С 2020 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс кардинально изменил правила трудоустройства, особенно для тех, кто устраивается на работу впервые. В этой статье подробно разберём, кто именно обязан заводить трудовую книжку — работник или работодатель, и как всё происходит в 2025–2026 годах.

Ответ однозначен: трудовую книжку заводит работодатель — но только в определённых случаях. Важно понимать, что с 1 января 2021 года для лиц, устраивающихся на работу впервые, бумажная трудовая книжка не заводится вообще. Вместо неё автоматически создаётся электронная трудовая книжка.

Ситуация №1: Вы устраиваетесь на работу впервые (после )

• Вы не обязаны ничего делать, ни приносить документы, ни заполнять заявления.
• Работодатель сам в течение трёх рабочих дней с момента заключения трудового договора зарегистрирует вас в системе ЭТК через форму ЕФС-1 и передаст сведения в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Ваша трудовая деятельность будет автоматически фиксироваться в Государственном реестре общеобязательного социального страхования.
• Вы получите доступ к своим данным через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Ситуация №2: Вы уже работали ранее (имеете бумажную трудовую книжку)

• Вы должны предъявить работодателю свою бумажную трудовую книжку (если она у вас есть).
• Работодатель не заводит новую книжку, а вносит запись о вашем новом трудоустройстве в уже существующую бумажную книжку.
• При этом работодатель обязан сообщить в ПФР о вашем трудоустройстве — и вы можете перейти на ЭТК, если подадите заявление.

Ситуация №3: Вы потеряли или испортили бумажную трудовую книжку

• Вы подаёте заявление работодателю о выдаче дубликата.
• Работодатель на основании документов (справки с предыдущих мест работы, архивных выписок, данных ПФР) восстанавливает запись и выдаёт дубликат.
• После этого вы можете подать заявление на переход на ЭТК — и дальнейшая трудовая деятельность будет вестись только в электронном виде.

Что делать, если у вас нет бумажной трудовой книжки и вы впервые устраиваетесь на работу?

Если вы никогда не работали официально, вам не нужно никуда идти, ни чего искать. Работодатель сам:

1. Заключает с вами трудовой договор.
2. Заполняет форму ЕФС-1 (сведения о приёме на работу).
3. Отправляет её в ПФР в течение трёх рабочих дней.
4. Создаёт вашу электронную трудовую книжку в реестре.
5. Уведомляет вас о том, что ЭТК создана — и даёт доступ к данным через Госуслуги или Личный кабинет ПФР.

Важно! С 2025 года все новые работники (впервые устраивающиеся на работу) имеют только электронную трудовую книжку. Бумажные книжки для них не оформляются — это прямое требование закона.

Что делать, если у вас есть бумажная трудовая книжка?

Если вы уже работали раньше и имеете бумажную трудовую книжку, то:

• Вы обязаны предъявить её при трудоустройстве (если не подали заявление на переход на ЭТК ранее).
• Работодатель вносит запись о вашем новом трудоустройстве в эту книжку.
• После этого вы можете подать заявление о переходе на ЭТК — тогда работодатель внесёт в бумажную книжку запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде» и вернёт вам книжку на хранение.
• Бумажная книжка остаётся у вас — она подтверждает стаж до 2020 года и может понадобиться при оформлении пенсии, льгот, загранпаспорта и т.д.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек в организации?

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (бумажных и электронных) возлагается на специально уполномоченное лицо — как правило, это:

• Специалист по кадрам (кадровик)
• Руководитель отдела кадров
• Бухгалтер (если в малом бизнесе нет отдельного кадровика)

Это лицо должно:

• Проверять документы при приёме на работу.
• Вносить записи в бумажные книжки в соответствии с законом.
• Формировать и отправлять отчёты ЕФС-1 в ПФР.
• Хранить бумажные книжки в специальном сейфе или архиве.
• Выдавать книжки при увольнении или по запросу работника.

Что делать, если работодатель отказывается заводить трудовую книжку?

Если вы устраиваетесь на работу впервые, и работодатель говорит: «Мы не заводим трудовые книжки» — это правильно. Он не обязан этого делать, потому что вы получаете ЭТК.

Если же у вас есть бумажная книжка, а работодатель отказывается её принимать и вносить запись, это нарушение закона. В этом случае вы можете:

• Потребовать письменный отказ.
• Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд).
• Подать жалобу в прокуратуру.

Согласно статье 23.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку или обеспечить ведение ЭТК. Отказ, это основание для привлечения к административной ответственности.

Как проверить, есть ли у меня электронная трудовая книжка?

Даже если вы не знаете, создана ли у вас ЭТК — проверить это легко:

1. Зайдите на сайт https://es.pfrf.ru/ (Электронная трудовая книжка).
2. Авторизуйтесь через Госуслуги.
3. Перейдите в раздел «Моя трудовая книжка».
4. Если у вас есть трудовой стаж, вы увидите все записи с 2020 года и позже.

Если вы видите пустую страницу — значит, ЭТК ещё не создана. Это может означать, что:

• Вы ещё не устроились на работу.
• Работодатель не отправил форму ЕФС-1.
• Вы устроились до 2020 года, но не подавали заявление на переход.

Важное исключение: надомники

Согласно Инструкции №30, работодатели обязаны заводить бумажные трудовые книжки для работников-надомников, которые ранее нигде не работали, даже если они устроились после 2021 года. Это особая категория, регулируемая отдельно.

• Не паникуйте — если вы впервые устраиваетесь на работу, вам не нужно искать трудовую книжку. Работодатель всё сделает сам.
• Не отказывайтесь от бумажной книжки, если она у вас есть — она подтверждает ваш стаж до 2020 года.
• Проверяйте ЭТК через Госуслуги или сайт ПФР — это ваша личная трудовая история.
• Работодатель всегда отвечает за ведение трудовых книжек — будь то бумажная или электронная.
• Никогда не передавайте трудовую книжку без письменного расписки, даже если вас просят «на время».

С 2026 года бумажные трудовые книжки постепенно уйдут в прошлое. Но до тех пор, пока вы не подадите заявление на переход на ЭТК — ваша бумажная книжка остаётся официальным документом, подтверждающим ваш трудовой стаж. Знайте свои права — и не позволяйте работодателю нарушать закон!

Если у вас остались вопросы — обращайтесь в Пенсионный фонд России по телефону ###-###-#### или на портале Госуслуги. Ваш трудовой стаж, ваше будущее. И его нужно беречь.