Дата актуализации:

Содержание

1. Правовая база
2. Кто обычно подписывает запись об увольнении
3. Роль специалиста по кадрам (HR‑специалиста)
4. Подпись директора и его заместителя
5. Что делать‚ если ответственного лица нет
6. Электронная трудовая книжка

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 67‚ 68) и нормативным актам Роструда‚ запись об увольнении в трудовой книжке должна быть заверена:

• подписью работодателя (или лица‚ уполномоченного вести трудовые книжки);
• печатью организации (если она предусмотрена уставом или внутренними регламентами).

Если в организации существует отдел кадров‚ то в большинстве случаев именно сотрудник этого отдела‚ получивший соответствующее поручение‚ осуществляет подпись.

В практике‚ описанной в источниках КонсультантПлюс и Роструда‚ выделяют несколько типовых вариантов:

1. Руководитель организации (директор‚ генеральный директор) – подписывает‚ если в уставе или локальном нормативном акте указано‚ что именно он отвечает за ведение трудовых книжек.
2. Лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек – может быть назначено приказом руководителя. Чаще всего это специалист по кадрам (HR‑специалист).
3. Заместитель директора – подписывает в случае отсутствия директора (отпуск‚ командировка) при наличии доверенности или соответствующего положения в локальном нормативном акте.
4. Уполномоченный сотрудник – в небольших ИП без отдела кадров подпись может ставить владелец предприятия или лицо‚ уполномоченное им в письменной форме.

Роль специалиста по кадрам (HR‑специалиста)

Если в организации есть отдел кадров‚ то специалист по кадрам может подписывать запись об увольнении при условии:

• наличия приказа‚ передающего ему полномочия вести трудовые книжки;
• отсутствия запрета в локальных нормативных актах;
• соответствия даты записи дате‚ указанной в приказе об увольнении.

В таком случае запись заверяется подписью HR‑специалиста и печатью организации (если она используется).

Подпись директора и его заместителя

Ситуация‚ когда директор находится в отпуске или отсутствует по другим причинам‚ часто возникает в малых и средних предприятиях. В этом случае:

• Если директор оформил доверенность на заместителя – заместитель подписывает запись.
• Если доверенность отсутствует‚ но в локальном регламенте указано‚ что заместитель может выполнять функции по ведению трудовых книжек – он также имеет право подписи.
• В случае полной неопределённости (нет ни доверенности‚ ни регламента) запись может быть заверена руководителем‚ подписавшим приказ об увольнении (например‚ член правления).

Что делать‚ если ответственного лица нет

В реальной практике иногда возникает вопрос: «Кто подписывает трудовую книжку‚ если кадровой службы или уполномоченного лица на предприятии нет?» По рекомендациям Роструда:

1. Составить приказ о передаче полномочий на ведение трудовых книжек другому сотруднику (например‚ бухгалтеру).
2. Установить письменную доверенность от руководителя на выбранное лицо.
3. После выполнения указанных действий выбранный сотрудник подписывает запись и ставит печать организации.

Если ни один из вышеописанных вариантов невозможен‚ запись может быть заверена руководителем организации (директором‚ президентом‚ учредителем) лично.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2025 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. При её использовании:

• Запись об увольнении вносится в электронную систему «Госуслуги» уполномоченным лицом (обычно HR‑специалистом).
• Подтверждением служит ЭЦП (электронная подпись) руководителя или лица‚ ответственного за ведение ЭТК.
• Печать организации в электронном виде заменяется отметкой о подтверждении в системе.

Тем не менее‚ в случае возникновения спорных ситуаций работодателю всё равно требуется документальное подтверждение (приказ об увольнении‚ доверенность).

Подпись в трудовой книжке при увольнении – это юридически значимый акт‚ который может быть выполнен:

• директором (или иным высшим руководителем);
• заместителем директора при наличии доверенности или регламента;
• специалистом по кадрам‚ если ему переданы соответствующие полномочия приказом;
• другим уполномоченным сотрудником (бухгалтер‚ главный экономист) при оформлении доверенности;
• в случае ЭТК – через электронную подпись уполномоченного лица.

Важно‚ чтобы дата записи совпадала с датой‚ указанной в приказе об увольнении‚ а запись была заверена подписью и печатью (если печать используется). При отсутствии кадровой службы необходимо оформить передачу полномочий в письменной форме‚ чтобы избежать юридических рисков.

Статья подготовлена на основе официальных разъяснений Роструда‚ материалов КонсультантПлюс и практических рекомендаций специалистов по кадровому делу‚ актуальных на 23 мая 2026 года.