке закончились свободные строки, работодатель выдаёт вкладыш. Он заполняется только работодателем по тем же правилам, что и основная книжка. Работник подписывает каждую запись в вкладыше, но не заполняет его самостоятельно.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года работники могут перейти на ЭТК. В этом случае:
- Работодатель вносит все записи в информационную систему Пенсионного фонда РФ.
- Работник может самостоятельно просматривать свою трудовую книжку через портал Госуслуг или личный кабинет ПФР.
- Работник может подать заявление о переходе на ЭТК — но это только заявление, а не заполнение.
Запись о переходе на ЭТК в бумажную книжку делается работодателем в формате: «На основании заявления работника от [дата] трудовая книжка не ведётся, сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде».
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки
- Работник вписывает данные сам — запись аннулируется, стаж не засчитывается.
- Использование корректора или белого исправителя — недопустимо. При ошибке — зачёркивание, подпись и печать.
- Отсутствие подписи работника — запись считается незаконной.
- Неправильное указание основания — вместо «приказ № 12 от » пишут «по договору» — это ошибка.
- Запись без печати, если организация имеет печать, она обязательна.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Если запись сделана с ошибкой, исправляется только работодателем:
- Неверная запись зачёркивается одним штрихом (не закрашивая).
- Сверху пишется правильная запись.
- Ставится дата исправления.
- Подпись и печать ответственного лица.
- В графе «основание» указывается номер и дата приказа об исправлении.
Нельзя стирать, переписывать или использовать скотч, это делает документ недействительным.
Нет, работник не может заполнять трудовую книжку сам — за исключением ьного листа при первом трудоустройстве. Всё остальное, исключительная обязанность работодателя, и нарушение этого правила влечёт за собой юридические последствия как для работодателя, так и для работника.
Работник должен:
- Предоставить документ работодателю.
- Проверить все записи в присутствии кадровика.
- Подписать каждую запись.
- Сохранять все приказы и справки, на случай потери книжки.
Работодатель обязан:
- Заполнять книжку в течение 7 дней после приёма.
- Использовать только утверждённые формы и чернила.
- Сохранять книжки в течение 75 лет.
- Обеспечивать доступ к ЭТК при переходе.
Помните: трудовая книжка — это не просто бумажка, а ваша профессиональная биография. От её правильного ведения зависит ваш стаж, пенсия и карьера. Поэтому доверяйте её только профессионалам — кадровым службам, а не себе.
Совет: Если вы сомневаетесь в правильности записи, не подписывайте! Попросите разъяснений. Лучше задать вопрос сейчас, чем решать проблемы через 10 лет при выходе на пенсию.
📌 Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Основано на Приказе Минтруда РФ № 320н, Трудовом кодексе РФ и действующих нормативных актах.